2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty :
* Công ty áp dụng Chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài Chính ban hành.
* Niêm độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ ). Đối với các đồng tiền khác thì qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái được công bố tại thời điểm quy đổi.
* Thuế GTGT được kê khai theo phương pháp khấu trừ. ng
đồ dđđđđồng
* Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng.
* Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
2.1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán:
Trong bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II nói riêng phòng Kế toán tổng hợp đóng vai trò hết sức quan trọng cùng với các phòng ban khác trong Công ty để quản lý điều hành bộ máy của công ty, giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phòng kế toán công ty là nơi tập trung xử lý và tổng hợp số liệu kế toán của toán công ty.
Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung trong đó:
- Kế toán trưởng dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, thực hiện hạch toán kinh tế trong toàn công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và điều lệ của công ty, đồng thời phân tích tình hình sản xuất của công ty.Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty; định kỳ lập báo cáo tài chính, lập kế hoạch sử dụng vốn, tổ chức công tác thu hồi vốn.
- Chịu sự giám sát, chỉ đạo hướng dẫn của Kế toán trưởng trong công tác kế toán đó là các nhân viên kế toán phụ trách các bộ phận khác nhau của toàn công ty và các nhân viên kinh tế của từng phân xương, đội sản xuất.
Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong phạm vi chức năng quyền hạn của mình.
+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán, xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở Công ty, phân công trách nhiệm cho các bộ phận. Đồng thời, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn kịp thời các chính sách, các chế độ kế toán, tham mưu với Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động trong bộ máy kế toán.
+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm soát thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, TGNH, tiền vay ngắn hạn, vay ngắn hạn ngân hàng, đồng thời là kế toán thuế, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính...
+ Kế toán vật tư, TSCĐ, thủ kho: Theo dõi, phản ánh về tình hình nhập- xuất tồn kho NVL, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất vật tư. Tính giá thành thực tế của hàng mua về nhập kho, trị giá vật tư xuất kho, quản lý sổ xin lĩnh vật tư của các đơn vị . Đồng thời theo dõi tăng
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư, thủ kho, kế toán TSCĐ. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thủ quỹ. Kế toán thuế, kế toán tổng hợp Nhân viên tiếp liệu
+ Kế toán tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ, thủ quỹ: Chịu trách nhiệm tính tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tổng hợp, phân bổ đủ tiền lương, tiền thưởng, BHYT, BHXH, KPCĐ... của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
+ Nhân viên tiếp liệu: tổ chức tìm và lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm vật tư đáp ứng yêu cầu của các đơn vị sản xuất theo kế hoạch .
2.1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán kinh tế của đơn vị, hiện nay Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II đang áp dụng hình thức Kế toán ghi sổ là “ Nhật ký chung” kết hợp với sư dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính ( phần mềm Kế toán cua Công ty FAST).
Nhờ việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nên việc cặp nhật, xử lý những số liệu kế toán đơn giản hơn rất nhiều, bộ máy kế toán gọn nhẹ hơn, việc xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính được nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu quản lý của Lãnh đạo Công ty cũng như các cơ quan quản lý nhà nước...
Trình tự ghi sổ trên máy được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán MÁY TÍNH -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp… BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Từ các chứng từ phát sinh ban đầu, kế toán nhập vào máy theo Modul của mình, Máy tính lưu giữ và phân loại các loại chứng từ theo khai báo của kế toán viên. Khi cần lấy thông tin, người sử dụng sẽ khai báo với máy yêu cầu thông tin đầu ra. Máy sẽ tự xử lý và đưa ra những thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đã khai báo.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: - Sổ tổng hợp:
+ Sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái các loại tài khoản.
+ Các sổ tổng hợp: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao, bảng phân bổ vật liệu, CCDC... - Sổ chi tiết:
+ Sổ TSCĐ.
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC, bảng kê nhập xuất tồn vật tư
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( người mua ). + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành. + Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TGNH...
2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
Công tác kế toán trong doanh nghiệp được chi phối bởi những đặc điểm đặc thù của hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Xây lắp là một hoạt động đặc trưng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác. Biểu hiện ở chỗ
có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn . Bởi vậy, khi tiến hành Công tác xây lắp nhất thiết phải có dự toán chi phí và lấy dự toán chi phí đó để làm cơ sở cho các khoản chi phí. NVL cũng như các khoản chi phí khác nhất thiết phải được lập kế hoạch trước khi mua v o.à
Đồng thời, do đặc điểm SXKD của doanh nghiệp xây lắp là các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang đặc điểm sản xuất đơn chiếc nên việc thu mua NVL với số lượng và chủng loại không theo định kỳ mà theo kế hoạch xây dựng và dựa vào nhu cầu sử dụng cho mỗi loại công trình. Công việc này được thực hiện sau lệnh thi công của ban giám đốc và chủ đầu tư. Việc xuất NVL theo phương pháp tính giá nào cũng nằm trong tổng lượng NVL phục vụ từng công trình, không nằm trong tổng lượng NVL của tất cả các công trình của công ty theo tháng hay quý.
Hơn nữa, đặc điểm của các công trình xây dựng lại nằm rải rác ở nhiều nơi nên các DN xây lắp luôn phải xây dựng nhiều kho tàng bến bãi để dự trữ NVL tại chân công trình phục vụ cho nhu cầu sử dụng.
Cụ thể, đặc điểm SXKD của các DN xây lắp mang những đặc điểm riêng đã đặt ra các yêu cầu cho công tác hạch toán kế toán NVL như sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng trong giá thành thực tế từng thứ, từng loại, NVL nhập kho, xuất kho và tồn kho.
- Thông qua việc ghi chép phản ánh để kiểm tra, giám đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao NVL, qua đó phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD; tình hình dự trữ, bảo quản NVL, lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL.
Hiện nay, ở Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II các công trình do công ty đứng ra nhận thầu sau đó giao cho các đơn vị tiến hành sản xuất thi công.
Công ty áp dụng hai hình thức khoán sau:
- Khoán trọn gói .Khoán 3 yếu tố: Chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung.
- Khoán chi phí nhân công .
2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu.
Với đặc thù là một công ty xây lắp nên NVL phục vụ cho công ty xây dựng rất phong phú và đa dạng, chủ yếu là các loại sắt, thép, tôn, gạch, ximăng... với khối lượng lớn nên dễ hao hụt, mất mát và hư hỏng. NVL của công ty được chia thành các loại sau:
- Đối với vật liệu: công ty không chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà coi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: ximăng, sắt, thép, gạch... trong đó mỗi loại được chia ra thành nhiều nhóm khác nhau.
- Nhiên liệu là loại NVL mà khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ... Nhiên liệu tại công ty chủ yếu là các loại xăng, dầu.
- Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như mũi khoan, săm lốp ôtô...
- Phế liệu thu hồi: Tại công ty, NVL thuộc loại này gồm có các đoạn thừa của thép, tôn, gỗ, vỏ bao ximăng... Tuy nhiên các loại NVL này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị NVL của công ty, thêm vào đó việc thực hiện thu hồi rất khó khăn.
Trên cơ sở phân loại này giúp cho công ty theo dõi được số lượng, chất lượng của từng thứ, loại NVL; từ đó áp dụng hình thức hạch toán NVL phù hợp.
2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu.
Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại Công ty là phương pháp khấu trừ thuế, NVL tại công ty được tính theo giá thực tế.
* Đối với NVL nhập kho.
Đối với NVL mua về nhập tại kho công trình, kế toán công ty tính giá mua thực tế của NVL theo công thức:
Giá thực tế vật liệu nhập mua = Giá mua ghi trên hoá đơn
Tuy nhiên, do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu nhập kho tại công ty thường có khối lượng lớn, cồng kềnh như đá, cát, sỏi... Những trường hợp như vậy, khi mua công ty thường thoả thuận với người bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn người bán và người bán có trách nhiệm vận chuyển và bảo quản vật tư về tới kho công trình. Do vậy, giá thực tế của vật liệu mua trong trường hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Một số vật tư khác tính bằng giá mua trên hoá đơn công chi phí vận chuyển bốc xếp đến chân công trình .
* Đối với NVL xuất kho
Đối với các loại xuất tại kho công ty và các công trình trực thuộc công ty, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Trị giá vốn thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền
Công ty tính giá mỗi loại vật tư xuất kho trên bảng kê tính giá NVL xuất kho. Bảng này được mở để tính giá từng loại NVL xuất kho trong tháng, nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho.
2.3 Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
2.3.1 Chứng từ và thủ tục nhập xuất.
2.3.1.1.Chứng từ và hạch toán ban đầu nghiệp vụ nhập
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.
- Trường hợp thu mua vật tư giao thẳng kho các công trường trực thuộc công ty dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của các công trường và được phép của Ban giám đốc cùng phòng Kế toán tổng hợp. Trong trường hợp này, tại các công trường trực thuộc Công ty lập các thẻ kho, bảng kê chi tiết để theo dõi số lượng NVL mua về.
- Trường hợp NVL nhập kho của công ty, khi một đơn vị của Công ty xuất hiện nhu cầu về NVL mà trong kho của Công ty không đáp ứng đủ nhu cầu đó thì phải lập Phiếu đề nghị mua vật tư trình Giám đốc. Khi được Giám
Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Kế toán hàng tồn kho Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Nghiệp vụ nhập vật tư Bảo quản lưu trữu
được Giám đốc Công ty ủy quyền ) và sau đó gửi cho bộ phận cung ứng vật tư, lúc này bộ phận cung ứng vật tư làm các thủ tục thu mua cần thiết như tham khảo giá, lựa chọn các Nhà cung cấp, quyết định ký hợp đồng mua bán với một đơn vị nào đó được xét chọn (Giám đốc công ty duyệt trên cơ sở báo giá của ít nhất có 3 nhà cung cấp). Khi mua vật tư về nhập kho, Công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm nhân viên phòng kế toán, quản đốc của đơn vị yêu cầu mua vật tư, nhân viên tiếp liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của người bán và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, liên 2 và 3 kế toán vật tư lưu tại phòng kế toán để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán vật tư tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức:
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Để hiểu hơn về thủ tục nhập kho NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II chúng ta cùng nhau xem xét thủ tục nhập kho cát để phục vụ thi công công trình của Đội Xây lắp (Đội Xây lắp ).
- Sau khi Phiếu đề nghị mua vật tư ( mẫu số 2.1) được sự phê duyệt của Giám đốc, bộ phận vật tư đi tìm hiểu thị trường, lựa chọn các nhà cung cấp trên thị trường căn cứ vào báo giá của các DN (mẫu số 2.2) đi đến quyết định kí hợp đồng mua vật tư phục vụ thi công với DNTN san nền và XD Thanh Phương.
Mẫu sổ 2.1:
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA
VẬT TƯ, HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ
Kính gửi: Ông Giám đốc Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Căn cứ kế hoạch sản xuất của đơn vị tháng 4 quý 2 năm 2009 được giám đốc công ty giao.
Để phục vụ thi công công trình nhà ở tập thể công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Đơn vị phân xưởng Nề đề nghị giám đốc duyệt mua một số vật tư sau:
STT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Đvt Số lượng
Chủng loại, quy cách hoặc nội dung dịch vụ