: Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty Thanh Nam có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này.
II. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ . .
II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thanh Nam.
Nh phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện. Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
• Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn.
Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu
mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lơng và giá trị.
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2002.
Giữa Công ty Thanh Nam và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ cha thuế (thuế VAT 10%) .
Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty Thanh Nam theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:
Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho ngời bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 62 586 000đ
Biểu số 2 Hoá đơn ( GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán)
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 N0 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thơng Mại Thanh Nam
Địa chỉ: 267 - chùa bộc – hà nội Điện thoại: 5634688. MS: 0100954306-1
Họ, tên ngời mua:…… Đơn vị: Công Ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN
Hình thức TT: CK . MS: 010018007
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840
Kèm:+ Mực, từ + DevelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56 896 364 56 896 364 Cộng tiền hàng: 56 896 364 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 5 689 636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62 586 000đ Số tiền viế bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm tám sáu ngàn đồng chẵn ./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Biểu số 5 Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 D nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có
02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 131 110 000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 ( Chị Ngọc ) 131 120 000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, 131 56 896 364
kèm mực, từ (CT VINEXAD) 08/1 HĐ 81775 Bán máyđóngsáchDSBN0
(Nguyễn Ngọc Thắng)
131 1 600 000
10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( Chi Cục Thuế Hà Tây ) 131 1 322 182 ……. ……….. ……… …… ……….. ……. 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l ( Công Ty Siêu Thanh HN) 131 29 336 460 Cộng phát sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Số d cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng....Năm .... Ngời ghi sổ
ã Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán lẻ.
Theo phơng thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho ngời giao hàng( thờng là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ng- ời mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( cha VAT) kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản:
Nợ TK 632: 3 839 400đ Có TK 156: 3 839 400đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131: 4 734 000đ Có TK 511: 4 303 636đ
Có TK 33311: 430 364đ
Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi:
Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK: 131 4 734 000đ
ã Tiêu thụ theo phơng thức gửi qua đờng bu điện .
Phơng thức này thờng phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trờng hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng Ví…
dụ nh: Công ty Lập Thanh, Công ty Đông Phú.
Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo nh thờng lệ Công ty Thanh Nam sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Đông Phú, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ đợc đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Đông Phú.
Về hình thức thanh toán: Công ty Đông Phú sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau:
Nợ TK 632: 35 312 420đ
Có TK 156: 35 314 420đ
Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 39 974 000đ
Có TK 511: 36 340 000đ Có TK 33311: 3 634 000đ
Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn
( GTGT) sẽ đợc làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào.
Cụ thể: Vào ngày31/1/2002 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra nh sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8.
Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu đợc tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với ngời mua đợc chính xác, kế toán Công ty Thanh Nam đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều đợc thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131.
Biểu số 7 cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc ***********
tờ khai thuế giá trị gia tăng
Tháng 1 Năm 2002
Tên cơ sở: công ty thơng mại thanh nam
Địa chỉ: 267 chùa bộc – TP Hà Nội
Đơn vị tính: đồng VN
STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (cha thuế
GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 2 Hàng hoá dịch vụ bán ra
Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT
1 509 749 916 150 820 340 1 509 749 916 150 820 340 100 704 694 9 915 818 1 709 045 222 140 904 522 1 345 586 869 108 102 907 108 102 907 42 717 433 32 975 418 32 975 286 42 717 565
Số tiền thuế phải nộp (Ghi bằng chữ) : Bốn mời hai triệu bảy trăm mời bảy ngàn, năm trăm sáu năm
đồng.
Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
Hà Nội, ngày 5 tháng2 năm 2002
Biểu số 8 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
STT Mã vật t Tên vật t Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6 403 000 6 474 000 2 FAXRICOH 570 Máy fax ricoh 570 Cái 2.0 4 494 028 7 592 000
3 FAXRICOH 580 Máy fax ricoh 580 Cái 2.0 5 617 535
4 FT4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134 858 133 152 468 955 5 FT5632 Máy phot FT 5632 Cái 7.0 221 973 761 228 125 673 6 FT5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35 312 420 36 340 000
7 FT5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46 227 651 56 896 364 8 FT7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112 036 678 188 890 000 9 LBP800 Máyin laser LBP800 Canon Cái 1.0 3 839 400 4 303 636 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB No Cái 1.0 4.91.900 1 600 000 11 MUC320 Mực photo 320 ống 20 4 291 014 4 800 000 12 MUC810 Mực photo 810 ống 29 35 945 21238 077 000 .... ... Tổng cộng: 1 345 145 7591 509 749 916 Ngày.... Tháng.... Năm ...
II.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam.
II.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá:
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định đợc doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK5111.
Tài khoản 511 đợc chia làm 3 tiểu khoản nh sau: TK 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá. TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm. TK 5113: Doanh thu của dich vụ .
Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ : Kết cấu của các sổ và báo cáo đợc thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ đợc sử dụng để xác địng kết quả kinh doanh trong tháng.
II.2.2. Kế toán giá vốn hàng hoá .
Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lợng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ đợc tính theo giá trung bình hàng xuất kho:
Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lợng thực tế nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lợng xuất kho * Giá trung bình
Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng đợc tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ đợc dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty Thanh Nam còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nh bán hàng hoá .
Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 : 35312420 Có TK 156 : 35312420
vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này đợc thể hiện qua biểu sau:
Biểu số 9: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán"
Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
D nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
02/1 HD81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 156 298 416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422 150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Cty VINEXAD 156 52 630 651 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N N Thắng) 156 3 219 900 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500
( Chi CụcThuế Hà Tây )
156 657 000 16/1 HĐ 8177 BánmáyphotoFT5640(T phú 156 35312420 …. ………. ………. …….. ………. ………. 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l (Công Ty SThanh HN) 1552 27 380 464 Cộng phát sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 D nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng...Năm...
Biểu số 10 Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002