I. Khảo sát thực tế
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán NSNN là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy KBNN Na Hang, được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của giám đốc KBNN Na Hang.
2.Những quy định chung về tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN và chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN
2.1 Quy định về tập trung, quản lý thu NSNN bằng tiền mặt qua KBNN
2.1.1 Tại cơ quan thu
a. Lập dự toán thu NSNN quý và kế hoạch thu tháng
- Căn cứ nhiệm vụ thu cả năm do cơ quan cấp trên được giao, số đăng ký thuế và dự kiến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước của các đối tượng trên địa bàn thu NSNN phát sinh trong quý, cơ quan thu lập dự toán thu
Kế toán trưởng Kế toán thu NSNN Kế toán chi NSTW, NS xã Kế toán chi NS huyện
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại KBNN Na Hang Giám đốc
NSNN quý thuộc phạm vi quản lý, chi tiết theo từng loại thu, phân loại nội dung theo đối tượng nộp thu.
- Dự toán thu NSNN lập theo năm và từng quý gửi Ủy ban nhân dân, cho cơ quan tài chính cùng cấp làm căn cứ điều hành ngân sách, đồng gửi và Kho bạc Nhà nước đồng cấp để làm căn cứ điều hành và tổ chức công tác thu NSNN của các quý sau trong năm gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý trước.
- Vào ngày 20 hàng tháng, cơ quan thu lập kế hoạch thu NSNN tháng sau, chi tiết theo địa bàn, đối tượng (thu trực tiếp qua KBNN hoặc thu qua cơ quan thu), thời hạn nộp gửi KBNN để phối hợp tổ chức thu ngân sách.
- Trách nhiệm lập dự toán thu NSNN của các cơ quan thu:
+ Cơ quan Thuế lập dự toán thu thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác thuộc phạm vi quản lý, dự kiến số hoàn thuế giá trị gia tăng.
+ Cơ quan Hải quan lập dự toán thu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, các khoản thu khác liên quan đến hoạt động xuất, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý.
+ Cơ quan Tài chính và các cơ quan khác được ủy quyền thu NSNN lập dự toán thu NSNN đối với các khoản thu ngoài phạm vi quản lý của cơ quan Thuế và Hải quan nêu trên.
b. Tổ chức thu NSNN:
- Căn cứ vào tờ khai thuế và các khoản phải nộp NSNN của đối tượng nộp, cơ quan thu kiểm tra, xác định số thuế và các khoản phải nộp NSNN và ra thông báo thu NSNN gửi đối tượng nộp. Thông báo thu phải ghi rõ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách đối với mỗi khoản thu.
- Cơ quan thu ra thông báo thu NSNN cho các đối tượng nộp NSNN theo quy định hiện hành. Trường hợp không cần thông báo thu (đối với các đối
tượng nộp được tự khai, tự xác định số tính, tự nộp thuế và các khoản phải nộp khác), thì các tổ chức, cá nhân thực hiện nộp NSNN đầy đủ, kịp thời theo chế độ quy định.
2.1.2 Tại KBNN
a. Trường hợp 1: Thu bằng giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước:
- Đối tượng nộp tiền căn cứ theo thông báo hoặc tờ khai thuế lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt theo quy định.
- Khi nhận được giấy nộp tiền từ đối tượng nộp, KBNN làm thủ tục thu tiền, hạch toán thu NSNN và xử lý các liên giấy nộp tiền:
Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: gửi đối tượng nộp;
Liên 3: gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp.
- Khi tiến hành hạch toán thu NSNN kế toán kiểm soát các yếu tố trên chứng từ; ghi mã địa bàn của đối tượng nộp thuế, mã nguồn, mã điều tiết của từng khoản thu, các tài khoản thu và các tài khoản liên quan.
b. Trường hợp 2: Thu bằng biên lai thu:
- Đối với trường hợp KBNN sử dụng biên lai thu để thu trực tiếp, KBNN lập 3 liên biên lai thu để thu tiền từ đối tượng nộp và xử lý các liên biên lai thu: 1 liên lưu cuống, 1 liên gửi đối tượng nộp, 1 liên lưu tại KBNN;
- Cuối ngày hoặc theo định kỳ (không quá 2 ngày), KBNN lập 2 liên bảng kê biên lai thu: 1 liên lưu tại KBNN, 1 liên gửi cơ quan thu; đồng thời lập 3 liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt, hạch toán thu NSNN và xử lý:
Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: huỷ bỏ;
2.2 Một số quy định về quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN bằng tiền mặt qua KBNN
2.2.1 Về thời gian các đơn vị sử dụng NSNN gửi dự toán đến KBNN
Đơn vị dự toán cấp I giao dự toán cho các đơn vị sử dụng NSNN trước ngày 31/12/N-1 đồng gửi cơ quan Tài chính, KBNN cùng cấp và KBNN nơi giao dịch (gửi thông qua đơn vị sử dụng ngân sách bản chi tiết đối với đơn vị). Trường hợp trong tháng 1/N, các đơn vị dự toán cấp I và các đơn vị sử dụng ngân sách chưa gửi dự toán cho KBNN thì KBNN chỉ tạm cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, nghiệp vụ phí, công vụ phí và các khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy (trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa), chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình mục tiêu quốc gia, chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp một tháng tối đa không quá mức chi bình quân 01 tháng của năm trước, đồng thời tổng hợp danh sách các đơn vị chưa có dự toán gửì KBNN báo cáo KBNN cấp trên, cơ quan tài chính đồng cấp để xem xét xử lý theo quy định.
2.2.2 Điều kiện chi trả, thanh toán.
Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
1) Đã có trong dự toán chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau: - Dự toán và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định.
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn…; các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt, nhưng không thể trì hoãn được.
2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
3) Đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
- Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp, thì quyết định chi là “lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo quy định. KBNN thực hiện chi trả, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
- Đối với các khoản chi cơ quan tài chính không cấp phát trực tiếp, khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi KBNN giấy rút dự toán ngân sách nhà nước.
4) Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán
Ngoài dự toán năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), nhu cầu chi quý đã gửi KBNN (gửi một lần vào cuối quý trước), tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ thanh toán bao gồm:
a. Chi thanh toán cá nhân:
- Đối với các khoản chi tiền lương:
+ Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
+ Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương (gửi lần đầu); + Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
- Đối với các khoản chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên: + Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
+ Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
- Đối với các khoản chi thuê ngoài lao động: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút, được ghi trong hợp đồng lao động.
b. Chi nghiệp vụ chuyên môn: các hồ sơ chứng từ có liên quan.
c. Chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa tài sản cố định:
- Dự toán chi quý về mua sắm, sửa chữa tài sản cố định được cấp có thầm quyền duyệt;
- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền;
- Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ;
- Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán), hoá đơn bang hàng, vật tư, thiết bị;
- Các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan. d. Các khoản chi khác:
- Bảng liệt kê chứng từ thanh toán có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc người được uỷ quyền;
- Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan.
2.2.3 Hình thức chi trả, thanh toán ngân sách nhà nước
a. Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN
- Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán ngân sách nhà nước từ KBNN gồm các khoản chi thường xuyên trong dự toán được giao của các cơ quan, đơn vị như sau:
+ Các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên;
+ Các tổng công ty nhà nước được hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên theo quy định của pháp luật.
- Quy trình chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN:
+ Căn cứ vào nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụ chi thủ trưởng các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước lập giấy rút dự toán ngân sách nhà nước kèm theo các hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. Trường hợp phát sinh các khoản chi cần thiết cấp bách trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước năm được giao, nhưng vượt quá nhu cầu chi quý đơn vị đã gửi KBNN thì KBNN vẫn chi, song phải báo cáo kịp thời cho cơ quan tài chính đồng cấp để chủ động cân đối nguồn;
+ KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước theo quy định, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN.
+ Khi thực hiện chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN, KBNN thực hiện chi cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng các mục chi thực tế trong phạm vi các nhóm mục đã được giao trong dự toán ngân sách nhà nước. Riêng nhóm mục chi khác trong dự toán NSNN được phép thanh toán để chi cho tất cả các nhóm mục, song phải hạch toán theo đúng mục thực chi.
Từ năm ngân sách 2008, thực hiện chuyển hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền sang rút dự toán tại KBNN đối với các nhiệm vụ chi sau:
+ Chi bổ sung từ ngân sách cấp trên cho ngân sách cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của thủ trưởng cơ quan tài chính.
b. Chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền
- Đối tượng thực hiện chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền bao gồm: Chi cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội không có quan hệ thường xuyên với NSNN;
- Trách nhiệm của cơ quan tài chính, KBNN trong việc kiểm soát, thanh toán theo hình thức lệnh chi tiền:
+ Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo chế độ quy định;
+ KBNN thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
3. Quy trình kế toán thu – chi NSNN
3.1 Quy trình kế toán thu NSNN bằng tiền mặt
a. Quy trình thu NSNN bằng Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt tại KBNN Na Hang:
- Khi nhận được 03 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt từ người nộp, kế toán KBNN kiểm tra nội dung chứng từ và chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền;
- Thủ quỹ KBNN kiểm tra chứng từ, nhận tiền, kiểm đếm, lập bảng kê loại tiền và yêu cầu người nộp ký vào bảng kê, ghi sổ quỹ, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên giấy nộp tiền, sau đó lưu bảng kê loại tiền và chuyển lại các liên giấy nộp tiền cho kế toán theo đường nội bộ;
- Kế toán ghi mã điều tiết, mã nguồn (nếu có), định khoản kế toán, ký tên, chuyển kế toán trưởng ký, đóng dấu vào các liên giấy nộp tiền; hoạch
b. Quy trình thu NSNN bằng biên lai thu tại KBNN Na Hang:
- Khi đối tượng nộp tiền vào NSNN; kế toán thu NSNN lập 03 liên biên lai thu, ghi đầy đủ các yếu tố trên biên lai, cùng người nộp ký tên trên các biên lai thu và xử lý: 1liên lưu cuống biên lai; 2 liên chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền;
- Thủ quỹ căn cứ 02 liên biên lai thu do kế toán chuyển đến, nhận tiền từ người nộp, kiểm đếm, vào sổ qũy, ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên biên lai thu; sau đó, trả cho người nộp 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán;
- Cuối ngày, kế toán thu NSNN tập hợp biên lai thu của các khoản thu có cùng nội dung để lập 02 liên bảng kê biên lai thu. Kế toán và thủ quỹ đối chiếu số tiền đã thu và số tiền trên cuống biên lai và các bảng kê biên lai;
- Căn cứ số tiền đã thu ghi trên bảng kê biên lai thu, kế toán lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt, ghi đầy đủ các yếu tố và ký tên vào vị trí người nộp tiền; sau đó chuyển 3 liên giấy nộp tiền, bảng kê biên lai thu và các liên biên lai thu kèm theo cho thủ quỹ;
- Thủ quỹ kiểm soát, đóng dấu “Đã thu tiền” trên các liên giấy nộp tiền và bảng kê biên lai; kế toán chuyển chứng từ cho KT trưởng KBNN kiểm soát, ký tên; đóng dấu “Kế toán KBNN” vào các liên giấy nộp tiền và hạch toán thu NSNN.
3.2 Quy trình kế toán chi NSNN bằng tiền mặt
Tại KBNN huyện Na Hang diễn ra hai nghiệp vụ kế toán chi NSNN chủ yếu là kế toán chi thường xuyên; kế toán chi đầu tư và CTMT có tính chất đầu tư
3.2.1 Quy trình kế toán chi thường xuyên
Kinh phí thường xuyên là loại kinh phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị dự toán thuộc ngân sách các cấp.
a. Đối với đơn vị sử dụng ngân sách: - Đăng ký giao dịch với KBNN:
+ Khi nhận được quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền, đơn vị phải gửi tới KBNN nơi giao dịch bản dự toán chi tiết đến Loại, Khoản của Mục lục ngân sách nhà nước (không phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi