Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật t đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm tra về chất lợng vật liệu, số lợng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật t gồm:
Phòng kinh doanh, đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật t của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật t” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kinh
doanh để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trờng hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kinh doanh làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán vật t căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên với đầy đủ các chữ ký. Sau đó kế toán vật t chuyển cho các bộ phận có liên quan:
+ Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
+ Một liên lu lại tại nơI lập phiếu.
Trình tự nhập kho có thể kháI quát bằng sơ đồ nh sau:
NVL
Hoá đơn
Kiểm nghiệm
Phiếu NK
P. kiểm nghiệm Nhập kho
Cụ thể: Ngày 2/5/2009 nhập nguyên vật liệu của công ty Cổ phần XNK Hoà An nh sau.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001494 ngày 2/5/2009 biểu số 2.2 trang 71, Công ty mua vật t của công ty CP GiảI pháp điện tử, thông tin
Biểu số 2.2: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL
Hoá đơn ( GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 5 năm 2009 ET/2009-B N0 001494 Đơn vị bán hàng : Công ty CP GP điện tử thông tin
Địa chỉ : 163A- GiảI Phóng - Đồng Tâm – HBT - HN Điện thoại : MS:
0 1 0 1 4 9 8 2 4 7 Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An
Địa chỉ: 45B/126 Khơng Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS:
0 1 0 2 0 7 7 2 8 0 x x x x
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
2 Nhựa LD Kg 5.200 19.000 98.800.000
Cộng tiền hàng 211,300,000
Thuế GTGT: 10% tiến thuế GTGT 21.130.000
Tổng cộng tiền thanh toán 232.430.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba hai triệu bốn trăm ba mơI nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật liệu về nhập kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm nh sau:
Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 03VT
Biên bản kiểm nghiệm vật t Số: 52.
Ngày 2 tháng 5 năm 2009
Đơn vị bán: Công ty CP GP điện tử thông tin Hoá đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t
Đơn vị Số lợng
Theo hoá đơn Theo thực tế
1 Nhựa PP Kg 4.500 4.500
Cộng 9.700 9.700
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật t Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn biểu số 2.2 trang 71 và biên bản kiểm nghiệp vật t biểu số 2.3 trang 72 kế toán lập phiếu nhập kho:
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho
Đơn vị: CT CP XNK Hoà An Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 5 năm 2009 Mẫu số 01VT. QĐ số 48/2006-BTC Số: 52 Họ và tên ngời giao hàng: Công ty CP GP điện tử thông tin
Theo hoá đơn số: 001494, ngày 2 tháng 5 năm 2009 Nhập tại kho: Công ty
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Nhựa PP NPP Kg 4.500 4.500 25.000 112.500.500 2 Nhựa LD NLD kg 5.200 5.200 19.000 98.800.000 Cộng 211.300.000
(Bằng chữ: Hai trăm mời một triệu ba trăm nghìn đồng)
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ngày 9/5/2009 công ty mua vật liệu phẩm màu trắng cốm. Chứng từ gồm có hoá đơn giá trị gia tăng số 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009, công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành (biểu số 2.5 trang 73)
Biểu số 2.5: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn ( GTGT)
Lên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 9 tháng 5 năm 2009 GQ 2009B N0 018051 Đơn vị bán hàng : công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Địa chỉ : Phố mới – Minh Khai – Văn Lâm – Hng Yên Điện thoại : MS:
0 9 0 0 2 9 3 4 5 4
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Anh Minh Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An.
Địa chỉ: 45B/126 Khơng Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS
0 1 0 2 0 7 7 2 8 0
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Phẩm màu trắng
cốm Kg 1000 32.000 32.000.000
Cộng tiền hàng 32.000.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 3.200.000
Tổng cộng tiền thanh toán 35.200.000
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Đóng dấu, ký, họ tên
Căn cứ vào hoá đơn GTGT biểu số 2.5 trang 74 công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau:
Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật t
Mẫu số 03VT Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56.
Đơn vị bán: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Hoá đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị Số lợng
Theo hoá đơn Theo thực tế
1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000
Cộng 1.000 1.000
Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày.
Thủ kho Cán bộ vật t Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ hoà hoá đơn GTGT (biểu số 2.5) và biên bản kiểm nghiệm vật t (biểu 2.6) kế toán lập phiếu nhập kho
Biểu số 2.7: Phiếu nhập kho
Đơn vị: CT CP XNK Hoà An phiếu nhập kho Mẫu số 01VT. Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56
Họ và tên ngời giao hàng: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Theo hoá đơn số: 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009
Nhập tại kho: Vật t
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t
Mã số
Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000 32.000 32.000.000 Cộng 32.000.000
(Số tiền bằng chữ: Ba hai triệu đồng chẵn.)
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)