Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . .
+ Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn đợc lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:
Liên 1: đợc lu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán
+ Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lợng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: một liên lu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán.
+ Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lợng xuất nhập tồn kho từng loại mặt hàng ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng.
Theo định kỳ (mời ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho ngời vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đờng. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu.
Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán
Biểu 1
Hoá đơn (GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002
Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B
No :012216
Đơn vị: Phan Phù Tiên, Hà nội Số tài khoản Điện thoại:7340247 MS:
Họ tên ngời mua hàng: Vũ Hoàng Anh Đơn vị: Trung tâm thơng mại Hải Dơng.
Địa chỉ: Bạch Đằng, Hải Dơng Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS:
ST T
Tên hàng hoá Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) A B C 1 2 3 Sữa ANLENE 1 ANLENE 400G Trắng Thùng 50 1087685 54384250 2 ANLENE 800G Trắng Thùng 30 1081773 32453190 3 ANLENE 400G Vàng Thùng 50 1253202 62660100 4 ANLENE 400G Vàng Thùng 30 1229557 36886710 Tổng Thùng 160 186384250 Cộng tiền hàng: 186384250đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18638425đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 205022675đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh năm triệu, không trăm hai mơi hai nghìn, sáu trăm bảy mơi năm đồng.
Phạm Thanh Minh 6CB2KT 37
1 0 0 1 0 0 3 3 6 1
0
1 0 0 1 0 0 3 3 6 0 0 2 1
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,
ghi rõ họ tên) Biểu 2