0 1.308.048.480 Dư EURO 974.579 24.291 23.389.896.00 0 23.673.498.489 283.602.489 Dư JPY 83.149.430 187,8 16.629.886.00 0 15.615.462.954 (1.014.423.046) Dư CNY 5.643.223 2.497 14.108.057.50 0 14.091.127.831 (16.929.669) Cộng 99.374.799.500 99.935.097.754 560.298.254
Đánh giá lại tiền gửi ngoại tệ tại các ngân hàng của Tổng công ty tháng 12/2008 theo bút toán:
Nợ TK 1122: 560.298.254 Có TK 4131: 560.298.254
Sau khi nhập bút toán điều chỉnh, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Bảng kế số 2 Sổ chi tiết tài khoản 1122.
Mẫu 2.28: Bảng kê số 2 – Ghi nợ TK 1122
TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04b2-DN
VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ SỐ 2
Ghi nợ TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ Từ ngày 31/12/2008 đên ngày 31/12/2008
Số dư đầu tháng:…
STT Ngày Có TK 4131 … Cộng ps nợ Dư cuối ngày
… … … ... … …
… 31/12/08 560.298.254 … 560.298.254 560.298.254
Cộng … … … …
Số dư cuối tháng:… Đã ghi sổ cái, ngày 31 tháng 12 năm 2008
Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008
Mẫu 2.29: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1122
TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1122 – Tiền gửi ngoại tệ
Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008
Số dư nợ đầu kỳ: 104.259.576.141
Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có … … … … 7/12/08 8/12/08 - UNC 13/12 - GBN 21/12 NHCTVN – NH Công thương VN
Thanh toán số tiền hàng còn nợ với công ty AST STEEL
3311 59.551.680
… … … …
12/12/08 23/12GBC NHCTVN – NH Công thương VN
Mua ngoại tệ để trả nợ vay ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương VN
112112 17.307.715
… … … …
26/12/08 31/12GBC NH INDOVINA Hà Nội Công ty MACTS ứng trước tiền hàng 131 2.969.214.000
… … … …
Tổng phát sinh nợ : 134.156.463.147 Tổng phát sinh có : 138.480.941.534 Số dư nợ cuối kỳ : 99.935.097.754
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.3.4 Hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là khoản mục vốn lưu động quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Mọi nghiệp vụ phát sinh tăng (giảm) tiền gửi ngân hàng phải được kế toán theo dõi kịp thời và chính xác. Tương tự các nghiệp vụ về tiền mặt tại quỹ, kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng cũng được máy tính tự động cập nhật từ các chứng từ trên máy được nhập lúc phát sinh nghiệp vụ để vào các sổ tổng hợp.
Ngoài ra đến cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh liên quan đến vốn bằng tiền là đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ. Căn cứ vào tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố để đánh giá lại giá trị ngoại tệ nắm giữ thông qua tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá. Nếu lỗ về ngoại tệ, kế toán hạch toán vào chi phí tài chính (tài khoản 635), nếu lãi về ngoại tệ, kế toán hạch toán vào doanh thu tài chính (tài khoản 515).
Với phần mềm kế toán máy sử dụng, các dữ liệu đã được cập nhật sau mỗi nghiệp vụ đến cuối kỳ được tự động tổng hợp để tạo ra sổ cái tài khoản 112 phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị phù hợp. Sổ cái tài khoản 112 của Tổng công ty vào ngày 31/12/2008 như sau:
Mẫu 2.30: Sổ cái tài khoản 112
TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S05-DN
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112
Năm 2008 Đơn vị: VNĐ TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … … Tháng 11 Tháng 12 … … … … 112112 … … … 17.307.715 … … … … 136203 … … … 9.158.168.000 … … … … 131 … ... … … … 2.969.214.000 … … … … 4131 ... … … … … 560.298.254 Cộng ps nợ … … ... … … 479.157.389.187 Cộng ps có … … … … … 496.290.212.686 Dư nợ cuối tháng … … … … 314.257.189.146 297.124.365.647 Dư có cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Số dư đầu năm
Nợ Có
283.197.187.16 8
Như vây, số dư tiền gửi tại các ngân hàng của Tổng công ty Thép Việt Nam là 297.124.365.647. Số dư này bằng đúng số dư trên tài khoản tìền gửi tại các ngân hàng mà Tổng công ty mở tài khoản.
2.4 Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển thuộc vốn lưu động của Tổng công ty, phát sinh khi Tổng công ty nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước, gửi vào tài khoản ngân hàng hay số tiền mà Tổng công ty đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi của mình cho các đơn vị, cá nhân thụ hưởng nhưng tạm thời chưa nhận được giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng. Khi đó, kế toán ngân hàng sẽ theo dõi và định khoản vào tài khoản 113 – “Tiền đang chuyển”. Khoản tiền đang chuyển của Tổng công ty được theo dõi theo loại tiền. Để quản lý các khoản tiền đang chuyển, Tổng công ty theo dõi trên 2 tài khoản chi tiết: TK 1131 – Tiền đang chuyển VNĐ và TK 1132 – Tìền đang chuyển ngoại tệ. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc, kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc ở mỗi nghiệp vụ cụ thể, sau đó ghi giảm khoản tiền đang chuyển tương ứng. Nếu có bất kỳ sự sai sót nào, kế toán phải thông báo ngay cho Kế toán trưởng và ngân hàng có liên quan để kịp thời xử lý.
Chương 3 - Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM.
3.1 Đánh giá về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam.
3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, muốn hoạt động kế toán được trôi chảy và mang lại hiệu quả cao trong công việc đều phải biết tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý. Điều này sẽ giúp cho công tác kế toán các phần hành được nhịp nhàng, tránh sự chồng chéo hoặc thiếu sót khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự phối hợp nhịp nhàng này giữa các phần hành kế toán một mặt giúp cho công tác kế toán phản ánh được nhanh chóng, chính xác giúp cho ban quản trị có cơ sở kịp thời, chắc chắn để ra các quyết định quản trị phù hợp, mặt khác còn tạo tâm lý thoải mái cho các kế toán viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình, giúp nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, khối lượng công tác kế toán nhiều như ở Tổng công ty Thép Việt Nam.
Ưu điểm: Tại Tổng công ty, việc phân công tổ chức công tác kế toán khá hoàn chỉnh, luôn không ngừng bố trí, phân công nhân viên kế toán hiệu quả, đảm bảo công tác kế toán thuận lợi và hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán. Việc phân công các phần hành kế toán cho mỗi chuyên viên kế toán đảm bảo các nguyên tắc trong quản lý là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, thể hiện ở kế toán tiền mặt và thủ quỹ là do 2 người đảm nhiệm; Kế toán trưởng hoặc Phó trưởng phòng kế toán tài chính (có một số nghiệp vụ trong giới hạn quyền hạn) là người phê duyệt nghiệp vụ thu, chi không đồng thời là kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng hay thủ quỹ; kế toán tiền mặt đồng thời là kế toán các nghiệp vụ tạm ứng là hợp lý vì các nghiệp vụ tạm ứng thường sử dụng phần lớn là tiền mặt... Mặt khác, mối quan hệ
giữa các phần hành kế toán theo dạng trực tuyến và có sự đối chiếu ngang giữa các phần hành nên làm tăng sự chính xác và minh bạch trong các thông tin kế toán của Tổng công ty. Do Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, lại là một Tổng công ty nhà nước có sử dụng ngân sách nhà nước vì các mục tiêu kinh tế vĩ mô nên hoạt động đầu tư khá lớn, việc tách kế toán hoạt động đầu tư ra khỏi kế toán các hoạt động thường xuyên để tạo thành 2 mảng chính là hợp lý.
Nhược điểm: Tuy nhiên, sự phân công các phần hành cụ thể cho mỗi chuyên viên kế toán có một số điểm chưa hợp lý. Thứ nhất, chuyên viên kế toán tổng hợp văn phòng trụ sở chính có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán Trụ sở chính công ty mẹ, trong khi kế toán tổng hợp định kỳ (quý, năm) cũng phải lập báo cáo tài chính công ty mẹ. Như vậy, điều này đã tạo nên sự phân công làm hai bước để lập báo cáo tài chính công ty mẹ cho 2 chuyên viên kế toán khác nhau, thể hiện sự chưa hợp lý trong việc sử dụng nguồn lực. Thứ hai, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng được theo dõi ở hai chuyên viên kế toán khác nhau, trong khi đó, cả kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng đều phải theo dõi về mặt vật chất của tiền là như nhau (tiền VNĐ, tiền có gốc ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý). Bởi vậy, khi muốn theo dõi chi tiết một loại tiền nào đó, cần phải có sự tổng hợp của cả hai chuyên viên kế toán. Điều này là không cần thiết và gây ra sự cắt đoạn trong quản lý vốn.
3.1.2 Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền
3.1.2.1 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Nhìn chung, hệ thống chứng từ tại Tổng công ty Thép Việt Nam hiện nay đã được xây dựng một cách có hệ thống và khoa học, đảm bảo đầy đủ các chứng từ theo quy định của Bộ tài chính (tuân theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006). Các biểu mẫu chứng từ cũng được quy chuẩn theo các quy định do Bộ tài chính ban hành cũng như theo các văn bản pháp luật khác. Đối
với các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền, hệ thống chứng từ mà Tổng công ty đang sử dụng có thể đảm bảo phản ánh và minh chứng được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nghiệp vụ thu, chi, tạm ứng, kiểm kê quỹ…
Ngoài ra, Tổng công ty còn thiết kế những quy tắc và cách thức lưu chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và tiết kiệm được nguồn lực (thời gian, con người), góp phần xử lý nhanh các thông tin tài chính kế toán, từ đó thông tin kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trạng thái và sự biến động của vốn bằng tiền tại Tổng công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và hoạch định các chiến lược kinh doanh, bởi nếu việc luân chuyển chứng từ gặp trục trặc, các thông tin tài chính kế toán không thể được phản ánh và thông báo kịp thời cho Ban giám đốc thì không đảm bảo các quyết định được chính xác, nhất là khi vốn bằng tiền là loại tài sản liên quan đến khả năng thanh toán, chi trả các khoản vốn vay của Tổng công ty.
3.1.2.2 Về hệ thống tài khoản kế toán
Để hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền, Tổng công ty đã tự thiết kế cho mình một hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đảm bảo thể hiện được nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Với hệ thống tài khoản được thiết kế một cách chi tiết: theo loại tiền (tiền Việt Nam Đồng, tiền ngoại tệ), theo nơi cất trữ tiền (tại quỹ hay chi tiết các ngân hàng mà Tổng công ty mở tài khoản tiền gửi), theo trạng thái vật chất biểu hiện của tiền (tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)…, Tổng công ty có thể theo dõi, quản lý và lập kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền một cách dễ dàng và khoa học theo từng loại tiền riêng biệt. Qua đó, các chỉ tiêu vốn bằng tiền sẽ được ghi chép, phản ánh đầy đủ, đúng đắn theo từng nguồn hình thành và phát sinh. Hiện nay Tổng công ty đang ngày càng mở rộng thị trường không chỉ là thị trường nội địa mà ra cả thị trường quốc tế, cũng như tìm kiếm các đối tác kinh
doanh nước ngoài nhằm tận dụng các công nghệ tiên tiến trên thế giới nên các giao dịch có sử dụng đến đồng ngoại tệ trở nên thường xuyên hơn. Các ngoại tệ được sử dụng chủ yếu là USD, EURO, đồng Yên Nhật và đồng Nhân dân tệ. Với việc sử dụng nhiều loại ngoại tệ như vậy nên Tổng công ty sử dụng tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại, chi tiết loại ngoại tệ nhằm theo dõi và quản lý hiệu quả tình hình sử dụng ngoại tệ tại Tổng công ty. Mặt khác,do tỷ giá ngoại tệ luôn biến động liên tục nên để phản ánh chính xác giá trị tài sản hiện có Tổng công ty sử dụng tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái để đánh giá lại tài sản có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính hay trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản. Điều này là hợp lý và phù hợp với các chuẩn mực kế toán ban hành.
3.1.2.3 Về hệ thống sổ kế toán
Ưu điểm: Để theo dõi, quản lý và tổng hợp các thông tin kế toán tài chính có liên quan đến vốn bằng tiền, Tổng công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, từ các sổ chi tiết đến tổng hợp, đáp ứng được thông tin nhanh chóng, kịp thời để Ban quản trị Tổng công ty nắm bắt và ra các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST, khối lượng công tác kế toán đã giảm đi đáng kể (do tất cả các dữ liệu đều được máy tính tự động cập nhật và xử lý), giảm bớt gánh nặng công việc cho các kế toán viên, đồng thời lên sổ và lập các báo cáo tài chính trong kỳ được chính xác và kịp thời theo nhu cầu quản lý của Tổng công ty.
Nhược điểm: Hiện tại Tổng công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký Chứng từ. Tuy nhiên, cũng nhận ra rằng việc áp dụng hình thức ghi sổ này là chưa phù hợp. Mặc dù tại Tổng công ty khối lượng công tác kế toán nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ tay nghề cao nhưng hình thức này phù hợp hơn với những doanh nghiệp chủ yếu kế toán bằng lao động thủ công.
Hình thức ghi sổ này sẽ khó vận dụng máy tính vào hạch toán, gây khó khăn trong công tác kiểm tra và quản lý số liệu kế toán. Trong khi đó, hiện nay Tổng công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán để xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn, do đó hình thức ghi sổ này tỏ ra không còn phù hợp.
3.1.2.4 Báo cáo kế toán tổng hợp
Các báo cáo kế toán tổng hợp được chuyên viên kế toán tổng hợp lập theo định kỳ (quý, 6 tháng, năm) đầy đủ theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính gồm Bảng cân đối kế toán (Mẫu số 01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN) và Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN). Ngoài ra theo quy định, vào cuối năm tài chính, Tổng công ty còn phải lập các báo cáo tài chính hợp nhất, đó là Bảng cân đối kế toán (Mẫu số 01-DN/HN), Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số 02-DN/HN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN/HN), Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN/HN) hợp nhất các khoản mục trên các báo cáo tài chính của toàn hệ thống công ty mẹ, công ty con trình Thủ tướng Chính phủ.
Riêng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Tổng công ty lập theo phương pháp gián tiếp. Điều này là phù hợp với thực tiễn quản lý và công tác lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN/HN) cuối kỳ, do báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN/HN) theo quy định phải được lập theo phương pháp gián tiếp.
3.1.2.5 Kế toán ngoại tệ
Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của Tổng công ty, sự hợp tác và mở