II công tác kế toán bán hàngvà xác định kết quả kinh doan hở công ty
2. Các phơng pháp bán hàng ở công ty
4.2 Kế toán bán hàng qua kho
Trớc khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đa lại hoá đơn cho ngời mua. Ngời mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho ngời mua. Ngời mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán.
Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng nh sau:
Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản 156,632....511
Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc
Mẫu 1:
Ngời mua hàng Kế toán toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đõng dấu ghi rõ họ tên )
Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trờng hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này nh sau:
Hoá đơn(GTGT) Mẫu số:01 GTKT Liên BH /99-B Ngày 08 tháng 01 năm 2001 N0 :46212 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kim Liên
Địa chỉ: 23 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại:
Tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Công ty thơng mại Bình Minh
Địa chỉ: 108 Phơng Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: trả chậm
STT Tên hàng hoá dịch
vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Sữa Frisolac Hộp 1.200 62.700 75.240.000 Cộng tiền hàng 75.240.000
Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 7.524.000 Tổng cộng tiền thanh toán 82.764.000 Số tiền bằng chữ: Tám mơi hai triệu, bảy trăm sáu mơi t ngàn đồng chẵn.
Mẫu 2:
sổ theo dõi hoá đơn <Trích>
Tháng 1 năm 2001
Đơn vị tính: đồng
Hoá đơn Diễn giải
Thuế suất % Giá bán cha có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày
46205 4/1/01 Sữa Friso Pre 10 130.864.000 13.864.000 Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày) 46209 5/1/01 Bàn chải
Jodan Flex
10 15.400.000 1.540.000 Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày) 46212 8/1/01 Sữa FrisoLac 10 75.240.000 7.524.000 Công ty thơng mại Bình Minh
( trả chậm 15 ngày) ... ... .... ... ... .... ...
Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hàng hoá lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tơng tự nh trên.
4.2.1 Kế toán hàng hoá.
Công ty quản lý hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lợng hàng hoá ) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, tại phòng kế toán khi nhận đợc hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá. Sổ này giống nh sổ kho nhng theo dõi chỉ tiêu giá trị hàng hoá. Công ty quản lý hàng
hoá theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính giá xuất.
Xem mẫu 3 (trang sau)
Ngoài việc quản lí hàng hoá theo từng loại hàng trên thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán còn theo giá mua của hàng hoá nhập, xuất trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và sổ theo dõi hàng xuất kho theo đơn giá.
Mẫu 4:
Sổ theo dõi giá mua của hàng xuất kho
Tháng 1 năm 2001
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Tên hàng hoá Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Ngày Số
4/1/01 46205 Sữa Friso Pre Hộp 1800 62.000 111.600.000 5/1/01 46209 Bàn chải Jodan Flex Chiếc 1000 11.000 11.000.000 8/1/01 46212 Sữa Frisolac Hộp 1200 51.000 61.000.000
... .... ... ... ... ... ...
Cộng 696.601.940
Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu gia thẻ kho của thủ kho với thẻ theo dõi hàng hoá của mình để đảm bảo chính xác đồng thời kế toán lập "phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Căn cứ vào phiếu ghi sổ là tổng cộng hàng tháng trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và theo dõi giá mua hàng hàng xuất kho.
Mẫu 5:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc _ _ _o0o_ _ _
Số: .../CUTTB Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2001
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK Số 1561
STT Diễn giải TK Số tiền Ghi
Nợ Có Nợ Có
1 Nhập kho 1561 331 867.200.000
2 Xuất kho 632 1561 696.601.940
Ngời lập biểu Kế toán trởng (Ký) (Ký)
Trên phiếu ghi sổ phải có đầy đủ chữ kí của những ngời quản lí tài khoản có liên quan (ở phần ghi chú ). Trớc khi ký những ngời này phải kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên phiếu ghi sổ với số liệu trên sổ kế toán của mình. Công việc này giúp cho kế toán của doanh nghiệp thờng xuyên kiểm tra đối chiếu số
liệu hạn chế và sửa chữa những sai sót có thể xảy ra.
4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.
Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng. Chỉ tiêu “giá mua “ đợc lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho.
Mẫu 6:
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT Số hiệu Ngày
46205 4/1/01 Công ty TNHH Phú Thái 114.948.000 130.864.000 13.086.400 46209 5/1/01 Công ty TNHH Nam Sơn 11.330.000 15.400.000 1.540.000 46212 8/1/01 Công ty TM Bình Minh 63.036.000 75.240.000 7.524.000
.... .... ... ... ... ...
Cộng 717.500.000 1.025.000.000 102.500.000
Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái.
Mẫu7:
Sổ cái
Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511
Tháng 1 năm 2001
Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Nợ Có
Doanh thu bán hàng 131 1.025.000.000 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.025.000.000
4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán .
Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán đợc tính theo công thức:
Giá mua của hàng bán trong kỳ đợc trích theo theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Giá mua của hàng tiêu thụ đợc quản lý trên 2 sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6).
Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hoá) đợc quản lý trên “Sổ theo dõi chi phí thu mua”. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí. Chi phí thu mua đợc phân bổ cho hàng bán của từng lô.
VD: Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là 11.016.000 lợng sữa Frisolac còn tồn tính đến ngày 1/1/2001 là 7200 hộp. Lợng sữa bán ra trong tháng là 1200 hộp.
Giá vốn hàng
bán trong kỳ = Giá mua hàng bán trong kỳ +
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ
cho hàng bán =
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ
X
Trị giá mua hàng
Mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau:
Mẫu 8:
Sổ theo dõi chi phí thu mua
Tháng 1/2001
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Ngày Số hiệu Nợ Có
Mang sang 30.012.750
Chi phí vận chuyển Friso Pre 111 4.464.000 111 11.016.000
... .... ... ... ... ... Phân bổ cho hàng bán trong kỳ
-Sữa Friso Pre 3.348.000
-Bàn chải Jodan Flex 330.000
-Sữa Frisolac 1.836.000
Cộng phát sinh 26.016.000 20.890.000
D 35.138.750
Việc ghi chép nh trên không phân biệt đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào vì vậy đến kỳ sau, khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu rất mất thời gian.
Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK 1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán.
Mẫu 9:
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ
= 11.016.000
TK số: 1562 STT Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền 1 Chi phí mua hàng 111 26.016.000 2 Phân bổ chi phí mua cho
hàng đã tiêu thụ
632 20.890.000
Ngời lập biểu Kế toán trởng (Ký) (Ký)
Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bán trên sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6) và ghi chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán ra trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả.
Mẫu 10:
Ngày 31/1/2001
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Tk 632 STT Diễn giải TK đối Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 696.601.940 2 Chi phí mua 20.890.000 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 717.500.000
Ngời lập biểu (Ký) Kế toán trởng(Ký)
Kế toán tổng hợp khi nhận đợc phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK 632.
Mẫu 11:
TK: “Giá vốn hàng bán” Số hiệu: 632
Tháng 01 năm 2001
Đơn vị tính: Đồng
STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Nợ Có
1 Giá mua hàng bán 1561 696.601.940 2 Chi phí thu mua 1562 20.890.000
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 717.500.000
4.2.4.Kế toán thanh toán với ngời mua.
Để có thể giám sát quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý tốt việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. Trong quá trình bán hàng, tại Công ty Kim Liên có các hình thức thanh toán sau:
*Thanh toán bằng tiền mặt
Hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt rất ít xảy ra trong quá trình bán hàng tại Công ty mà chủ yếu là hình thức trả chậm.
Khi khách hàng đến phòng Kế toán để trả tiền thì kế toán thanh toán lập phiếu thu. Phiếu thu lập theo mẫu quy định thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lu lại phòng Kế toán. Khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán thanh toán sau khi nhận đợc 1 liên phiếu thu từ quỹ, tiến hành vào sổ chi tiết TK 111.
*Thanh toán bằng séc
Nếu khách hàngthanh toán bằng séc thì kế toán lập bảng kê nộp séc cùng với tờ séc để nộp vào nhân hàng. Bảng kê lập thành 2 liên, 1 liên lu lại Công ty, 1 liên gửi cho ngân hàng. Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng, kế toán sẽ phản ánh voà sổ chi tiết TK 112.
Mẫu 12:
Phần do ngân hàng ghi TK Nợ
Bảng kê nộp séc
Ngày 11 tháng 1 năm 2001
Tên đơn vị nộp séc: Công ty TNHH Kim Liên
Tên ngân hàng bên bán: Ngân hàng công thơng Việt Nam STT Số séc TK ghi nợ trên séc Tên đơn vị phát hành séc Số tiền Cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: ... Đơn vị nộp séc Ngân hàng bên bán nhận Ngân hàng bênbán ( Ký tên, đóng dấu) Ngày ...tháng...năm... Ngày ...tháng...năm... Kế toán –Trởng phòng Kế toán –Trởng phòng ( Ký) ( Ký)
*Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Kế toán khi nhận đợc giấy báo có (uỷ nhiệm chi) sẽ tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 112.
*Thanh toán chậm:
Đối với khách hàng mua hàng theo phơng thức thanh toán chậm kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn bán hàng để vào sổ theo dõi công nợ. Tại Công ty sổ theo dõi công nợ đợc mở cho từng khách hàng. Mẫu sổ nh sau:
Mẫu 13:
Sổ chi tiết theo dõi công nợ Tên khách hàng: Công ty thơng mại Bình Minh Tháng 1/ 2001
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Ngày Số hiệu Nợ Có
Số d đầu kỳ 55.725.000
46212 8/1/01 Mua sữa Frisolac 511 75.240.000
4764 15/1/01 Trả tiền mua sữa Friso Pre 111 87.240.000 4875 23/1/01 Trả tiền mua sữa Frisolac 112 75.240.000
... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 312.154.000 250.879.000
D cuối kỳ 117.000.000
Cuối tháng kế toán công nợ lập phiếu ghi sổ TK 131 chuyển cho kế toán tổng hợp và các kế toán phần hành có liên quan.