II. Tổng quan về Kế toán NSNN, Kế toán thu – chi ngân sách nhà nước
3. Chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động Kế toán thu – ch
bằng tiền mặt (Ban hành theo quyết định số 24/2006/QĐ – BTC ngày 06/04/2006 của Bộ Tài chính)
Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Dưới đây là một số chứng từ liên quan đến hoạt động Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt:
STT Mẫu số Tên chứng từ Khổ giấy
I. Chứng từ Thu NSNN
1 C1-02NS Giầy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt
A4
II. Chứng từ Chi NSNN
2 C2-01NS Lệnh chi tiền B5
3 C2-02NS Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm giấy lĩnh tiền mặt A4 4 C2-04NS Giấy rút dự toán kiêm giấy lĩnh tiền mặt A4
5 C2-
04bNS
Giấy rút dự toán kiêm giấy lĩnh tiền mặt (CTMT) A4
III. Các chứng từ khác
6 C6-02KB Phiếu nhập dự toán ngân sách A4
3.1. Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt (Mẫu số C1-02/NS)
Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt lá chứng từ kế toán do đối tượng nộp lập để nộp tiền mặt vào NSNN tại trụ sở KBNN và các điểm trực thuộc KBNN hạch toán ghi thu NSNN.
Phương pháp và trách nhiệm ghi chép: Đối tượng nộp:
- Căn cứ theo thông báo thu hoặc tờ khai thuế, ghi rõ tên, mã số hoặc số chứng minh thư, địa chỉ người nộp tiền; ghi rõ tên, mã số thuế của đối tượng nộp thuế, tên KBNN nơi thực hiện thu NSNN; tên và mã số cơ quan quản lý thu ra thông báo thu; ghi chi tiết về loại thuế, tháng và năm của thông báo thu hoặc tờ khai thuế; số và ngày của tờ khai Hải quan (nếu có).
- Phần liệt kê các khoản nộp được chi tiết từng nội dung theo kỳ thuế, mục lục ngân sách và số tiền; mỗi khoản ghi vào một dòng.
- Tổng số tiền nộp ngân sách bằng số và bằng chữ Lưu ý:
- Trường hợp đối tượng nộp thuế trực tiếp nộp tiền thuế vào KBNN thì ghi tên, mã số thuế trên dòng đối tượng nộp tiền và dòng đối tượng nộp thuế; không phải ghi cơ quan quản lý thu và mã số cơ quan thu.
- Trường hợp đối tượng nộp tiền được ủy nhiệm nộp tiền thuế của đối tượng nộp thuế ngoài việc phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp tiền, còn phải ghi rõ tên, mã số thuế của đối tượng nộp thuế; không phải ghi dòng cơ quan quản lý thu và mã số cơ quan thu.
- Trường hợp cơ quan quản lý thu nộp các khoản đã thu của các đối tượng nộp thuế vào NSNN, phải ghi rõ tên, số CMND, địa chỉ của người nộp tiền vào dòng “Đối tượng nộp tiền”; cơ quan quản lý thu và mã số của cơ quan thu; không phải ghi tên và mã số thuế vào dòng “Đối tượng nộp thuế”.
- Kế toán kiểm soát các yếu tố trên chứng từ; Ghi mã địa bàn của đối tượng nộp thuế,mã nguồn, mã điều tiết của từng khoản thu và các tài khoản thu và các tài khoản liên quan.
- Thủ quỹ thu tiền, ghi ngày, tháng và đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên giấy nộp tiền.
- Riêng trường hợp nộp tiền mặt vào NSNN tại các điểm thu thuộc KBNN, kế toán trưởng chỉ ký trên Bảng kê chứng từ thu NSNN, không phải ký trên chứng từ giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt (phần ký chức danh Kế toán trưởng bỏ trống)
Luân chuyển chứng từ
- Đối tượng nộp lập 3 liên Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt mang đến cơ quan KBNN
KBNN sử dụng 1 liên làm chứng từ hạch toán thu NSNN (hoặc để lập Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN), liên 2 trả lại người nộp tiền, liên 3 gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp
3.2. Lệnh chi tiền (Mẫu số C2-01/NS)
Mục đích:
Lệnh chi tiền là chứng từ kế toán do cơ quan Tài chính lập, yêu cầu KBNN thực hiện trích quỹ NSNN để cấp kinh phí ngân sách cho các đối tượng thụ hưởng hoặc chuyển nguồn kinh phí ngân sách; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN.
Phương pháp và trách nhiệm ghi chép: Cơ quan Tài chính:
• Lệnh chi tiền phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập lệnh, số hiệu của Thông tri duyệt y dự toán, niên độ ngân sách. • Ghi rõ tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân thụ hưởng tại Ngân hàng hoặc KBNN và tên Ngân hàng, KBNN nơi
đơn vị, cá nhân mở tài khoản hoặc tên, mã số và số hiệu tài khoản của chương trình mục tiêu.
• Phần liệt kê các khoản chi ghi chi tiết theo nội dung chi, mục lục ngân sách, mã nguồn và số tiền, mỗi mục chi ghi trên một dòng.
• Tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ. Kho bạc Nhà nước:
Định khoản nghiệp vụ chi NSNN trong ô "Phần do KBNN ghi". Luân chuyển chứng từ:
Cơ quan Tài chính lập Lệnh chi tiền (gồm 04 liên) chuyển sang KBNN đồng cấp.
Tại KBNN, các liên chứng từ được xử lý như sau:
• Trường hợp đơn vị thụ hưởng có tài khoản tại KBNN nơi nhận lệnh chi tiền: 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, 01 liên để báo Có cho đơn vị. • Trường hợp đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng hoặc KBNN khác: 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, các liên chứng từ còn lại được sử dụng làm chứng từ thanh toán hoặc huỷ bỏ (tuỳ theo phương thức thanh toán).
3.3. Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-02/NS)
Mục đích:
Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt là chứng từ kế toán do Ban tài chính xã lập, yêu cầu KBNN trích quỹ ngân sách xã bằng tiền mặt; là căn cứ để KBNN hạch toán chi ngân sách xã.
Phương pháp và trách nhiệm ghi chép:
Ban Tài chính xã:
• Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập lệnh và niên độ ngân sách.
• Gạch chéo vào ô "Thực chi" nếu dùng Lệnh chi tiền để tạm ứng chi, gạch chéo vào ô "Tạm ứng" nếu dùng Lệnh chi tiền để cấp phát thực chi.
• Ghi rõ tên xã, mã số đơn vị sử dụng ngân sách của xã, số hiệu tài khoản và KBNN nơi xã mở tài khoản chi ngân sách (hoặc tên, mã chương trình mục tiêu).
• Ghi rõ họ tên, số chứng minh thư nhân dân, nơi cấp, ngày cấp của người lĩnh tiền.
• Phần liệt kê các khoản chi ghi chi tiết theo nội dung chi, mã nguồn, mục lục ngân sách và số tiền, mỗi mục chi ghi trên một dòng (nếu rút tiền cho nhiều chương, nhiều nguồn vốn thì lập bảng kê mẫu số 15, ban hành kèm theo Thông tư số 60/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003 của Bộ Tài Chính)
• Tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Người lĩnh tiền sau khi nhận đủ tiền thì ký xác nhận trên chứng từ.
Kho bạc nhà nước:
• Kế toán định khoản nghiệp vụ chi ngân sách xã trong ô "Phần do KBNN ghi"
• Sau khi giao tiền cho người lĩnh tiền, thủ quỹ đóng dấu "ĐÃ CHI TIỀN" và ghi ngày tháng năm vào dòng "KBNN ghi sổ và trả tiền ngày".
Luân chuyển chứng từ
• Ban Tài chính xã Lập lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm giấy lĩnh tiền mặt (gồm 02 liên) gửi KBNN nơi mở tài khoản.
• KBNN sử dụng liên 1 làm chứng từ hạch toán chi ngân sách xã và xuất tiền mặt; liên 2 báo Nợ cho xã.
3.4. Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-04/NS)
Mục đích:
Giấy rút dự toán kiêm giấy lĩnh tiền mặt là chứng từ kế toán do đơn vị sử dụng ngân sách lập để rút kinh phí ngân sách; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN.
Chứng từ này được sử dụng cho dự toán kinh phí thường xuyên và dự toán kinh phí ủy quyến. Trường hợp dùng để rút dự toán kinh phí ủy quyền đơn vị phải ghi rõ “Kinh phí ủy quyền” trên các liên của chứng từ để phân biệt.
Phương pháp và và trách nhiệm ghi chép:
Đơn vị sử dụng ngân sách:
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập giấy, niên độ ngân sách.
- Nếu dùng giấy rút kinh phí để rút tạm ứng kinh phí, đơn vị gạch chéo ô “Thực chi” và ngược lại, nếu dùng giấy rút kinh phí để rút thanh toán thực chi, đơn vị gạch chéo ô “Tạm ứng”.
- Ghi rõ tên, số tài khoản, mã số đơn vị sử dụng ngân sách của đơn vị, tên KBNN nơi đơn vị lĩnh tiền (hoặc tên, mã hiệu chương trình mục tiêu).
- Ghi rõ họ tên người lĩnh tiền, số chứng minh thư nhân dân,nơi cấp, ngày cấp.
- Phần liệt kê các khoản kinh phí xin rút ghi nội dung tính chất nguồn kinh phí, chi tiết theo nội dung thanh toán, mã nguồn ngân sách (nếu có), mục lục NSNN và số tiền; mỗi mục chi ghi trên một dòng.
- Tổng số kinh phí xin rút được ghi bằng số và bằng chữ. Kho bạc Nhà nước:
- Ghi mã tính chất nguồn kinh phí tương ứng với nội dung tính chất nguồn kinh phí do đơn vị sử dụng ngân sách đã ghi.
- Sau khi chi tiền cho đơn vị, thủ quỹ ghi ngày, tháng, năm vào dòng “KBNN ghi sổ và trả tiền ngày…”, đóng dấu “ĐÃ CHI TIỀN” và trả chứng từ cho đơn vị.
Luân chuyển chứng từ:
- Đơn vị sử dụng ngân sách lập 02 liên giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt gửi KBNN nơi giao dịch.
- KBNN sử dụng 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, 01 liên trả lại đơn vị
3.5. Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) (Mẫu số C2- 04b/NS)
Mục đích:
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) là chứng từ kế toán do chủ đầu tư dự án lập gửi đến KBNN để rút vốn chương trình mục tiêu, vốn sự nghiệp kinh tế không mang tính chất đầu tư và xây dựng; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN.
Phương pháp và trách nhiệm ghi chép:
Phương pháp và trách nhiệm ghi chép trên Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) được thực hiện tương tự như Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiến mặt (mẫu số C2 -04/NS).
Luân chuyển chứng từ:
- Chủ đầu tư dự án lập 03 liên Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) gửi đến KBNN nơi giao dịch.
- Sau khi chi tiền cho đơn vị thủ quỹ ghi ngày, tháng, năm vào dòng “KBNN ghi sổ và trả tiền ngày…”, đóng dấu “ĐÃ CHI TIỀN”.
- Kế toán sử dụng 01 liên chứng từ để hạch toán và lưu, 01 liên trả lại đơn vị, 01 liên gửi bộ phận nghiệp vụ để theo dõi.
3.6. Phiếu nhập dự toán ngân sách
Phiếu nhập dự toán ngân sách là chứng từ kế toán do kế toán KBNN lập để hạch toán và theo dõi dự toán ngân sách của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (kể cả ngân sách cấp xã); làm căn cứ kiểm soát, thanh toán chi ngân sách cho đơn vị sử dụng ngân sách. Phiếu nhập dự toán ngân sách được sử dụng trong trường hợp hạch toán kế toán dự toán thường xuyên hoặc dự toán kinh phí ủy quyền có tính chất thường xuyên.
Phiếu nhập dự toán ngân sách được sử dụng chung cho trường hợp nhập dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh.
Phương pháp ghi chép và trách nhiệm:
Kế toán căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách của cấp có thẩm quyền cho đơn vị sử dụng ngân sách để lập Phiếu nhập dự toán ngân sách. Kế toán ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ như: cấp ngân sách, niên độ ngân sách, loại kinh phí (kinh phí thường xuyên, kinh phí ủy quyền), tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, loại dự toán (dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh), mã tính chất nguồn kinh phí, cơ cấu phân bổ ngân sách (chương, loại, khoản, nhóm mục), số tiền, ngày hạch toán…;sau đó ký xác nhận trên chứng từ theo chức danh quy định.
Luân chuyển chứng từ:
Phiếu nhập dự toán ngân sách được lập 02 liên: 01 liên lưu cùng với hồ sơ dự toán kinh phí, 01 liên sử dụng để hạch toán và lưu cùng với chứng từ