2.2.1.1 Thủ tục nhập kho và các chứng từ sử dụng
− Trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng Kinh Doanh được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển về kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết “Hợp đồng kinh tế” với các nhà cung cấp, NVL mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến Công ty hay do Công ty tự vận chuyển về kho, tùy sự thỏa thuận giữa hai bên.
Ví dụ: Ngày 04 tháng 03 năm 2008, Công ty mua 50 cây Ống thép hàn D30x60x1,8 (tương đương 726,5 kg); Đơn giá 14.748 đ/kg Công ty nhận được Hóa đơn GTGT theo Biểu số 04
Theo Hóa đơn GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty TNHH Tâm Dung đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá chưa thuế ghi trên Hóa đơn.
Hóa đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hóa đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2..
Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận (Thủ kho) lập “Biên bản giao nhận vật tư” (Biểu số 05) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng Kinh doanh sẽ lập “Phiếu nhập kho” (Biếu số 06) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập. Sau đó thủ kho tiến hành ghi Thẻ kho cho loại NVL đó.
Trên Phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo Hóa đơn GTGT, đơn giá của từng loại NVL. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, Phòng kinh doanh, Người giao hàng, Thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, trong đó:
Liên 1: Lưu ở Phòng Kinh doanh Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để ghi sổ
Phiếu Nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng Kinh doanh ký. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận hàng, ghi sổ thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 07: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho
− Trường hợp nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến
Khi NVL được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ Phòng Kinh doanh viết phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài.
Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ phòng Kinh doanh Trường phòng Kinh doanh Thủ kho Kế toán NVL Nghiệp vụ nhập NVL Lưu Đề nghị nhập kho Lập Biên Bản kiểm nhận Lập phiếu Nhập kho Ký phiếu
nhập kho Nhập kho bảo quản, Ghi sổ, lưu giữ
2.2.1.2. Trình tự kế toán Nhập NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực a. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nhập NVL Công ty sử dụng TK 152 và các tài khoản khác có liên quan với đối ứng Nợ của TK 152 để phản ánh tình hình thanh toán và thuế GTGT được khấu trừ: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 133 …
b. Trường hợp mua NVL thanh toán ngay bằng tiền mặt
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho được gửi lên phòng kế toán, Kế toán lập “Phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp. Căn cứ vào các chứng từ là phiếu thu, phiếu chi, Kế toán thanh toán tiến hành lập Báo cáo quỹ (được lập 5 ngày 1 lần). Sau khi được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và Giám đốc, cuối tháng kế toán thanh toán tiến hành lập “Nhật ký chứng từ số 1”.
Ví dụ:
Theo Hóa đơn 76118 ngày 05 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 50m Cáp ruột đồng TC/XLPE1x70 với đơn giá 125.000 đ/m của Công ty TNHH thiết bị điện Hải Long, thanh toán ngay bằng tiền mặt với số tiền 6.562.500 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 312.500 đ). Nghiệp vụ này được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 1 như sau (Biểu số 07):
BIẾU SỐ 07: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ ĐIỆN LỰC
150 HÀ HUY TẬP, YÊN VIÊN, GIA LÂM, HÀ NỘI
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111 - Tiền mặt Tháng 03 năm 2008
Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK Cộng có TK 111 131 152 133 141 … 331 641 642 … 05/03 6.250.000 312.500 6.562.500 09/03 7.552.300 7.552.300 10/03 5.005.260 5.005.260 … … Tổng cộng … 150.725.546 7.536.277 45.000.000 … 514.984.100 … … … 1.122.536.420 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008
Kế toán trưởng Người lập
c. Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Khi phát sinh các nghiệp vụ mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, Kế toán thanh toán dựa vào Giấy báo Nợ của ngân hàng, các Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho (Đã qua kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng và Giám Đốc) để lập Nhật ký chứng từ số 2.
Ví dụ:
Theo Hóa Đơn 52223 ngày 08 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 20.460 kg Thép tấm F10x1500x6000mm với đơn giá 11.890 đ/kg của Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt, thanh toán bằng chuyển khoản với số tiền 255.432.870 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 12.163,470 đ). Theo Hóa đơn 52245 ngày 21 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 10.900 kg Thép tấm F10x1500x6000mm với đơn giá 12.000 đ/kg của Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt, thanh toán bằng chuyển khoản với số tiền 137.340.000 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 6.540.000 đ) … Các nghiệp vụ này được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 2 như sau (Biểu số 08):
BIỂU MẪU 08: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ ĐIỆN LỰC
150 HÀ HUY TẬP, YÊN VIÊN, GIA LÂM, HÀ NỘI
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 03 năm 2008
Ngày Ghi Có TK 112, Ghi Nợ các TK Cộng có TK 112 131 152 133 141 … 331 641 642 … 08/03 243.269.400 12.163.470 255.432.870 … 12/03 3.524.123.000 3.524.123.000 … 18/03 82.056.121 82.056.121 18/03 100.522.120 100.522.120 … 21/03 130.800.000 6.540.000 137.340.000 … Tổng cộng 525.112.600 26.255.630 … … 40.521.076.163 … … … 42.112.986.640 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008
Kế toán trưởng Người lập
d. Trường hợp mua NVL chưa thanh toán với người bán
Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực, khi phản ánh tình hình NVL chưa về nhập kho, Công ty không sử dụng “TK Hàng mua đang đi đường” mặc dù trên thực tế có trường hợp hàng về mà Hóa đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Trong trường hợp đó, công ty không tiến hành hạch toán mà chờ đến khi hàng về mới hạch toán thẳng vào TK 152 như bình thường. Để theo dõi việc thanh toán khi mua NVL nhập kho chưa thanh toán với người bán, kế toán sử dụng “Sổ chi tiết 331” và “Nhật ký chứng từ số 5”.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết 331): Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật tư. Do chỉ có trường hợp hàng và Hóa đơn cùng về mới làm thủ tục nhập kho và thanh toán nên phần ghi Có TK 331 hàng ngày căn cứ vào Hóa đơn do Phòng Kinh doanh chuyển lên. Phần ghi Nợ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu chi, Giấy ủy nhiệm chi, … hay khi Công ty ứng trước tiền cho nhà cung cấp.
Nhật ký chứng từ số 5: Được dùng để theo dõi tổng hợp mỗi quan hệ hạch toán với nhà cung cấp vật tư, dịch vụ cho Công ty. Cơ sở ghi sổ là Hóa đơn, chứng từ liên quan được tổng hợp vào cuối tháng. NKCT số 5 được mở mỗi tháng một lần để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, mỗi đơn vị bán được theo dõi trên một dòng (Biểu số 09).
e. Trường hợp Công ty tạm ứng cho cán bộ đi mua NVL
Khi có nhu cầu mua NVL, căn cứ vào “Giấy đề nghị mua NVL” do Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất ký duyệt, nhân viên tiếp liệu sẽ được tạm ứng đi mua NVL. Số tiền tạm ứng được theo dõi trên “Sổ chi tiết 141” cho đối tượng nhận tạm ứng. Cuối tháng, kế toán tạm ứng sẽ căn cứ vào số liệu trên “Sổ chi tiết 141” ghi vào “Nhật ký chứng từ 10” (Biểu số 10), mỗi người được ghi một dòng trên Nhật ký. Khi NVL về nhập kho với đầy đủ chứng từ hợp lệ, nhân viên thu mua sẽ viết “Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” để kế toán có cơ sở thanh toán.