III/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Phát triển phần mềm và đào tạo (eDT)
1.3. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty
Công ty Phát triển và đào tạo là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở TK giao dịch tại ngân hàng. Phòng kế toán đợc trang bị đầy đủ máy tính để đáp ứng đợc nhu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ doanh nghiệp. Thực hiện hạch toán kế toán theo đúng chế độ quy định.
Do có sự trợ giúp của máy tính điện tử và phần mềm kế toán nên công việc kế toán của công ty không còn phức tạp và cồng kềnh nh trớc nữa nên cơ cấu tổ chức cũng gọn nhẹ và thống nhất hơn. Phòng kế toán của công ty gồm 4 nhân viên. Một kế toán trởng, một kế toán tổng hợp, một thủ quỹ kiêm kế toán kho, và một kế toán tiền lơng, tiền gửi NH.
Trong doanh nghiệp, tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm là một trong những chỉ tiêu quan trọng, phòng kế toán phải bằng những phơng pháp nghiệp vụ của mình để phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch lu chuyển hàng hoá. Phản ánh và giám sát việc thu tiền hàng kịp thời, đầy đủ, chính xác đồng thời đôn đốc việc nộp tiền bán hàng đúng qui định, kiểm tra so sánh khớp giữa số tiền nộp và số thành phẩm còn lại để có biện pháp giải quyết. Xác định chế độ thu tiền hành cụ thể đối với cửa hàng để vừa đảm bảo thu hồi nhanh chóng tiền vốn, hạn chế mức tối đa số vốn bị chiếm dụng, hạ thấp chi phí lu thông, đôn đốc nhân viên chấp hành tốt mọi công việc. Ngoài ra kế toán còn là tham mu đắc lực cho giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời.
Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, kế toán còn phải tổ chức thực hiện chế độ ghi chép ban đầu chính xác và chặt chẽ bao gồm nh sổ chi tiết về vật liệu, sổ chi tiết về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo từng hạng mục dự án. Cuối tháng các chứng từ gốc ở các công trình kế toán kiểm tra định khoản dùng máy vi tính để
hợp toàn bộ các sổ sách kế toán tổng hợp nh sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản và một sổ chi tiết về các các dự án, các thông tin kế toán để có những chỉ đạo đúng đắn, kịp thời.
Nhờ có chức năng chung của phòng kế toán nh vậy, nên chức năng cụ thể của từng bộ phận cũng đợc quy định rõ ràng:
* Kế toán trởng
- Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác kế toán - tài chính toàn công ty.
- Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hớng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các quy định của Nhà nớc và của ngành về công tác kế toán - tài chính.
- Tham gia ký và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
* Kế toán tổng hợp
- Thay kế toán trởng điều hành công tác kế toán - tài chính khi kế toán trởng đi vắng.
- Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 9111,421).
- Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp khối văn phòng công ty (sổ cái, các báo cáo kế toán khối văn phòng công ty), kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn công ty.
- Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu t xây dựng cơ bản (Tài khoản 2412).
* Kế toán công nợ
- Kế toán thu, chi tiền mặt, tiền lợng, (Tài khoản 1111, 334,).
- Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản vay ngân hàng (Tài khoản 112, 331).
- Công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tài khoản 3361, 3362).
- Kế toán hàng hoá, viết hoá đơn, thanh toán với ngời mua (Tài khoản 131). - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh (Tài khoản 642)
- Các khoản tạm ứng và công nợ khác (Tài khoản 141, 1388, 3388) theo dõi tăng, giảm quỹ (Tài khoản 414, 431).
* Thủ quỹ
Quản lý thu chi tiền mặt , kiểm tra đối chiếu chứng từ. ở đây thủ quỹ còn kiêm cả thủ kho quản lý hàng hoá, lập báo cáo tồn quỹ, tồn kho
Biểu 2 Sơ đồ tổ chức: