III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.1. Trờng hợp nhập vậ tt từ nguồn mua ngoài.
Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật t khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật t đợc chuyển đến công ty(thông thờng việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) ngời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật t(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật t, khối lợng vật t, định giá vật t, thành tiền , hình thức thanh toán...)lên phòng vật t.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trờng hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lợng và chất lợng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật t xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lợng đảm bảo, đủ số
lợng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+Một liên do phòng vật t giữ.
+ Một liên giao cho ngời đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Nh trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lợng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thờng dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
Hoá đơn GTGT nh sau
Hoá đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2001 ký hiệu:HC/01-B Số 032977
43
Đơn vị bán hàng:Doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải
Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:...MS:
Họ tên ngời mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2
Địa chỉ:Km 10 Nguyễn Trãi Hà Đông – Hà tây Tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt,...MS:0500236821
TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000
Cộng tiền hàng: 25.280.000 Thuế xuất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 25.280 Tổng cộng tiền thanh toán:26.544.000
Số tiền viết bằng chữ:.Hai mơi sáu triệu năm trăm bốn mơi bốn nghìn... Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe là anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế toán thanh toán theo trình tự sau:
Hoá đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2001 ký hiệu:HC/01-B Số 033475
44
Đơn vị bán hàng:Anh Đỗ tuấn Đạt
Địa chỉ:...Số tài khoản: Điện thoại:...MS:
Họ tên ngời mua hàng:Lê duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2
Địa chỉ:..Hà Đông Hà Tây Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt ...MS:0500236821-1
TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Vận chuyển cát vàng Chuyến 8 50.000 400.000
Cộng tiền hàng: 400.000 Thuế xuất GTGT:10%...Tiền thuế GTGT: 40.000 Tổng cộng tiền thanh toán:440.000 Số tiền viết bằng chữ:..Bốn trăm bốn mơi ngàn.đồng....
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải cán bộ phòng vật t viết phiếu nhập kho vật t.
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001
Nợ TK: Có TK:
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn văn Nguyên
Theo...số...ngày...tháng...năm2...của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2001.
Nhập tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vt Msố Đvt Slợng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cat vàng Thuế GTGT5% Cộng 790 790 32000 25.280.000 1.264.000 26.544.000
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai sáu triệu năm trăm bốn mơi ngàn. Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập cha vào thẻ kho hoặc tiếp liệu cha mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số d cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.