Trước đây, với đặc thù là một công ty nhà nước, tài sản cố định của công ty được hình thành từ khá nhiều nguồn, trong đó có thể do được cấp, được điểu chuyển đến, hoặc mua mới. Tuy nhiên, kể từ khi cổ phần hóa vào năm 2006, tài sản cố định
của công ty được hình thành từ 2 nguồn chủ yếu : mua và xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Nhằm tạo sự thống nhất trong chuyên đề này, em xin lựa chọn một quí mà các nghiệp vụ tài sản cố định tăng giảm nhiều và điển hình nhất, đó là quí 4 năm 2009.
Trường hợp tăng do mua sắm:
Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế
- Biên bản bàn giao tài sản - Hóa đơn giá trị gia tăng - Biên bản thanh lý hợp đồng
Qui trình luân chuyển chứng từ như sau:
Hình 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐHH do mua sắm.
Theo sơ đồ trên, xuất phát từ yêu cầu đề nghị mua sắm của bộ phận sử dụng, giám đốc công ty sẽ xem xét điều kiện thực tế và xu thế phát triển của công ty trong tương lai, để ký quyết định đồng ý đề xuất trên. Sau khi hội đồng mua sắm tài sản của công ty ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, hai bên sẽ lập hợp đồng kinh tế. Đây là căn cứ quan trọng để giao nhận và thanh lý hợp đồng. Từ hợp đồng kinh tế, hai bên tiến hành giao hàng và làm các thủ tục thanh toán. Bộ phận giao nhận tài sản có nhiệm vụ nhận hàng và viết biên bản giao nhận. Sau đó, toàn bộ hồ sơ chứng từ trên, kèm theo chứng từ thanh toán được chuyển lên cho kế toán tiến hành ghi sổ và lưu trữ theo đúng chế độ qui định.
Sau đây là minh họa một số chứng từ mà công ty đang sử dụng
Với ví dụ ngày 29/ 10/ 2009, công ty tiến hành mua sắm một xe tải chở hàng chuyên dụng phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hóa của công ty.
Đề nghị mua
sắm Quyết định Giao, Nhận Tài sản
Hóa đơn GTGT Lưu Bộ phận sử dụng Ban Giám Đốc Hội đồng Giao nhận Kế toán
Biểu số 2.1: Hợp đồng kinh tế
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG ---
Số : 30/HĐKT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Hà nội, ngày 15 tháng 10 năm 2009
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
(Số: 30/ HĐKT 2009)
- Căn cứ vào pháp lệnh của HĐKT của Hội Đồng Nhà nước công bố ngày 28/09/1989.
- Căn cứ và nghị định số 17/HĐKT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 15 tháng 10 năm 2009, tại chi nhánh Giải Phóng, Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, chúng tôi gồm:
Đại diện bên A: Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng
Địa chỉ: 231 Nguyễn Trãi , Thanh Xuân, Hà Nội .Điện thoại: 048583656.
Fax: 048583644.
Mã số thuế: 0100100625.
Đại diện là ông: Lê Công An Chức vụ : Giám đốc .
Đại diện bên B: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, Chi nhánh Giải Phóng.
Đại chỉ: Km10 đường Giải Phóng, xã Tứ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội. ĐT: 04.8271902
Đại diện là ông: Trương Công Huấn Chức vụ : Giám đốc .
Sau khi thoả thuận, hai bên cùng nhau thống nhất các điều khoản của hợp đồng kinh tế như sau:
Điều 1: Nội dung và giá trị của hợp đồng
Bên B nhận cung cấp, lắp đặt hoàn chỉnh ô tô cho bên A theo số lượng, chủng loại và kích thước cụ thể như sau:
ST
T Loại hàng ĐVT
Số lượng
Đơn giá
(USD) Tỷ Giá Thành tiền
1 Ô tô tải Thaco - Foton chiếc 01 17.800 17.941 319.349.800 Tổng giá trị hàng trước
thuế 319.349.800
Thuế VAT 10% 31.934.980
Tổng giá thanh toán 351.284.780
Hàng hoá phải đảm bảo mới 100%, tiêu chuẩn loại I, nguyên đai nguyên kiện, đúng mẫu mã, được đảm bảo chất lượng.
Điều 2: Hình thức thanh toán
Giá trị hợp đồng
Tổng giá trị hợp đồng là: 351.284.780 VND
(bằng chữ: ba trăm năm mốt triệu,hai trăm tám tư nghìn bảy trăm tám mươi đồng chẵn)
Giá trên là giá trọn gói bao gồm giá trị hàng hoá, chi phí vận chuyển, lắp đặt Phương thức thanh toán:
Bên A thanh toán cho bên B sau khi công trình được đưa vào sử dụng và có biên bản nghiệm thu bàn giao tổng thể 100.500.000 Việt Nam đồng, còn lại thanh toán sau khi nghiệm thu 2 tháng.
Thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng bằng đồng Việt Nam.
Điều 3: Thời gian và địa điểm giao hàng
- Địa điểm giao hàng và lắp đặt tại số231 Nguyễn Trãi –Thanh Xuân – Hà Nội. - Thời gian giao hàng: bên B giao hàng tại địa chỉ trụ sở chính của bên A, trong
vòng 14 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
Điều 4: Điều kiện bảo hành
Bên B chịu trách nhiệm bảo hành 12 tháng kể từ ngày lập biên bản bàn giao hàng hóa. Trong thời gian bảo hành, nếu xảy ra hư hỏng do lỗi kỹ thuật gây ra, bên B phải tiến hành sửa chữa và chịu mọi chi phí phát sinh. Nếu thiết bị hỏng do lỗi của bên A khi sử dụng thì bên A phải chịu mọi chi phí phát sinh.
Điều 5: Đặc tính kỹ thuật
Ô tô tải nhẹ Thaco – Foton trọng tải 5 tấn.
STT Tiêu chí Đặc tính kỹ thuật
1 Động cơ Kiểu YC4D 12- 12, loại Disel 4 kỳ, 4 xi lanh thẳng hàng, làm mát bẳng nước, dung tích xi lanh 4,214 cc.
Đường kính x hành trình piston : 108 mm x 115mm. Công suất cực đại / Tốc độ quay : 90kw/ 2.800 vòng/ phút. Moment xoắn cực đại/ Tốc độ quay ;348 Nm/ 1.600- 1.900 vòng/ phút.
STT Tiêu chí Đặc tính kỹ thuật
động Đĩa đơn khô với lò xo xoắn đàn hồi. Số tay, 5 số tới, 1 số lùi Hệ thống lái : trợ lực
Hệ thống phanh: tang trống, khí nén hai dòng
3 Lốp xe 8.25/16-20PR/Dual 8.25/16-20PR Kích thước: Kích thước tổng thể (DxRxC) 7.920 x 2.230 x 2.500 (mm) Kích thước lọt lòng thùng (DxRxC): 5.750 x 2.100 x 400 (mm) Vết bánh trước: 1.710 mm Vết bánh sau 1.630 mm Chiều dài cơ sở: 4.500 mm Khoảng sáng gầm xe: 210 mm 4 Trọng
lượng
Trọng lượng không tải: 3.900 kg Tải trọng: 5.000 kg
Trọng lượng toàn bộ: 9.095 kg Số chỗ ngồi 03
5 Đặc tính Khả năng leo dốc: 25%
Bán kính quay vòng nhỏ nhất: ≤ 10 m Mức tiêu hao nhiên liệu: ≤15 lít/100 km Tốc độ tối đa: 84 km/h
Dung tích thùng nhiên liệu: 150 lít
Điều 6: Trách nhiệm của mỗi bên
- Trách nhiệm của bên A: Thanh toán cho bên B theo đúng quy định tại điều 2. - Trách nhiệm của bên B:
+ Cung ứng, vận chuyển, lắp đặt thiết bị hàng hoá đúng chất lượng, chủng loại, mẫu mã, mặt bằng thiết kế và tiến độ quy định.
+ Bảo hành trang thiết bị theo đúng quy định và cam kết giữa hai bên. + Cung cấp hoá đơn tài chính do Bộ Tài chính phát hành cho bên A.
+ Trường hợp bên B giao hàng chậm so với thoả thuận trên, sẽ phải nộp phạt 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần chậm giao hàng cũng như những chi phí phát sinh do việc làm chậm tiến độ gây ra.
Điều 7: Cam kết chung
- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã được ký kết tại hợp đồng này. Khi có vướng mắc hoặc thay đổi có liên quan đến hợp đồng, các bên phải
kịp thời thông báo cho nhau biết trước, thoả thuận bằng văn bản được coi là một bộ phận của hợp đồng kinh tế.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Giám đốc
Lê Công An Trương Công Huấn
Biểu số 2.2: Biên bản bàn giao nghiệm thu
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG ---
Số : 30/BBNT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Hà nội, ngày 15 tháng 10 năm 2009
BIÊN BẢN BÀN GIAO, NGHIỆM THU SẢN PHẨM
Căn cứ nội dung hợp đồng kinh tế số 30/HĐKT ký ngày 15 tháng 10 năm 2009 giữa Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng và Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, chi nhánh Giải Phóng v/v cung cập và lắp đặt ô tô tải nhẹ trọng tải 5 tấn. mang nhãn hiệu Thaco- Foton.
Hôm nay, ngày 28 tháng 10 năm 2009, tại Công ty Cổ phần cao su Sao Vàng, số 231 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty Cổ phần Cao Su Sao Vàng.
- Ông Vũ Trung Dũng , chức vụ : Trưởng phòng kỹ thuật cơ năng - Ông Bùi Dũng Thắng, chức vụ : Trưởng bộ phận vận tải.
Bên B: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, Chi nhánh Giải Phóng Đại diện là: Ông Trương Công Huấn
Đã tiến hành bàn giao, nghiệm thu sản phẩm và thống nhất làm biên bản này với nội dung như sau:
Bên B đã sản xuất và giao cho bên A các sản phẩm sau:
STT Diễn giải Đv tính Số lượng Bảo hành
1 Xe tải nhẹ Thaco- Foton, trọng tải 5 tấn
Chiếc 01 12 tháng
Bên A đã kiểm tra, nhận đủ số lượng sản phẩm, các sản phẩm đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng như hợp đồng đã ký. Bên A nhất trí nghiệm thu sản phẩm trên. Biên bản này được làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Giám đốc
Lê Công An Trương Công Huấn
Biểu số 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG ---
Số : 037150
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Hà nội, ngày 29 tháng 10 năm 2009
AA/2008N
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: giao khách hàng
Đơn vị bàn hàng: Công ty Cổ phần ô tô Trường Hải, Chi nhánh Giải Phóng . Địa chỉ: Km10 đường Giải Phóng, xã Tứ Hiệp
MST: 3600252847- 016 Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Cao Su Sao Vàng Địa chỉ: 231Nguyễn Trãi–Thanh Xuân – Hà Nội.
MST: 0100100625
Hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xe tải nhẹ, Thaco Foton, trọng tải 5 tấn chiếc 01 319.349.800 319.349.800 Cộng tiền hàng : 319.349.800 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 31.934.980
Tổng số tiền thanh toán 351.284.780
Số tiền viết bằng chữ: ba trăm năm mốt triệu. hai trăm tám tư nghìn, bảy trăm tám mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.4 : Biên bản thanh lý hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG ---
Số : 30/BB –TLHĐ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Hà nội, ngày 15 tháng 12 năm 2009
Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng
Số 30/ TLHD
Căn cứ luật Thương mại của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Căn cứ hợp đồng kinh tế số 30/ HDKT ngày 15/10/2009 giữa công ty cổ phần cao su Sao Vàng và công ty cổ phần ô tô Trường Hải, chi nhánh Giải Phóng.
Hôm nay ngày 15/12/2009, tại Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty cổ phần cao su Sao Vàng
Địa chỉ: Số 231 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội,
Đại diện là ông: Lê Công An Chức vụ : Tổng giám đốc.
Bên B: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, Chi nhánh Giải Phóng.
Địa chỉ : Km10 đường Giải Phóng, xã Tứ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Đại diện là ông : Trương Công Huấn Chức vụ: Giám Đốc. Thống nhất thanh lý hợp đồng theo nội dung sau đây:
Điều 1: Bên A, cũng là bên nhận tài sản đã nhận tài sản theo đúng hợp đồng kinh tế số 30/ HDKT, ngày 15/10/2009
Điều 2: Bên B đã nhận đủ số tiền là 351.284.780 đồng ( Bằng chữ: ba trăm năm mốt triệu. hai trăm tám tư nghìn, bảy trăm tám mươi đồng chẵn.)
Điều 3: Kể từ hôm nay, hợp đồng kinh tế số 30/HDKT nói trên được thanh lý.
Biên bản thanh lý hợp đồng này được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
Đại diện bên A: Đại diện bên B: Tổng giám đốc Giám đốc Lê Công An Trương Công Huấn
Trường hợp tăng tài sản cố định hữu hình do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao.
Trở lại với ví dụ xác định nguyên giá ở phần trên, vào ngày 5/12/2009, bộ phận xây dựng cơ bản của công ty tiến hành bàn giao công trình xây dựng đường ống nước phục vụ xí nghiệp cao su số 1.
Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng xây dựng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Biên bản nghiệm thu (tổng thể và theo giai đoạn) Biên bản thanh lý hợp đồng
Các chứng từ khác : Hồ sơ quyết toán công trình, biên bản bảo hành… Qui trình luân chuyển chứng từ
Hình 2.2: Qui trình luân chuyển chừng từ trường hợp tăng do XDCB hoàn thành bàn giao
Xuất phát từ hợp đồng xây dựng được ký kết giữa công ty và công ty xây dựng, bên xây dựng sẽ tiến hành xây dựng công trình theo các thông số kỹ thuật đã được xác định. Hoàn thành công trình, hai bên tiến hành các thủ tục thanh toán, bàn giao tài sản. Kết quả của quá trình bàn giao này chính là biên bản nghiệm thu tài sản. Sau khi đã thống nhất được các điều khoản và vấn đề sau bàn giao công trình, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.
Hợp đồng XD Biên bản Nghiệm thu
Hóa đơn Giao nhận tài sản Lưu Phòng XDCB Hội đồng nghiệp thu Kế toán Biên bản bàn giao
Biểu số 2.5: Biên bản nghiệm thu
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG ---