Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, vừa sản xuất cho nhu cầu thi công thiết kế của Công ty, do vậy nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, không chỉ do Công ty trực tiếp mua ngoài mà còn do cả khách hàng mang đến. Chính những đặc điểm này đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng, chủng loại, giá cả, chất
lượng cũng như hạch toán, kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo cung cấp được đồng bộ, kịp thời cho sản xuất, ngăn ngừa hư hỏng mất mát, nguyên vật liệu, tránh làm ảnh hưởng đến sản xuất và thậm chí là uy tín của công ty.
ii. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Trong các doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau, song Công ty phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu:
° Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến theo đơn đặt hàng.
° Nguyên vật liệu do công ty mua về để sản xuất, và được phân loại:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Cụ thể là: + Nhóm 1: Gỗ . Gỗ dổi . Gỗ dán 15 li . Gỗ dán 18 li . Gỗ dán 2,5x1224x2440 . Ván ép mộng xoan . Ván ép thanh gỗ ép . ...
+ Nhóm 2: Xi măng + Nhóm 3: Kính . Kính trắng 8 li . Kính trắng 5 li . ... + Nhóm 4: Sơn
. Sơn dầu Lobster . Sơn xịt
. Sơn công nghiệp . Sơn chống rỉ . Sơn lót . ...
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý: đinh, ốc, vít, giấy nhám...
- Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than, dầu mỏ, hơi đốt...Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn: xăng, dầu, ga...
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ.
iii. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần phải được quản lý thật tốt.
Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau, quy mô doanh nghiệp cũng khác nhau do đó mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu tại mỗi Công ty cũng khác nhau.
Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được mua từ nguồn ngoài và do khách hàng mang tới, do vậy ảnh hưởng đến cả ba khâu của quá trình quản lý nguyên vật liệu:
-Trong khâu thu mua:
Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của công ty. Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau và tỷ lệ hao mòn trong quá trình sản xuất cũng khác nhau do đó khi thu mua nguyên vật liệu phải sao cho đúng chủng loại và số lượng, chủng loại, tránh mua thừa nguyên vật liệu này mà nguyên vật liệu cần dùng thì lại thiếu. Do vậy, mọi nhu cầu mua
nguyên vật liệu đều phải do bộ phận có nhu cầu sử dụng đề xuất thông qua Phiếu yêu cầu lĩnh nguyên vật liệu đề xuất lên Phòng Kinh doanh và được Giám đốc phê duyệt. Trách nhiệm mua nguyên vật liệu là của Phòng Kinh doanh, đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ thông qua việc kiểm tra hóa đơn chứng từ.
Tiếp đó là phẩm chất nguyên vật liệu phải tốt, giá cả phù hợp, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt phải quan tâm đến chi phí thu mua, giúp hạ thấp chi phí. Do vậy, nguyên vật liệu do Công ty mua phục vụ cho sản xuất được cung cấp từ nhà cung cấp có uy tín và có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty: Hòa Thuận Phát, công ty sơn Kova... chính vì vậy chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo tốt nhất. Về giá cả nguyên vật liệu thu mua, do công ty đã hiểu được thị trường mua bán, giá mua nguyên vật liệu và chi phí thu mua được công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với các nhà cung cấp do vậy giá cả luôn được xác định ở mức hợp lý.
Nếu tổng giá trị nguyên vật liệu lên trên 10 triệu VND phải có ít nhất ba bản báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau. Phòng Kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm và lựa chọn phương án giá.
Các lần mua có giá trị từ 5 triệu VND trở lên cần có hợp đồng kinh tế, có sự điều chỉnh theo giá thị trường ở các lần mua.
Người mua phải yêu cầu bên bán ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của hóa đơn do mình thanh toán. Cán bộ kế toán phải kiểm tra hóa đơn, nếu phát hiện có dấu hiệu không hợp pháp phải báo cáo lãnh đạo xem xét xử lý. Phải có hợp đồng kinh tế có chữ ký, đóng dấu của hai bên để Phòng Kinh doanh quản lý.
Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Để đảm bảo được điều này phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi sao cho phù hợp, giúp dễ dàng cho vận chuyển, xuất nhập kho và kiểm tra. Nhận thức được điều này, Công ty tiến hành tổ chức bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu an toàn có sự giám sát, bảo quản thường xuyên với hệ thống kho được bố trí tập trung.
+Mọi nguyên vật liệu mua về đều phải nhập kho, nếu chưa đủ điều kiện hoặc không phải nguyên vật liệu của Công ty, phải có phiếu gửi hàng, phải báo cáo và có sự đồng ý của Giám đốc.
+Thủ kho có trách nhiệm bồi thường mất mát do chủ quan mình gây ra.
+Thủ kho phải chịu trách nhiệm an toàn nguyên vật liệu trong kho, sắp xếp bảo quản theo yêu cầu. Nếu có dấu hiệu ảnh hưởng đến an toàn nguyên vật liệu phải báo cáo người phụ trách trực tiếp xử lý.
-Trong khâu sử dụng:
Trong khâu này, nguyên vật liệu của công ty luôn được tính toán phù hợp vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng như trong thiết kế ban đầu cho từng đơn đặt hàng của khách hàng cũng như sản phẩm công ty sản xuất:
+Nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm. Nghiêm cấm thủ kho cho vay mượn nguyên vật liệu mà không làm thủ tục xuất kho.
+Định kỳ 6 tháng một lần hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý, Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, có hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê. Chênh lệch thừa thiếu phải xác định rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý:
+Nguyên vật liệu thừa ghi tăng thu nhập, nguyên vật liệu thiếu thì người có trách nhiệm phải bồi thường.
+Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện đầy đủ, hoàn chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên do đó theo dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.