Công ty sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accounting và tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Quá trình hạch toán chi tiết tổ chức tại các chi nhánh. Số liệu tổng hợp được liên tục hay từng kỳ chuyển về Công ty. Vì vậy, các chi nhánh cũng sử dụng phần mềm kế toán Song Da Acounting để tổ chức ghi sổ và hạch toán như một doanh nghiệp độc lập.
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí và giá thành tại công ty
(1) Một số thẻ liên quan như: - Phân bổ khấu hao TSCĐ
- Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ - Thẻ tính giá thành công trình, hạng mục công trình
………….. (2) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành
- Bảng tổng hợp chi phí xây lắp - Bảng tính giá thành công trình - Bảng tính giá thành toàn chi nhánh
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
Chứng từ kế toán (Lập tại chi nhánh)
Báo cáo tài chính toàn Công ty Báo cáo tài chính (Lập tại chi nhánh)
Sổ cái
(Lập tại chi nhánh) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành (chi nhánh) Sổ nhật ký đặc biệt
(Lập tại chi nhánh) (Lập tại chi nhánh)Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi phí- giá thành tòan Công ty Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Để đảm bảo chức năng thông tin của kế toán, các báo cáo tổng hợp cuối kỳ nói chung, báo cáo chi phí-giá thành theo hạng mục công trình, công trình, chi nhánh và toàn Công ty nói riêng có vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì những chứng từ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhưng số lượng các nghiệp vụ kinh tế ở chi nhánh cũng như toàn Công ty trong kỳ là rất lớn. Bên cạnh đó, công trình kế toán và sổ cái, các nhật ký đặc biệt cũng không thể phản ánh tổng quan về quá trình thi công hạng mục công trình và công trình. Các bảng tổng hợp vì thể phát huy được những ưu điểm nhất định. Thứ nhất, nó phản ánh đầy đủ, chính xác những khoản chi phí khác nhau được sử dụng trong thi công, chi tiết chi từng công trình. Ta có thể sử dụng để đánh giá tiến độ thi công, mức độ hoàn thành công trình. Thứ hai, số lượng báo cáo tổng hợp chi phí-giá thành không nhiều, được lập vào cuối quý nên thông tin cung cấp khá tập trung, tổng quát nhất, dễ dàng sử dụng để hoạch định các chính sách, kế hoạch cho thời gian tiếp. Thứ ba, ta có thể được căn cứ để so sánh quá trình thi công so với dự toán và kế hoạch được lập ở đầu kỳ. Từ đó, ta có thể xác định ngay được kểt quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
Ghi theo thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY PCCC & ĐTXD SÔNG ĐÀ
3.1. Những vấn đề đặt ra hiện nay.
3.1.1. Một số vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
Trong quá trình hạch toán kế toán của Công ty, hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành có vai trò quan trọng, quyết định rất lớn tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi nhuận thu được. Bộ máy kế toán Công ty với vai trò chính trong công tác này đã khắc phục được rất nhiều khó khăn, vướng mắc cả chủ quan và khách quan để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thông tin kế toán cả chi tiết và tổng hợp bám sát hoạt động thi công của từng công trình và đã cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc của Công ty. Tuy nhiên, hoạt động hạch toán tổng hợp và tính giá thành vẫn không tránh khỏi một số điểm bất cập, chưa hợp lý và cần liên tục điều chỉnh cho hoàn thiện và phù hợp với tình hình thực tế.
3.1.1.1. Mối quan hệ giữa dự toán, giá thành thực tế, giá thành kế hoạch.
Khác với các loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, Công ty PCCC & ĐTXDSông Đà là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực xây lắp. Quá trình hạch toán chi phí giá thành vì vậy cũng có những điểm đặc thù nhất định.
Thứ nhất, mỗi hạng mục công trình được hạch toán chi tiết riêng và từ đó xác định trực tiếp giá thành của công trình đó. Cuối kỳ, Công ty mới tổng hợp số liệu chi phí -giá thành của toàn bộ Công ty.Thứ hai, mỗi hạng mục công trình phải được lập dự toán chi tiết riêng, để có thể so sánh kiểm tra chi phí xây lắp phát sinh với dự toán chi phí sản xuất được phân loại theo chi phí nguyên vậy liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
sản xuất chung. Thứ ba, dựa vào dự toán đó, Công ty phải lên một bảng giá thành kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công trình theo những định mức kinh tế - kỹ thuật của Bộ Xây dựng, Hội đồng Quản trị quy định. Thứ tư, trong hệ thống các loại chi phí, có cả chi phí sử dụng máy thi công. Đây là một khoản mục chi phí khá đặc biệt, chỉ có tại các Công ty xây lắp. Khoản mục này phản ánh tất cả các loại chi phí (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung) phục vụ cho đội máy thi công.
Qua quá trình phân tích trên, ta có thể thấy được vai trò rất quan trọng của việc lập dự toán, giá thành kế hoạch. Tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế. Nó có một mối quan hệ rất logic, đảm bảo sự ổn định của toàn bộ quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Vì vậy, việc liên tục đối chiếu, so sánh, điều chỉnh dự toán, giá thành kế hoạch, chi phí và giá thành thực tế là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, tại Công ty, vẫn còn một số vướng mắc trong khâu này, làm giảm hiệu quả của quá trình hạch toán chi phí - giá thành.
Thứ nhất, dự toán được lập theo quy định của Bộ Xây dựng. Vì vậy, những quy định đó có thể nhiều chỗ chưa thể phù hợp với tình hình thực tế các công trình tại Công ty. Điều này là một trở ngại nếu quá trình lập dự toán mà số liệu không hợp lý cũng như thiếu chính xác so với thực tế. Việc lập giá thành kế hoạch tuy chi tiết hơn dự toán nhưng phải tuân thủ những định mức kinh tế - kỹ thuật nhất định. Đây chưa hẳn là một quy định phù hợp. Bởi lẽ, mỗi công trình, hạng mục có quy mô, thời gian xây lắp, độ khó về kỹ thuật,… khác nhau. Những vấn đề thực tế phát sinh cũng khác nhau. Vì vậy, phòng Kinh tế - Kế hoạch là đơn vị tổ chức lập dự toán và tính giá thành kế hoạch luôn gặp những khó khăn.
Thứ hai, quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành do các đội kế toán tại các chi nhánh thực hiện. Cuối kỳ, số liệu được chuyển về và được phòng Kế toán tập hợp số liệu cho toàn Công ty. Xét một cách tổng thế, mối quan hệ đối chiếu,
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
so sánh, điều chỉnh giữa dự toán, giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là chưa chặt chẽ. Bởi vì, đây phải trở thành một quá trình liên tục. Nhưng tại Công ty, cũng như tại các đơn vị xây lắp khác, khoảng thời gian lập giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là khác nhau, đôi khi rất xa về thời gian.
Thông thường, dự toán được lập khi công trình chưa đưa vào thi công. Giá thành kế hoạch lập khi công trình chuẩn bị tiến hành thi công và giá thành thực tế tiến hành thực hiện khi công trình đã hoàn thành. Khoảng cách thời gian đối với các công trình, hạng mục công trình lớn ở đây có thể là vài năm (thậm chí là từ 5 đến 10 năm). Vì vậy, khi tổ chức so sánh các khoản mục chỉ tiêu giữa các bảng, có sự chênh lệch rất lớn, nhất là khi số liệu do hai phòng ban khác nhau của Công ty thiết lập. Vì vậy, đôi khi, quá trình lập dự toán và giá thành kế hoạch chỉ thực hiện cho đủ theo quy định của Bộ Xây dựng chứ chưa hẳn là một quá trình tất yếu phải thực hiện do đòi hỏi của nhiệm vụ kế toán.
3.1.1.2. Những khó khăn trong quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình.
Tại các Công ty xây lắp nói chung, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà, quá trình tập hợp chi phí công trình, hạng mục công trình là hết sức khó khăn và phức tạp. Điều này xuất phát từ những điều kiện chủ quan và khách quan.
Thứ nhất, quy mô của Công ty hiện nay rất lớn và đang ngày càng mở rộng. Công ty đang tổ chức thi công gần 30 công trình lớn trên ba miền đất nước, những nơi có điều kiện thi công rất khó khăn. Vì vậy, tổ chức công tác hạch toán là rất khó khăn. Các chi nhánh phục trách các công trình cụ thể phải tổ chức cán bộ tới tận công trình, thu thập chứng từ, ghi sổ và chuyển thông tin.
Thứ hai, thời gian thi công một công trình thường rất dài, chịu ảnh hưởng của những yếu tố điều kiện ngoại cảnh. Vì vậy, rất nhiều khoản mục chi phí biến động tăng và phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Điều này gây khá nhiều khó khăn cho những người làm công tác kế toán, ảnh hưởng tới quá trình theo dõi, kiểm soát chi phí xây lắp.
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
Thứ ba¸hiện nay, ngành nghề kinh doanh của Công ty là khá đa dạng và ngày càng đa dạng hơn (lắp máy, gia công máy, sản xuất một số mặt hàng dùng cho xây lắp,…). Vì vậy, tính chất hoạt động của bộ máy kế toán Công ty cũng ngày càng phức tạp và đa dạng hơn. Quá trình hạch toán sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh. Ví dụ: sản phẩm lắp ráp, chế tạo hạch toán như tại doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, các công trình hạch toán theo mô hình các Công ty xây lắp,…Đây là một trở ngại lớn nếu bộ máy kế toán tổ chức tập hợp chi phí cuối kỳ.
Đánh giá một cách tổng quát, công tác kế toán tập hợp chi phí tại Công ty là nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng Kế toán. Nhiệm vụ của công tác này là hết sức nặng nề, ảnh hưởng quyết định tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Tuy vậy, công tác kế toán tập hợp chi phí luôn là khâu rất khó khăn, phức tạp, nhất là đối với các Công ty xây lắp lớn như Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà. Những người làm công tác kế toán của Công ty phải tỏa đi khắp miền đất nước, khắc phục những khó khăn của điều kiện tự nhiên, điều kiện cơ sở vật chất khó khăn để hoàn thành công tác kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình rất khó khăn nhưng quá trình tổng hợp chi phí toàn Công ty cuỗi mỗi kỳ kế toán thực sự còn khó khăn và phức tạp hơn nữa. Nguyên nhân là do quá trình cân đối,bù trừ các khoản chi phí giữa các chi nhánh để lên được một báo cáo chi phí, giá thành phù hợp với tình hình, phản ánh đúng nhất với những biến động, phát sinh trong quá trình thi công các công trình. Mặt khác, đây là nguồn thông tin rất quan trọng, ảnh hưởng tới quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc Công ty.
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
3.1.1.3. Ảnh hưởng của sự thay đổi biến động các loại chi phí trong quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành .
Công trình xây lắp chịu ảnh hưởng biến động của giá các loại nguyên vật liệu đầu vào, của việc tăng lương, tăng giá xăng dầu,…Vì vậy, trong điều kiện kinh tế Việt Nam như hiện nay, tốc độ tăng giá tiêu dùng và tốc độ lạm phát là rất cao, sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chi phí, giá thành các công trình đang thi công. Nhất là đối với các công trình thi công trong thời gian dài, sử dụng nhiều nguyên vật liệu, nhân công, vấn đề này càng trở lên quan trọng hơn. Năm 2007, lạm phát tăng tới 12,6%. Giá các loại xi măng, sắt thép, gạch xây dựng, xăng dầu,..tăng nhanh. Đây thực sự là một thách thức lớn đối với quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành . Bởi vì, Công ty phải liên tục điều chỉnh dự toán, giá thành kế hoạch, giá thành thực tế cho phù hợp với những quy định của Bộ Xây dựng và tình hình thực tế. Bên cạnh đó, Công ty phải áp dụng một loạt các biện pháp cắt giảm chi phí, thực hành tiết kiệm trong quá trình thi công.
Thứ nhất, chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhanh. Từ năm 2007 tới nay, giá sắt thép, xi măng tăng từ 20 - 30%, giá gạch xây dựng tăng gấp 3 lần. Trong thi công, chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tới hơn 60% chi phí thi công. Vì vậy, biến động giá nguyên vật liệu đầu vào làm cho tổng chi phí tăng lên rất nhanh. Giá thành thực tế cũng vì thế mà phải điều chỉnh liên tục cho phù hợp với tình hình thực tế.
Thứ hai, tiền lương liên tục được Chính phủ điều chỉnh qua các năm. Mới đây nhất, cuối năm 2007, lương cơ bản tăng từ 450.000 đồng lên tới 540.000 đồng. Vì vậy, tổng mức chi phí lương (lương, các khoản trích lập theo lương, thưởng, phụ cấp,…) đồng loạt tăng lên, trung bình tăng 15 – 20%.
Thứ ba, các khoản chi phí máy thi công cũng tăng nhanh do giá xăng dầu liên tục tăng và hiện tại đang ở mức cao. Giá lương thực, thực phẩm cũng tăng
Lê Đức Tùng Kế toán tổng hợp 47C
liên tục, trunh bình 20 – 30% nên ảnh hưởng lớn tới bữa ăn ca của công nhân viên, cán bộ kỹ sư đang thi công trên công trường.
Do biến động giá liên tục trong năm 2007 và quý I/2008, Bộ Xây dựng vừa ban hành Thông tư số 05/2008/TT - BXD ngày 22 tháng 2 năm 2008 hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình xây dựng khi có biến động giá nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bên cạnh những tác dụng của công việc này, Công ty vẫn phải chịu những thiệt hại lớn, ảnh hưởng tới quá trình thi công.
Dự toán các công trình xây lắp của Công ty đều được điều chỉnh. Tuy nhiên, mức độ điều chỉnh không thể đủ bù đắp những thiệt hại của Công ty, nhất là những công trình đã lập dự toán trong thời gian dài và thi công có những phát sinh không nằm trong dự toán. Bên cạnh đó, giá thành kế hoạch liên tục phải thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, quá tình tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty phải đối mặt với những khó khăn tương đối lớn. Điều này là không thể lường trước được. Bởi vì giá cả trong nước và thế giới của cá mặt hàng trên vẫn biến động rất mạnh trong năm 2008 và trong thời gian kế tiếp. Cho nên, nững người làm công tác kế toán phải đối mặt với những thách thức lớn đặt ra hiện nay như: Thứ nhất, lên được kế hoạch chi phí – giá thành cho các công trình, nhất là những công trình có khối lượng thi công lớn, thời gian dài và phức tạp. Thứ hai, dự báo được phần nào xu hướng biến động giá, giúp Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc có những quyết định phù hợp. Thứ ba, bằng những biện pháp kịp thời, phải rà soát kiểm tra nhằm cắt giảm những khoản chi phí không hợp lý, tránh độn giá công trình.
3.1.2. Những khó khăn trong thời gian tới trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá