Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng
Từ sổ chi tiết TK 641 kế toỏn tiến hành lập bảng kê số 5 và sổ cái TK 641. Bảng kê số 5 Biểu 20 : Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5: TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 ĐVT: VNĐ TT TK ghi có NKCT số 1(TK 111) NKCT số 2(TK 112) NKCT số 10(TK 141) Cộng số phát sinh thực tế 1 TK 641”CPBH” 6.400.000 600.000 500.000 7.500.000 2 CP nhân viên 5.000.000 5.000.000 3 CP vật liệu, bao bì
4 CP xăng xe, hội thảo... 700.000 500.000 1.200.000 5 CP khấu hao TSCĐ 6 CP dịch vụ mua ngoài 500.000 600.000 1.100.000 7 CP khác bằng tiền 200.000 200.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Biểu 21 : Sổ cái TK 641 SỔ CÁI
Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 (Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ)
ĐVT : VNĐ
Số dư đầu tháng: 0
Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 …… Tháng 12 Cộng A 1 2 ……. 12 B TK 111 6.400.000 TK 112 600.000 TK 141 500.000 ……….. ……… … …… ………… Cộng số phát sinh Nợ 7.500.000 Cộng số phát sinh Có 7.500.000 Số dư cuối tháng: 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương
hướng hoàn thiện
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa., được tìm hiểu,tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. Cùng với sự đổi
mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp chuyển đổi từng bước hoà nhập chung vào nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn trong quản lý sản xuất kinh doanh hiện nay đang được quan tâm vì vậy là tiền đề cơ bản để xây dựng một cơ chế quản lý kinh tế hoàn thiện. Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của doanh nghiệp. Trong cơ chế kinh tế mới nó đòi hỏi bức thiết phải xây dựng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đó là vấn đề cơ bản nhất hiện nay bởi nó là nền tảng của toàn bộ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa.
3.1.1. Ưu điểm
Là một công ty kinh doanh – Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đã và đang xây dựng một cơ chế quản lý sản kinh doanh mới nhằm phù hợp với nền kinh tế thị trường kinh doanh bước đầu đem lại hiệu quả. Trong điều kiện khắc nghiệt của cơ chế thị trường công ty đã đứng vững và ngày càng khẳng định vai trò của mình trong kinh doanh các mặt hàng phục vụ nhu cầu trong và ngoài tỉnh. Với hình thức, phương thức kinh doanh đa dạng phong phú, nhằm tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao (năm sau cao hơn năm trước), đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động trong toàn công ty
- Kế toán bán hàng đã thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các chứng từ kế toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, bảo quản chứng từ theo đúng yêu cầu của nhà nước quy định
- Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty.Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán là hợp lý. Đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán, các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế
toán Nhật ký chứng từ,phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty.Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập – xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng, hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng được sử dụng đầy đủ đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng.
- Công ty chủ yếu dùng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng để mua hàng hoá, sở dĩ như vậy công ty có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do công ty làm ăn có hiệu quả tạo được uy tín với ngân hàng.
- Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác , giúp cho ban lãnh đạo công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào, có cần thay đổi phương thức bán hàng không.
- Công ty thường xuyên tổ chức hướng dẫn , kiểm tra công tác ở các đơn vị nội bộ công ty nhằm phát hiện kịp thời những khuyết điểm tồn tại của kế toán đơn vị trực thuộc để kế toán đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ , thống nhất trong toàn công ty.
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. Theo quyết định này tất cả các chi phí bán hàng đều đưa vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên để hạch toán được rõ ràng và phù hợp với công ty hơn, công ty vẫn sử dụng tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Điều này giúp cho việc hạch toán được rõ ràng hơn.
3.1.2- Nhược điểm
- Chế độ kế toán của công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức Sổ nhật ký chứng từ, hình thức sổ này chưa sử dụng kế toán máy, cần thay đổi hình thức Nhật ký chung hoặc hình thức chứng từ ghi sổ để có thể áp dụng kế toán máy phù hợp với hiện nay.
- Do đặc điểm kinh doanh của Công ty , khi bán hàng giao hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó sô tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên , kế toán Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.
- Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hoá nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán Công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hạch toán giá vốn hàng hóa theo phương pháp giá đích danh. Điều này chỉ phù hợp và dễ hạch toán khi tình hình giá cả trên thị trường là ít biến đông. Trong trường hợp có lạm phát hay tình hình giá cả dao động mạnh thì phương pháp này gây nên việc hạch toán khó khăn hơn trong việc tính toán giá vốn hàng bán.
- Trong xu thế hiện đại hoá trên mọi phương diện hiện nay, tại phòng kế toán công ty đã được trang bị máy vi tính, tuy nhiên điều này chưa đáp ứng thoả mãn yêu cầu quản lý và quy mô của bộ máy kế toán.với việc từng bước đưa máy
tính vào sử dụng công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc lập trình do khối lượng sổ sách sử dụng của hình thức kế toán này lớn. cấu tạo sổ sách phức tạp. Máy vi tính chỉ được xem như công cụ để tính toán, soạn thảo in ấn...rất lãng phí. Sổ sách kế toán về nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty còn làm rất thủ công chưa được thống nhất trên công ty và các đơn vị trực thuộc
- Để đơn giản hoá trong công tác hạch toán, công ty nói chung và tai các chi nhánh không sử dụng một số tài khoản như: TK 151- hàng mua đang đi đường, TK 131- tiền đang chuyển, TK 139- dự phòng phải thu khó đòi, TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho....điều này dẫn tới phản ánh sai bản chất của một số nghiệp vụ kinh tế và lúng túng khi có những tình huống khác thường xảy ra.
- Tại các chi nhánh không thực hiện việc bán hàng có tính chất đến chiết khấu hàng bán, hàng bị trả lại, giảm giá hàng bán, mà đây là một trong những phương pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Tại tháng 10 công ty không tính chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí bán hàng. Đây là một nghiệp vụ bất thường vì đối với các cửa hàng luôn có các TSCĐ. Và bắt buộc phải tính khấu hao các TSCĐ này vào chi phí bán hàng của công ty.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Phương hướng hoàn thiện phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau :
- Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế tóan và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước.
- Các biện phát hoàn thiện đưa ra cần mang tính khả thi có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn
nhân lực hiện có, bộ máy quản lý Công ty không thay đổi, phù hợp với đặc điểm Công ty.
- Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán, đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ.
- Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý.
Tóm lại để đưa hàng hóa của Công ty đến tay người tiêu dùng phải có sự kết hợp hài hòa, sự lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng
Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần việc cơ bản nhất bởi vì nó quyết định đến chất lượng toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp vì vậy cần thường xuyên kiểm tra các chỉ tiêu mua bán hàng hoá, chí phí phát sinh trong quá trình bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả bán hàng, phản ánh tình hình biến động của vốn hàng hoá một cách đầy đủ cũng như tổ chức sổ kế toán chi tiết , tổng hợp khoa học để theo dõi, xác định đúng doanh thu, kết quả, ứng dụng phương pháp hạch toán là công cụ hiện đại trong quản lý. Đồng thời hoàn thiện việc lập kiểm tra và lưu chuyển chứng từ kế toán là cơ sở tổ chức đúng đắn kế toán ban đầu của cả quá trình tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ hàng hoá.
Cần tăng cường hơn nữa vai trò công tác hạch toán quản lý sản xuất kinh doanh biệt lập, tăng cường vai trò công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa
phục vụ cung cấp thông tin và làm cơ sở để ra quyết định quản lý kinh doanh đúng đắn.
Để phát huy vai trò chủ đạo không để thị trường đột biến thi công tác tài chính kế toán phải vừa là công cụ thúc đẩy hoạt động kinh doanh vừa phải là người giám sát và nâng cao tính hiệu quả kinh tế cân đối của kế hoạch kinh doanh mặt hàng. Để làm tốt việc này thì kế toán phải tham gia từ khâu đầu đến khâu cuối , làm chức năng tham mưu về giá mua, giá bán chênh lệch, giúp Giám đốc chỉ đạo các đơn vị trong công ty kinh doanh chuyên sâu theo nghành nhóm hàng nhằm phát huy thế mạnh từng đơn vị, chiếm lĩnh thị trường kinh doanh. Trên cơ sở thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí lưu thông, hạch toán trung thực kết quả giám sát kế hoạch tài chính, tiêu thụ, đồng thời tham gia vào các khâu nghiên cứu nhu cầu thị trường,quản lý vốn có hiệu quả tránh những sơ hở không để các đơn vị khác chiếm dụng vốn.
Quá trình bán hàng của công ty cần phải được tính toán khoa học , cân nhắc căn cứ vào tiềm tàng sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt công tác Marketing trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mại, thưởng hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ hàng hoá thường xuyên cho công ty,có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ hàng hoá một cách vững bền, lâu dài và sâu rộng. Mục tiêu của việc xác định kế hoạch là mua hàng với số lượng đủ tối thiểu mà vẫn đảm bảo đến các chủng loại hàng, mùa vụ….Trong điều kiện mới điều này cần quan tâm hơn vì nó giúp công ty sử dụng vốn linh hoạt tránh được tồn đọng hàng hoá. Trên cơ sở đó mà cần phải đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng, giảm được chi phí vận chuyển, kho bãi…
- Áp dụng phương pháp này công ty cần tăng cường công tác thông tin kinh tế, nắm chắc nguồn hàng, chân hàng, bạn hàng lâu dài, về thực tại và lâu dài
công ty cần nâng cao trình độ cán bộ nhất là cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tích cực tìm kiếm thị trường trong nước và nước ngoài. Tăng cường quản lý kinh doanh ở các khâu bán hàng khoán thực hiện phương pháp hạch toán hợp lý để đạt được mục tiêu và yêu cầu tối đa.
- Biện pháp trong thời gian tới Công ty cần đi sâu đánh giá, phân loại các điểm bán hàng có lợi thế để xây dựng định mức khoán cho phù hợp. Việc làm đó phải được dựa trên cơ sở khoa học và thực tế thay đổi không ngừng của sự hình thành và dần mất đi các tụ điểm bán hàng để có kế hoạch điều chỉnh thường xuyên.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
- Về kế toán chi phí bán hàng:
Về tài khoản chi phí bán hàng, Chi nhánh nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ.
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ( giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dựng cho sửa chữa quầy hàng...
TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm ...
TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài