2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH
2.2.1.1. Thủ tục nhập kho hàng hóa
Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ tài chính phát hành.
VD1 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số : 000468
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Hòa Phát, kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên :
- Một liên lưu tại gốc
- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ )
- Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 468 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4 1 ∅ 101.6 x 4.0 x 6 kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328 2 ∅ 88.3 x 2.5 x 6 kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640 3 ∅ 33.5 x 1.1 x 6 kg 421,60 421,60 14.909,09 6.285.672 4 ∅ 126.8 x 3.0 x 6 kg 934,32 934,32 14.000,00 13.080.480 5 ∅ 88.3 x 3.0 x 6 kg 113,61 113,61 14.000,00 1.590.540 6 ∅ 75.6 x 3.0 x 6 kg 386,76 386,76 14.000,00 5.414.640
Tổng tiền 112.319.971
- Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn.
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
VD 2 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Công ty cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 0002021. Kế toán lập phiếu nhập kho :
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 2021 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty Cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 14.909,09 4.442.909
2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 14.909,09 8.635.345
3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 14.909,09 16.359.446
5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 14.909,09 22.012.973
6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 14.909,09 4.532.363
7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 14.272,73 20.991.618 Tổng tiền 84.511.199
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Tám mươi tư triệu năm trăm mười một ngàn một trăm chín chín đồng chẵn..
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên
VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 000514. Kế toán lập phiếu nhập kho :
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 514 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 30S-7515
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 Ống thép hàn kg
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai tr ăm hai m ư ơi s áu tri ệu, kh ông tr ăm s áu m ư ơi l ăm ng àn, m ột tr ă m n ăm l ăm đ ồng ch ẵn.
- Số chứng từ gốc kèm theo :
Nhập,ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
• Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau :
Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng/ Enter.
Kế toán khai đầy đủ thông tin vào phiếu nhập mua hàng ( mã khách,người giao hàng, diễn giải, TK có 331, ngày chứng từ)
- Hạch toán : mã hàng, mã kho, số lượng, đơn giá
- Hóa đơn thuế ( khai báo các thông tin về hóa đơn mua hàng ) + Mẫu BC : 3
+ Mã tính chất : 1
+ Số chứng từ ( số HĐ )
+ Số seri : trên Hóa đơn GTGT + Ngày chứng từ
+ Mã thuế : 00 tương ứng 0% 05 tương ứng 5% 10 tương ứng 10% - Chi phí :
+ Tổng chi phí : gõ tiền chưa VAT + Phân bổ tự động
- Lưu