Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
(Sơ đồ số: 07)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng.
*Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho đợc đóng thành quyển dùng cho cả năm.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất đợc thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lợng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lợng với kế toán.
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận đợc các phiếu nhập và phiếu xuất nh sau:
Biểu 6:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 06- VT
Kho: VTKK Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 1/11/1995
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Sổ chi tiết
NVL
Bảng tổng hợp N-X-T NVL
Phiếu xuất kho
Sổ kế toán tổng hợp NVL
thẻ kho
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t: Thép cuộn USU 0,4. Đơn vị tính: Kg Mã số: S tt Chứng từ Diễn giải VTĐ Số lợng nhận Xác của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Kiểm kê ngày
31/12/2005 1650 01 ... 20 4/1 Thép cuộn USU 0,4 Thép cuộn USU 0,6 kg 584,4240,2 ... 21 16/1 Thép cuộn USU 0,4 kg 502 ... Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4 Tồn kho cuối tháng 1 2279 Ngời lập (Ký, ghi họ tên)
*Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tơng ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần Kế toán xuông kho lấy các chứng từ nhập, xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận đợc các chứng từ này Kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý cha. Nếu nh các chứng từ đã hợp lý, hợp pháp thì Kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ
khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ tại thời điểm cuối tháng. Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ chi tiết.
Giá bình quân đ ợc tính nh sau:
Ví dụ tính giá bình quân của Thép cuộn USU 0,4 (số liệu kế toán đợc lấy trong sổ kế toán chi tiết).
Đơn giá 40.857.300 + (16.140.543đ + 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg + (584,4kg + 1915kg + 1297kg) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4kg
Trị giá hàng xuất kho của Thép cuộn USU 0,4 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ Trị giá hàng tồn kho của Thép cuộn USU 0,4
1650 + 584,4 – 502 = 1.732,4
Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho các chứng từ xuất kho.
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 21 ( Biểu 5), xuất kho 502kg thép cuộn USU 0,4 đợc hoàn
thiện chứng từ nh sau:
Biểu 7:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 02- VT
Phiếu xuất kho
Ngày 16/1/2007
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Mạnh Tờng - Đội trởng đội sản xuất số 2. Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm.
Xuất tại kho: Vật t kim khí. Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách, phẩm chất Đơn vị tính Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 27.619 13.864.738
Cộng 502 502 13.864.738
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ trởng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên
Với phơng pháp ghi sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng ph- ơng pháp này còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lợng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra.
Biểu 7:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 6 tháng 1 năm 2006
Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Thép cuộn USU 0,4 Quy cách phẩm chất:
Đơn vị tính: Kg Mã số:
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Kiểm kê 31/12/2005 1650 40.857.300 ... 20 4/1 -Nhập kho Thép USU 0,4 -Nhập kho Thép USU 0,6 331 331 27.619 27.143 584,4 240,2 16.140.543 5.833.497,2 ... 21 16/1 Xuất kho Thép USU 0,4 154 27.619 502 13.864.738 ... Tồn cuối tháng 3796,4 103.941.231 3167,4 84.208.811 2279 60.859.720 Ngời ghi sổ (Ký, họ tên)
* Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Tất cả mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời.
Biểu 8:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu– –
Tháng 1/2007
Đơn vị tính: đồng
Stt Tên vật t Đv
tính
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
01 Xi măng trắng Kg 0 0 8.200 19.079.104 820 19.079.104 0 0 ... 07 Xi măng trắng Kg 0 0 8.200 19.079.104 820 19.079.104 0 0 08 Thép cuộn USU 0,4 Kg 1650 40.857.300 3.796,4 103.941.231 3.167,4 84.208.811 2.279 60.589.720 09 Thép cuộn USU 0,6 Kg 800 19.428.800 668,9 16.244.905 1.406,9 34.167.973 62 1.505.732 ………
25 Tay vịn Inox M8 x 50 Cái 25 64.400 200 510.000 225 574.400 0 0
26 Tay vịn Inox M8 x 60 Cái 0 0 250 645.000 50 129.000 200 516.000
………Cộng 115.220.80 Cộng 115.220.80 0 712.666.01 8 635.561.798 174.325.520