III. Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý
2.Mô hình IFD
Sơ đồ luồng thông tin ( Information Flow Diagram) là một trong hai công cụ thường dùng để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nó được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý và lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
-Xử lý:
-Kho lưu trữ dữ liệu:
-Dòng thông tin:
-Điều khiển:
Ví dụ:
Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động chấm thi, nhập điểm vào máy tính và in bảng thông báo điểm cho sinh viên cuối mỗi kì học.
Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống chấm, nhập và lên điểm
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều thông tin không thể hiện sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Co 3 loại phích : phích luồng thông thin, phích kho dữ liệu, phích xử lý.
Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu
Loại thứ 3: Phích xử lý
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại kí pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
Ví dụ:
Sơ đồ DFD mức 0 : tính và lên bảng điểm cho sinh viên
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho một lần nhìn là có thể nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để
cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Ví dụ:
Sơ đò khung cảnh hệ thống tính lương của một công ty nước ngoài như sau:
Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống tính lương
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân ra thành sơ đồ mức 0,mức một, mức hai…
Ví dụ sau là sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống tính lương. Sau mức này nếu thấy cần thiết người ta có thể phân rã thành mức 1, mức hai nếu thấy cần thiết.
Sơ đồ DFD mức 0 hệ thống tính lương
Các phích logic
Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phic logic, chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
-Mẫu phíc xử lý logic -Mẫu phíc luồng dữ liệu -Mẫu phíc phần tử thông tin
-Mẫu phíc kho dữ liệu -Mẫu phíc tệp dữ liệu
Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý
Ngôn ngữ này chứa các động từ như đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện…Các phép toán số học và logic thường dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ.
Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau để viết các câu: 1.Tiếp theo (Sequence)
2.Nếu …thì…(If…Then)
3.Nếu..thì..Nếu không …Thì (If…Then…Else…End if) 4.Trong khi mà (While…)
5.Cho đến khi (Do..Until)
6.Câu phức hợp bắt đầu kết thúc (Begin…End) 7.Theo các trường hợp (Do…Case)
Ngôn ngữ cấu trúc tiếng Anh cũng có thể dùng khi thiết kế.
Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multily, Division, Do… Các phép toán số học và logic thường dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ.
Ví dụ 1 :
Đọc số lượng trong kho
Chọn trường hợp:
Trường hợp 1: Nếu số lượng trong kho lớn hơn hạn mức dự trữ
Thực hiện: Không làm gì
Trường hợp 2: Nếu số lượng trong kho nhỏ hơn hạn mức lưu
Thực hiện : Tạo một đơn đặt hàng
Trường hợp 3: Hết hàng trong kho
Thực hiện: Đặt hàng khẩn cấp
Hết trường hợp
Một số quy ước quy tắc liên quan đến DFD
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lý và kho dữ liệu
2. Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi đôi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất.
3. Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5. Tên cho xử lý phải là một động từ.
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
Đối với việc phân rã DFD
1. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 2. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
3. Tất cả các xử lý trên một trang DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.
4. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD mức con nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra của một DFD mức cao hơn nào đó. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD.
5. Xử lý không phân ra tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
Những công cụ này được phần lớn các nhà phân tích thiết kế sử dụng bất luận là quy mô dự án lớn hay nhỏ hay kích thước hệ thống lớn hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho tạo ra cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích.
Đông Tĩnh
Vật lý IFD ( Information Flow
Diagram) – Sơ đồ luồn thông tin
SD ( System Dictionary) Từ điển hệ thống
Các phích vật lý.
Logic DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu.
SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống
Các phích logic.
Các công cụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin