2.3.4.5.1 Tài khoản sử dụng:
-334;phải trả cụng nhõn viờn
-3342:cụng nhõn phụ trỏch cung ứng dịch vụ,sản xuất -3342:cụng nhõn viờn quản lý doanh nghiệp
-338:cỏc khoản trớch theo lương -3382:kinh phớ cụng đoàn
-3383:bảo hiểm xó hội -3384;hảo hiểm y tế
-3388:phải trả phải nộp khỏc Kết cấu cỏc tài khoản này:
+bờn nợ :số đó trả hay cỏc khoản khấu trừ vào lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn
+Bờn cú:tiền lương phải trả cụng nhõn viờn và cỏc khoản tớnh trớch nộp theo lương
2.3.4.5.2 Chứng từ và cỏch luõn chuyển chứng từ
Cỏc chứng từ thuộc chỉ tiờu lao động tiền lương được lập nhằm theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng lao động;theo dừi cỏc khoản thanh toỏn cho người lao
động trong đơn vị như:tiền lương,phụ cấp,tiền thưởng,cụng tỏc phớ,tiền làm thờm giờ;theo dừi cỏc khoản thuờ ngoài,cỏc khoản trớch nụp theo lương
*Bảng chấm cụng:dựng để theo dừi ngày cụng thực tế làm việc,nghỉ việc,nghỉ hưởng BHXH,…để cú căn cứ trả lương,BHXH thay lương cho từng người và quản lý lao động cho đơn vị.
Hàng ngày tổ trưởng căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của bộ phận mỡnh để chẫm cụng cho từng người.Cuối thỏng người chấm cụng và người phụ trỏch bộ phận kớ vào bảng chấm cụng và chuyển bảng cựng cỏc giấy tờ liờn quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH,giấy xin việc khụng hưởng lương,.. về bộ phận kế toỏn kiểm tra đối chiếu quy ra cụng tớnh lương và BHXH
Ngày cụng được quy định là 8h/ngày.Khi tổng hợp quy thành ngày,giờ lẻ thỡ ghi số giờ lẻ bờn cạnh số cụng và đỏnh dấu phẩy ở giữa.Bảng chẫm cụng được lưu tại phũng kế toỏn cựng cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
Phương phỏp chấm cụng theo ngày:mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khỏc như hội họp,..thỡ mỗi ngày dựng 1kớ hiệu để chấm cụng cho ngày đú.Trong đú cú lưu ý :
+Nếu trong ngày người lao động làm việc cú 2 thời gian khỏc nhau thỡ chỉ ghi cụng theo kớ hiệu của cụng việc chiếm nhiều thời gian nhất.Vớ dụ:người lao động trng ngày họp 5h,làm lương thời gian 3h thỡ cả ngày hụm đú chấm”H”(hội họp)
+nếu trong ngày người lao động làm 2việc cú thời gian bằng nhau thỡ chấm cụng theo cụng việc diễn ra trước.
Ký hiệu bảng chấm cụng
Lương thời gian: + Ốm, điều dưỡng: ễ
Nghỉ phộp: P.
Nghỉ bự: NB. Nghỉ khụng lương: Ro. Ngừng việc: N Tai nạn: T. Nghỉ thai sản: TS Bảng 2:bảng chấm cụng thỏng 10/2009 Bộ phận: Phũng Hành chớnh Bảng chấm cụng Thỏng 10 năm 2009 S T Họ và tờn Cấp bậc Ngày trong thỏng Số cụng 1 2 .. 5 6 7 8 ... 28 29 30 31 1 Lờ Văn An + + + + + + + 22 2 Nguyễn Văn Tuấn + + + + + + + + + 24 3 Nguyễn Thị Hà + + + + + + + 22
4 Hoàng xuõn Hải + + + + + + + 22
5 Nguyễn Cụng Tài + + + + + N N N N 18 ... ... .. ... 89 Đố Tiến Việt + + + + + H + + + 24 90 Trần Văn Xuõn + + + + + + + 22 Phụ trỏch đơn vị (Ký tờn) Người chấm cụng (Ký tờn)
Bảng 3:bảng thanh toỏn lương bộ phận giỏn tiếp
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG BỘ PHẬN GIÁN TIẾP THÁNG 10 NĂM 2009 STT HỌ VÀ TấN Hệ số Lương cơ bản650.000VND Lương làm thờm giờ,tiền thưởng,thu nhập khỏc Cỏc khoàn khấu trừ vào lương Tổng cộng Ký nhận 1 2 3 4 = 3 x 650.000 5 6 7 = 4 + 5 - 6 1 Lờ Văn An 6,31 4.101.500 932.159 121.340 4.072.319 2 Nguyến Thị Hà 4.33 2.814500 55.250 2.759.250
3 Hoàng xuõn Hải 3.89 2.582.500 65.250 2.517.250
4 Nguyễn tiến Hựng 4.2 2.730.000 610.000 210.010 3.129.990 ,,, …. … …….. ……… ……… ………. … ………. … ………. ……… ………….. ………. 89 Đỗ Tiến Việt 6.54 4.251.000 1.210.530 254.135 5.437.395 90 Trần Văn Xuõn 2.8 1.820.000 55.250 1.764.750 Tổng cộng 287.216.500 17.213.920 9.510.250 294.920.170
*Bảng chấm cụng làm thờm giờ:theo dừi ngày cụng thực tế làm thờm ngoài giờ để cú căn cứ nghỉ bự hoặc thanh toỏn cho người lao động.
Hàng ngày tổ trưởng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào số giờ làm thờm để chấm giờ làm thờm.Cuối thỏng người chấm cụng và giỏm đốc kớ vào bảng và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn kiểm tra đối chiếu quy ra cụng để thanh toỏn
*Bảng thanh toỏn tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toỏn tiền lương,phụ cấp,cỏc khoản thu nhập tăng thờm ngoài tiền lương,kiểm tra việc thanh toỏn tiền lương và là căn cứ để thống kờ về lao động tiền lương
Cuối mối thỏng căn cứ vào chứng từ liờn quan kế toỏn thanh toỏn lập bảng thanh toỏn tiền lương chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột xong trỡnh cho giỏm đốc và sau đú chuyển cho kế toỏn lập phiếu chi và phỏt lương
Bảng thanh toỏn lương được lưu tại phũng kế toỏn.Mỗi lần lĩnh lương người lao động phải trực tiếp kớ vào cột kớ nhận hoặc người nhận hộ phải kớ thay.
*Bảng thanh toỏn tiốn thưởng:là chứng từ xỏc nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tinhd thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toỏn
Bảng thanh toỏn tiền thưởng do phũng kế toỏn lập theo từng bộ phận và phải cú chữ kớ của người lập,kế toỏn trưởng và giỏm đốc
*Giấy đi đường:là căn cứ để cỏn bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi cụng tỏc và thanh toỏn cụng tỏc phớ,tàu xe sau khi về doanh nghiệp.
Khi đi cụng tỏc về người đi cong tỏc xuất trỡnh giấy đi đường để phụ trỏch bộ phận xỏc nhận về ngày về và thời gian được hưởng lưu trỳ.Sau đú đớnh kốm cỏc chứng từ trong đợt cụng tỏc(như vộ tàu,vộ phà,húa đơn thanh toỏn tiền nghỉ..) vào giấy đi đường và nộp kốm cho phũng kế túan để làm thủ tục thanh toỏn cụng tỏc phớ,thanh toỏn tạm ứng sau đú đưa cho kế toỏn trưởng duyệt chi thanh toỏn
*Tương tự cũng cú bảng thanh toỏn tiền làm thờm giờ,bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài
*Hợp đồng giao khoỏn:là bản kớ kết giữa người giao khoỏn và người nhận khoỏn nhằm xỏc định về khối lượng cụng việc khoỏn hay nội dung,thời gian hoàn thành,trỏch nhiệm quyền lợi mỗi bờn.Đồng thời là cơ sở để thanh toỏn chi phớ cho ngừoi nhận khoỏn.
Hợp đồng giao khoỏn do bờn giao khoỏn lập thành 3bản: -1 bản giao cho người nhận khúan
-1 bản lưu ở bộ phận hợp đồng
-1 bản chuyển về phũng kế toỏn cho người cú trỏch nhiệm theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng giao khoỏn và làm căn cứ để thanh toỏn hợp đồng
Hợp đồng giao khoỏn phải cú đầy đủ chữ kớ,họ tờn của đại diện bờn giao khoỏn và đại diện bờn nhận khoỏn,người lập và kế toỏn trưởng bờn giao khoỏn.
*Biờn bản thanh lý hợp đồng giao khoỏn: là chứng từ nhằm xỏc nhận số lượng,chất lượng cụng việc và giỏ trị của hợp đồng đó thực hiện làm căn cứ để 2bờn thanh toỏn và chấm dứt hợp đồng.
Biờn bản thanh lý hợp đồng được lập thành 4 bản,mỗi bờn giữ hai bản. *Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương:dựng để xỏc định số tiền bảo hiểm y tế,BHXH,kinh phớ cụng đoàn mà đơn vị người lao động phải nộp trong quý cho cơ quan BHXH và cụng đoàn.Chứng từ này làm cơ sở để ghi sổ kế toỏn và cỏc khoản trớch nộp theo lương
Bảng kờ được lập thành 2bản cú đầy đủ chữ kớ của người lập,kế toỏn trưởng,giỏm đốc.
*Bảng phõn bổ trờn lương và BHXH:dựng để tập hợp và phõn bổ tiền lương,tiền cụng thực tế phải trả,BHXH,KPCĐ phải trớch nộp trong thỏng (ghi cú TK 334,335,3382,3383,3384)
Bắt đầu từ ngày 01/01/2010 mức đúng Bảo hiểm thay đổi như sau: 1. BHXH 22%: a. Người sử dụng lao động đúng 16% b. Người lao động 6% 2. BHYT 4,5%: a. Người sử dụng lao động đúng 3% b. Người lao động 1,5% 3. BHTN 2%: a. Người sử dụng lao động đúng 1% b. Người lao động 1% Tổng cộng mức đúng: a. Người sử dụng lao động đúng 20% b. Người lao động 8,5%
Mụ hỡnh 12: quy trỡnh luõn chuyển và tớnh lương cỏc khoản trich theo lương Nhõn viờn Người chấm cụng Kế toỏn phu trỏch lương Kế toỏn trưởng Khụng Đồng ý đồng ý Giỏm đốc Đi làm Chấ m cụng Tập hợp bảng tớnh chứng từ Xem và duyệt Lập bảng thanhtoỏ n lương Kiểm tra bảng lương Ký vào bảng lương Kớ nhận tiền Phỏt lương Nhận lại bảng
2.3.5.4.3 Hạch toỏn tiền lương của CBCNV trong cụng ty:
Kế toỏn hạch toỏn thời gian lao động phải đảm bảo ghi chộp,phản ỏnh kịp số giờ cụng ngày làm việc thực tế của từng người lao động,từng phũng ban.Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toỏn là “Bảng chấm cụng “.Dựa trờn cỏc chứng từ đó lập về số lượng,thời gian lao động và kết quả lao động kế toỏn lập bảng thanh toỏn tiền lương cho từng bộ phận.Kế toỏn tập hợp chứng từ để vào sổ nhật kớ chung:
-Giấy đề nghị thanh toỏn tiền lương của CBCNV trong thỏng -Giấy đề nghị thanh toỏn tiền thưởng của CCNV trong thỏng -GIấy thanh toỏn tiền ăn ca của CBCNV trong thỏng
……..
2.3.5.4.4 Hạch toỏn BHXH.BHYT,KPCĐ tại cụng ty:
*quỹ bảo hiểm xó hội:là quỹ dựng để trợ cấp cho người lao động cú thể tham gia đúng gú quỹ trong cỏc trường hợp họ bị mất khả năng lao động như:đau ốm,thai sản,tai nạn lao động,hưu trớ,mất sức…
Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được hỡnh thành với tỉ lệ 22% quỹ lương trong đú cú 16% cụng ty chịu và 6%người lao động chịu tớnh trờn tổng quỹ lương.Nhứng khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp cỏc trường hợp họ bị đau ốm,tai nạn lao động,nữ nhõn viờn nghỉ đẻ hoặc thai sản…được tớnh toỏn trờn cơ sở mức lương ngày của họ,thời gian nghỉ(cú chứng từ hợp lờ) và tỉ lệ trợ cấp BHXH.Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH kế toỏn phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và lập bảng thanh toỏn BHXH để làm cơ sở thanh toỏn với cơ quan quản lý quỹ.
Vớ dụ:ụng Lờ Văn An trong thỏng 10/2009 hệ số lương 6,31 vậy số tền BHXH ụng phải đúng là:
650.000ì6,31ì6%=246.090VND (650.000 VND là mức lương tối thiểu)
Doanh nghiệp trừ trực tiếp BHXH trong bảng lương của CBCNV theo thỏng.
*Quỹ bảo hiểm y tế: là quỹ dựng để trợ cấp cho những người cú tham gia đúng gúp quỹ cho cỏc hoạt độnh khỏm chữa bệnh.Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp phải tiến hành trớch quỹ BHYT bằng 4,5% trong đú doanh nghiệp đúng gúp 3%(tớnh vào chi phớ kinh doanh) cũn người lao động đúng gúp 1,5% trừ vào thu nhập của họ
Quỹ BHYT do cơ qun BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thụng qua mạng lưới y tờ.Vỡ vậy cỏc doanh nghiệp phải nụp cơ quan BHYT qua tài khoản của họ ở kho bạc
Vớ dụ:ụng Lờ Văn An trong thỏng 10/2009 hệ số lương 6,31 vậy số tền BHYT ụng phải đúng là:
650.000ì6,31ì1,5%=61.5225VND
Doanh nghiệp trừ trực tiếp BHYT vào bảng lương của CBCNV theo thỏng.
Đối với cụng ty TNHH Quảng cỏo và truyền thụng Nguyễn thỡ khi thanh toỏn cỏc cụng ốm của cỏn bộ trong cụng ty hnàg thỏng căn cứ vào phiếu ốm của bệnh viện hoặc của phũng y tế(cụng ty chỉ cho phộp nghỉ khụng quỏ 3ngày/thỏng.Nếu từ 3 ngày trở lờn phải cú phiếu ốm của bệnh viện mới được thnah toỏn cụng ốm,mẫu phiếu nghỉ ốm.
Sau khi cú mẫu phiếu nghỉ ốm của phũng y tế đưa sang kế toỏn căn cứ trờn phiếu cho nghỉ ốm để tớnh lương ốm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn đươc hưởng BHXH được chia làm 2 loại:-nghỉ ốm được hưởng 75%lương cơ bản
-nghỉ thai sản được nghỉ 100% lương cơ bản. Lương ốm được tớnh như sau:
Lương tối thiểuìhệ số cấp bậcìsố ngày nghỉ ốmì75% Lương nghỉ thai sản được tớnh như sau:
Lương tối thiểuìhệ số cấp bậcìsố thỏng được nghỉ theo quy địnhì100%
Và ngoài 4 thỏng được nghỉ theo quy định của nhà nước cũn được hưởng trợ cấp 1lần khi sinh con bằng 1thỏng lương cơ bản.
Từ quỹ BHXH nờu trờn cho thấy quỹ bảo hiểm xó hội gắn liền với lợi ớch cửa ngừoi lao động.
*Kinh phớ cụng đoàn:là nguồn tài trợ cho hoạt động cụng đoàn ở cỏc cấp.quỹ được hỡnh thành bằng cỏch trớch 2% tổng quỹ lương toàn doanh nghiệp.Trong đú 1% phải nộp lờn cấp trờn cũn lại 1%giữ lại cơ sở hoạt động.
Số trớch ở trờn được tớnh vào chi phớ của cụng ty.
2.3.5.4.5 Quy trỡnh ghi sổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Hàng thỏng kế toỏn cụng ty tập hợp cỏc chứng từ đó hạch toỏn để làm căn cứ ghi sổ kế toỏn theo cỏc định khoản đó ghi.
Cụng ty ỏp dụng thống nhất hỡnh thức nhất kớ chung vỡ vậy cỏc chứng từ hạch toỏn lương và cỏc khoản trớch theo lương trước tiờn được vào sổ chi tiết cho từng tỏi khoản rựi vào sổ cỏi.Chỳng được ghi vào TK 334,3383,3382
PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY
*Ưu điểm:
Trong thời buổi nền kinh tế thị trường,vấn đề cú ý nghĩa sống cũn với sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp núi chung cũng như cụng tỏc tiền lương núi riờng là tớnh hiệu quả và bền vững.Điều này đũi hỏi mỗi doanh nghiệp phải để ra cho mỡnh hàng laọt cỏc biện phỏp quản lý phự hợp.Một trong những cụng cụ quản lý đú là việc tạo động lực kớch thớch vậ chất mạnh mẽ,kớch thớch cỏc doanh nghiệp sử dụng lao động và đú chớnh la cụng tỏc tiền lương và thực hiện cỏc chớnh sỏch xó hội với người lao động,
-Hoạt động kế toỏn được tổ chức khoa học,cú sự phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng.Trỏnh được gian lận,lợi dụng chức vụ hay biển thủ.Trỏch nhiệm cụng việc của từng người được chỉ rừ,đảm bảo thực hiện nghiờm và trỏch nhiệm với cụng việc.
-Hệ thống sổ sỏch,tài khoản bỏo cỏo được trỡnh bày hợp thức theo quy định.Số liệu được cập nhập kịp thời,khoa học.
-chế độ trớch lập lương và cỏc khoản trớch theo đỳng tỉ lệ quy định và kịp thời theo những quy định thay đổi của nhà nước.
-Lực lượng lao động trẻ.Hỡnh thức trả lương phự hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh
-Tạo dựng một mụi trường làm việc lành mạnh cho cụng nhõn làm việc,học hỏi và phỏt triển
-Luụn thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ với nhà nước
*Nhược điểm:
Bờn cạnh những ưu điểm của cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương mà cụng ty đó đạt được vẫn cũn những tồn tại cần phải khắc phục:
-việc trả lương cho CBCNV trong cỏc phũng ban mới chỉ căn cứ vào cấp bậc và số ngày cụng thực tế mà chưa chỳ ý đờnd hiệu quả lao động của bản thõn mỗi lao động.Do vậy xột đến hiệu quả chung trong cụng việc thỡ tiền lương chưa thực sự gắn với hiệu quả cụng việc của mỡnh.Vỡ thế mà vẫn cũn xuất hiện tỡnh trạng người lao động cứ đi làm đầy đủ ngày cụng theo chế độ,khụng gõy ra sai phạm vẫn cú thể được lĩnh như những người khỏc mà khụng cần phải cố gắng.
Như chỳng ta đó biết ngày cụng lao động là một yếu tố quan trọng để tớnh lương cơ bản cho nhõn viờn,Ngoài việc phản ỏnh mức độ hao phớ mà người lao động bỏ ra,nú cũn phản ỏnh trỏch nhiệm và thỏi độ của cụng nhõn viờn đối với cụng việc.Do đú chấm cụng lao động chớnh xỏc sẽ cú sự cụng bằng cho mỗi người.
Tại cụng ty,kế toỏn thanh toỏn cú nhiệm vụ tổng hợp hàng ngày cụng việc thực tế của CBCNV.Cũn số liệu số liệu chấm cụng hàng ngày được do những người được giao nhiệm vụ chấm cụng ở cỏc phũng ban trực tiếp.Cỏn bộ tiền lương khụng phải là người trực tiếp theo dừi chấm cụng,việc đi trễ về sớm thường khụng đảm bảo giờ cụng làm việc và thực hiện trong bảng chấm cụng.Do vậy để khắc phục tỡnh trạng này cỏ bộ tiền lương nờn thường xuyờn theo dừi chấm cụng ở cỏc phũng ban để việc chấm cụng được chớnh xỏc.
-biện phỏp để nõng cao trỏch nhiệm cũng như thỏi độ làm việc cho người lao động
+nếu đi trễ hoặc về sớm 3lần trong 1thỏng thỡ sẽ bị trừ 1/4ngày cụng + nếu đi trễ hoặc về sớm 3-5lần trong 1thỏng thỡ sẽ bị trừ 1/2 ngày cụng
+ nếu đi trễ hoặc về sớm 3lần trong 1thỏng thỡ sẽ bị trừ 1 ngày cụng Để tiền lương thực sự là đũn bẩy kớch thớch tinh thần làm việc của người lao động,động viờn họ thỡ cụng ty nờn xõy dựng cơ chế cụ thể cho người lao động nhằm hạn chế tớnh bỡnh quõn trong việc chi trả thưởng.