2.2.1.Đặc điểm, phân loại và tổ chức quản lý TSCĐHH.
2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại TSCĐHH.
TSCĐHH là một bộ phận quan trọng của vốn cố định, là yếu tố đầu tiên cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, đối với Vietrans là một đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ vận tải và giao nhận với mạng lới
chi nhánh và các đơn vị cơ sở rộng khắp nên hơn bao giờ hết TSCĐHH là yếu tố sống còn đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. TSCĐHH của công ty đa dạng về chủng loại với tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu sử dụng của từng bộ phận.
- TSCĐHH dùng cho bộ phận văn phòng bao gồm: Máy vi tính, máy in, máy Fax, máy điều hoà…
- TSCĐHH dùng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bao gồm: Kho bãi, ph- ơng tiện vận tải, phơng tiện bốc dỡ…
Những TSCĐHH này đợc đầu t bằng nhiều nguồn vốn khác nhau.Vì vậy, để tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán, kế toán phân chia TSCĐHH theo các đặc thù dựa vào một số tiêu thức cụ thể sau:
* Phân loại theo nguồn hình thành: Căn cứ vào nguồn hình thành TSCĐHH của công ty đợc chia thành 2 loại:
- TSCĐHH thuộc nguồn ngân sách chiếm 12% trên tổng tài sản.
- TSCĐHH thuộc nguồn vốn bổ sung của doanh nghiệp chiếm 88% trên tổng tài sản.
Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành từ đó có kế hoạch bù đắp, bảo toàn nguồn vốn bằng các phơng pháp thích hợp, đồng thời là căn cứ để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp là vững chắc hay phụ thuộc vào các đơn vị khác. Giúp công ty cân nhắc tính toán khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo có nguồn trang trải vốn vay đồng thời thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
* Phân loại theo đặc trng kỹ thuật: theo cách phân loại này TSCĐHH đợc chia thành những loại sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: chiếm 68% trên tổng tài sản. - Phơng tiện vận tải: Chiếm 19% trên tổng tài sản. - Dụng cụ quản lý: Chiếm 13% trên tổng tài sản.
Cách phân loại theo tiêu thức này giúp cho việc quản lý, hạch toán chi tiết, cụ thể theo từng loại, từng nhóm TSCĐHH và có phơng pháp khấu hao thích hợp với từng loại.
2.2.1.2. Tổ chức quản lý TSCĐHH tại Công ty GNKV ngoại thơng.
Là công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ về giao nhận vận tải nên quy mô TSCĐHH rất lớn cả về số lợng và chủng loại. Do đó, việc tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐHH một cách khoa học là yêu cầu thiết yếu để Công ty nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH.
TSCĐHH ở Vietrans đợc tổ chức theo từng đối tợng ghi TSCĐHH ở bộ phận kế toán và ở các đơn vị, bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐHH theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật.
Từng TSCĐHH trớc khi điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều đợc phân định trách nhiệm rõ ràng. Ngời đợc phân công quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản, đồng thời có chế độ khen thởng kịp thời. Điều này giúp cho ngời quản lý có trách nhiệm với TSCĐ mà mình đợc giao và có chế độ bảo quản trong quá trình sử dụng.
Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc, bộ phận sử dụng phải thông báo với lãnh đạo xin ý kiến để có kế hoạch sửa chữa kịp thời. Định kỳ tiến hành sửa chữa, nâng cấp và cân đối dự trù các loại vật t chủ yếu để thay thế, tránh tình trạng để tài sản xuống cấp, lỗi thời dẫn đến việc khai thác TSCĐHH kém hiệu quả và không phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Tại công ty, định kỳ tiến hành kiểm kê TSCĐHH để hàng năm thực hiện tổng kiểm kê tài sản, đánh giá chất lợng và giá trị còn lại của từng TSCĐHH, để có quyết định xử lý. Kế toán phản ánh kịp thời biến động TSCĐHH của Công ty, từ đó phân bổ và điểu chỉnh mức khấu hao phù hợp, tránh thất thoát tài sản cũng nh đảm bảo nguồn vốn khấu hao nhằm tái đầu t TSCĐHH.
2.2.1.3.Thực trạng tổ chức quản lý TSCĐHH tại công ty.
Thông qua kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định, nhà quản lý có đợc căn cứ xác đáng để đa ra các quyết định về mặt tài chính nh: điều chỉnh quy mô và cơ cấu vốn đầu t, đầu t mới hay hiện đại hoá TSCĐHH , về các biện pháp khai thác năng lực sản xuất của TSCĐHH hiện có.
Để kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định và TSCĐHH ta sử dụng các chi tiêu phân tích sau:
- Hiệu suất sử dụng TSCĐH: phản ánh một đồng TSCĐHH trong kỳ tạo ra đ- ợc bao nhiêu, đợc bao nhiêu đồng doanh thu thuần. Hiệu suất lớn chứng tỏ hiệu suất sử dụng TSCĐHH càng cao.
Doanh thu thuần trong kỳ Hiệu suất sử dụng TSCĐHH =
NG TSCĐHH bình quân trong kỳ
- Hệ số hao mòn: phản ánh hệ số hao mòn của TSCĐHH, nếu hệ số hao mòn TSCĐHH cao thì năng lực sản xuất của TSCĐHH thấp:
Hệ số hao mòn Số tiền KH luỹ kế đến thời điểm đánh giá TSCĐHH NG TSCĐHH tại thời điểm đánh giá
Việc phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại Công ty đợc thể hiện qua bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Nguyên giá
TSCĐHH bình
quân
13,390,349,201 17,264,857,213 3,874,508,012 Doanh thu thuần 51,246,751,240 66,842,657,874 15,595,906,634
Lãi thuần 6,159,753,456 9,457,860,528 3,298,107,072 Hiệu suất sử dụng
TSCĐHH. 3.827 3.872 +0.044
Hệ số hao mòn
TSCĐHH. 0.236 0.234 -0.002
Qua bảng phân tích trên ta thấy : nguyên giá TSCĐHH năm 2006 so với năm 2005 tăng 3,874,508,012đ, chứng tỏ công ty chú trọng đầu t đổi mới TSCĐHH. Hiệu suất sử dụng năm sau cao hơn năm trớc 0.044 lần, công ty đã nâng cao hiệu quả sử dụng khai thác triệt để năng lực sản xuất của TSCĐHH và có những quyết định đúng đắn trong việc xử lý các tài sản sử dụng hiệu quả không cao, sửa chữa kịp thời nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐHH. Điều này đợc thể hiện qua hệ số hao mòn năm 2006 giảm 0.002 lần so với năm 2005. Qua đó chứng tỏ việc sử dụng TSCĐHH trong công ty là rất có hiệu quả, công suất của TSCĐHH phù hợp với cơ cấu đầu t của công ty.
2.2.2.Kế toán TSCĐHH tại công ty giao nhận kho vận ngoại thơng.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quy định hiện hành để hạch toán, tuy nhiên có sự thay đổi chút ít về phần đuôi của tài khoản để phù hợp với cách gọi và quy định riêng của công ty.Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 21111 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21112 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21131 – Phơng tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21132 – Phơng tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2114 – Dụng cụ quản lý tự bổ sung.
- Tài khoản 21411 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21431 – Hao mòn phơng tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21432 – Hao mòn phơng tiện vận tải nguồn tự bổ sung.
- Tài khoản 2144 – Hao mòn dụng cụ quản lý tự bổ sung.
2.2.2.1.Kế toán tăng giảm TSCĐHH.
Do TSCĐ vô hình công ty đa vào năm 2006 với giá trị 20 triệu đồng, chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng giá trị tài sản, nên trong khuôn khổ chuyên đề này em chỉ đề cập đến việc hạch toán TSCĐHH.
2.2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐHH.
TSCĐHH của công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trờng hợp tăng do phát hiện thừa. Mọi trờng hợp tăng TSCĐHH, công ty đều lập hồ sơ lu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐHH đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng nh: Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, quyết định của giám đốc công ty, hợp đồng mua, biên bản giao nhận…
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu t đổi mới, công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả các thủ tục giấy tờ trớc khi hoàn thành TSCĐ đợc kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng tổng hợp làm báo cáo gửi lên giám đốc. Sau đó chờ quyết định phê duyệt và vào các sổ sách liên quan.
Có thể tóm tắt phơng pháp hạch toán TSCĐ ở Vietrans theo sơ đồ sau:
711 111, 112 211 811 (3) (1) (4) 133 214 154, 642 333 241 (5) (2) 136 (6) Trong đó: (1) Mua TSCĐHH (2) Nhận bàn giao TSCĐHH từ XDCB (3) Thu thanh lý TSCĐHH (4) Chi thanh lý TSCĐHH
Giám đốc,KTT KT TSCĐ KT TH
Lập BBGN Ký BBGN Ghi sổ Xác định nguồn
và ghi sổ
(1) (2) (3)
(4) (5) (6) (7)
(5) Định kỳ tính và phân bổ khấu hao TSCĐHH (6) Chuyển TSCĐHH cho chi nhánh
* Nghiệp vụ tăng TSCĐHH:
- Chứng từ sử dụng: kiến nghị tăng TSCĐ, quyết định tăng TSCĐ, hoá đơn TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ.
-Quy trình luân chuyển chứng từ nh sau:
Bộ phận SD Giám đốc Phòng kế hoạch
HĐ giao nhận
Trình tự công việc cụ thể nh sau:
(1) Bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập biên bản kiến nghị mua TSCĐ trình lên giám đốc.
(2) Giám đốc xem xét kiến nghị nếu thấy cần thiết thì ra quyết định mua TSCĐ.
(3) Phòng kế hoạch phụ trách công việc mua TSCĐ.
(4) Hội đồng giao nhận TSCĐ và lập biên bản giao nhận, ghi nhận việc bàn giao TSCĐ.
(5) giám đốc, KTT ký biên bản giao nhận. (6) Kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau:
+ Lập thẻ TSCĐ
+ Ghi sổ chi tiết TSCĐ + Lập bảng tính khấu hao
Sau đó các chứng từ đợc gửi sang cho phòng kế toán tổng hợp. (7) Kế toán tổng hợp làm các công việc sau:
+ Xác định nguồn vốn hình thành TSCĐ
+ Định khoản nghiệp vụ kết chuyển nguồn và lập phiếu kế toán, ghi nhận nghiệp vụ đã định khoản.
+ Dùng phiếu kế toán và các chứng từ liên quan để ghi sổ.
Chứng từ đợc bảo quản trong năm kế toán và lu trữ sau niên độ kế toán.
SV: Hoàng Thị Thu Trang Lớp:K41/21.0236 Kiến nghị
Sau đây là một ví dụ phản ánh nghiệp vụ tăng TSCĐHH do mua sắm ở công ty năm 2006:
C.ty Giao nhận KV Ngoại thơngCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đội xe Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2006.
Giấy đề nghị mua xe
Kính gửi: Ông Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thơng
Đợc sự quan tâm và đồng ý của công ty về việc đổi mới tài sản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng yêu cầu vận chuyển ngày càng tăng, Đội xe đã tiến hành khảo sát giá cả nh báo giá kèm theo. Đội xe đề nghị công ty mua xe IFA (với tổng giá trị sau mua là 541,921,876đ). Trong đó:
-Giá mua: 516,116,072đ
(-Thuế trớc bạ 25,805,804đ)
Căn cứ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC và tình hình sản xuất kinh doanh của Đội xe, kính đề nghị công ty trích khấu hao thời gian 10 năm kể từ ngày 1/10/2006 với mức khấu hao bình quân năm 54,192,188đ.
Vậy Đội xe đề nghị công ty xem xét và quyết định.
Giám đốc Trởng Đội xe
(Duyệt) (Ký tên)
Biểu số 1: Đề nghị tăng TSCĐHH
Bộ Thơng mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thơng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2006.
Quyết định
“V/v tăng TSCĐHH”
Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thơng
Quyết định
Sau khi xem xét đề nghị duyệt tăng TSCĐ ngày 26/10/2006 của Đội xe, công ty có ý kiến nh sau:
1.Đồng ý để Đội xe đợc tăng TSCĐ xe IFA. -Nguyên giá: 541,921,876đ. -Nguồn kinh phí quỹ phát triển sản xuất.
2.Đa tài sản trên vào sử dụng, đơn vị hạch toán tăng TSCĐ, trích khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và quản lý theo chế độ hiện hành của Nhà nớc.
3.Đội xe, Phòng Kế toán tài vụ và các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Giám đốc
Nơi nhận:
-Văn phòng công ty tại Hà Nội -Lu KTTH
Biểu số 2.Quyết định tăng TSCĐHH
Bộ Thơng mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thơng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 65/2006/BBGN-KTTH
Hà Nội, ngày 27 tháng 10 năm 2006.
Biên bản giao nhận TSCĐ
Căn cứ vào Quyết định 181/2004/GN của công ty Giao nhận kho vận ngoại thơng về việc bàn giao TSCĐ.
Hôm nay, ngày 27/10/2006, hai bên gồm có:
-Bên nhận: Công ty Giao nhận kho vận ngoại thơng (bên A) Địa chỉ: 13 Lý Nam Đế – Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.
Tài khoản: 001000013157 tại Ngân hàng Công thơng Hà Nội. Đại diện: Ông Thái Duy Long. Chức vụ: Giám đốc
-Bên giao: XN TOYOTA Bến Thành.
Địa chỉ: 113 Nguyễn Thái Bình – Quận 1 – TP Hồ Chí Minh. Tài khoản: 00100002389.
Địa điểm giao nhận: Tại công ty bên giao. Xác nhận việc giao nhận nh sau:
Đơn vị tính: đồng TT Tên, ký mã hiệu Số hiệu Nớc sx Năm sx Năm đa vào Tính nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ hao Giá mua (Giá thành sx) Lệ phí trớc bạ Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Xe IFA Liên doanh Việt Nhật 2005 2006 516,116,07 2 25,805,80 4 541,921,876 2 ... Cộng 516,116,07 2 25,805,80 4 541,921,87 6
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 3. Biên bản giao nhận TSCĐ C.ty Giao nhận KV Ngoại thơng
Thẻ tài sản cố định
Số: 39 Ngày 27 tháng 10 năm 2006.
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 65 ngày 27/10/2006. Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : xe IFA.
Nớc sản xuất: Liên doanh Việt Nhật Năm sản xuất: 2005
Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội xe
Đa vào sử dụng năm 2006
Công suất thiết kế: ...
Đình chỉ sử dụng: Ngày ... tháng ... năm ... Lý do đình chỉ: ...
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày,
tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 27/10/2006 Mua xe IFA 541,921,87 6 TT Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị A B C 1 2 1 Xe IFA Chiếc 01 541,921,876
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ... ngày .... tháng .... năm ... Lý do giảm: ...
Biểu số 4: Thẻ TSCĐ
Bộ Thơng mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thơng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Phiếu kế toán Số: 169
Ngày 29/10/2006
Giám đốc,KTT KT TSCĐ
Ghi sổ (thẻ)
(1) (2) (3) (4) (5)
Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có
TK Nợ:
TK 21132: Phơng tiện vận tải TBS TK 133: TK Có: TK 3388 516,116,072 25,805,804 541,921,876 Cộng 541,921,876 541,921,876
Diễn giải: Mua xe IFA, phơng tiện vận tải, nguồn vốn tự bổ sung quý 4/2006. Chứng từ đính kèm: Biên bản giao nhận TSCĐ
Kế toán trởng Ngời lập phiếu
Biểu số 5: Phiếu kế toán về tăng TSCĐ
Từ các chứng từ kế toán sẽ ghi vào sổ kế toán chi tiết và nhật biên TK 211. Cuối quý, từ nhật biên TK 211, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp (Sổ chữ T) và lên các báo cáo kế toán. Mẫu nhật biên TK 211, sổ kế toán chi tiết, sổ chữ T sẽ đợc trình bày ở phần sau.
2.2.2.1.2.Nghiệp vụ giảm TSCĐHH:
TSCĐHH của công ty giảm chủ yếu do nguyên nhân thanh lý, nhợng bán, chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ. Xuất phát từ nhu cầu của bộ phận trực tiếp
