Thứ nhất, để phục vụ cho quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm, công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng để có hướng hoàn thiện công tác mã hóa thành phẩm, tránh tình trạng có quá nhiều các mã thành phẩm tương tự nhau gây nhầm lẫn trong quá trình hạch toán. Đặc biệt đối với thành phẩm nội địa các nhóm mã hóa bằng số quá nhiều, có thể thay thế bằng các ký tự viết hoặc các ký tự đặc biệt để hạn chế nhầm lẫn. Chẳng hạn, nhóm mã hóa về lĩnh vực sản xuất (nhóm 1) có thể thay việc mã hóa bằng con số 11 hoặc 12 bằng các ký tự như “A” , “B”.
Thứ hai, TK 632 của công ty chưa được chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3 phục vụ cho quá trình hạch toán chi tiết và quá trình lập các báo cáo quản trị. Vì thế công ty nên chi tiết TK thành 2 TK cấp 2, cấp 3 như sau:
TK 6321: Giá vốn hàng bán nội địa
TK 63211: Giá vốn hàng bán khăn ăn, khăn tay, khăn bếp, khăn túi nội địa
TK 63212: Giá vốn hàng bán khăn ảo nội địa TK 63213: Giá vốn hàng bán khăn tắm nội địa TK 63214 : Gía vốn hàng bán khăn thảm nội địa TK 63215 : Giá vốn hàng bán áo choàng tắm nội địa TK 6322 : Giá vốn hàng bán xuất khẩu
TK 63221: Giá vốn hàng bán khăn ăn, khăn tay, khăn bếp, khăn túi xuất khẩu
TK 63222: Giá vốn hàng bán khăn ảo xuất khẩu TK 63223: Giá vốn hàng bán khăn tắm xuất khẩu TK 63224 : Gía vốn hàng bán khăn thảm xuất khẩu TK 63225: Giá vốn hàng bán áo choàng tắm xuất khẩu
Thứ ba, về thời điểm ghi nhận doanh thu của công ty đã vi phạm nguyên tắc thực hiện trong ghi nhận doanh thu, công ty có thể khắc phục tình trạng này bằng cách: đối với các đơn hàng có giá trị lớn hàng ngày cho Tổng công ty dệt may Hà Nội, công ty cần tiến hành xuất hóa đơn ngay tại ngày giao hàng để xác định doanh thu nhằm đảm bảo tính khách quan khi xác định doanh thu, tính xác thực của tài sản, chi phí và sự phù hợp của doanh thu và chi phí trong quá trình hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
Thứ tư, về quá trình ghi nhận doanh thu với tiêu thụ qua đại lý, công ty cần yêu cầu đại lý định kỳ 15 ngày hoặc 1 tháng phải gửi bảng kê về số lượng hàng hóa tiêu thụ để ghi nhận doanh thu
Thứ năm, về kế toán chiết khấu thương mại có các trường hợp hạch toán cụ thể như sau:
+ Trường hợp khách hàng mua hàng với số lượng lớn và được hưởng khoản chiết khấu thương mại ngay tại giao dịch mua hàng đó:
Nếu giá bán ghi trên hóa đơn GTGT của công ty là giá đã giảm số chiết khấu thương mại thì công ty không hạch toán khoản chiết khấu vào TK 521, doanh thu được ghi nhận theo giá đã trừ khoản chiết khấu thương mại
Nếu giá bán ghi trên hóa đơn vẫn bao hàm phần chiết khấu thương mại, công ty có thể xuất hóa đơn theo giá đã giảm, việc xuất hóa đơn chiết khấu thương mại thực hiện theo quy định tại điểm 5.5, mục IV, phần B, thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính. Theo đó, trên hóa đơn chiết khấu thương mại của công ty tại giao dịch bán hàng này cần ghi rõ số hóa đơn GTGT tương ứng và số tiền được giảm. Việc làm này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình hạch toán chiết khấu thương mại của công ty. Lúc này chứng từ sẽ được cập nhật vào phần mềm kế toán và phản ánh theo bút toán:
+ Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 155
+ Phản ánh doanh thu ( không hạch toán qua TK 521) Nợ TK 111,112
Có TK 511 Có TK 33311
Công ty cũng có thể chỉ phát hành 1 hóa đơn GTGT nhưng theo hướng dẫn của thông tư trên, phần chiết khấu thương mại cần ghi rõ ràng trên hóa đơn và việc hạch toán sẽ diễn ra bình thường thông qua TK 521
+ Trường hợp khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng cần thiết để được hưởng chiết khấu, công ty cần có các quy định rõ tỷ lệ chiết khấu được hưởng trong trường hợp này. Khi đó, khoản chiết khấu này được ghi giảm vào giá bán trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, trên hóa đơn này ghi rõ dòng chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng
Thứ sáu, công ty cần có các chính sách cụ thể về số hàng bán trả lại của khách hàng và chính sách giảm giá hàng bán. Cụ thể:
+ Đối với hàng bán bị trả lại, tuy trong kỳ tại công ty thường không phát sinh các nghiệp vụ này nhưng công ty cần có các quy định cụ thể về tổ chức công tác nhận lại hàng ( bộ phận kiểm tra chất lượng hàng bị trả lại, bộ phận tiếp nhận và lưu kho số hàng hóa này), các chứng từ và sổ sách có liên quan để hạch toán ( như: “ Biên bản giao nhận hàng hóa”, “ Hóa đơn giá trị gia tăng hàng hóa bị trả lại”), bên cạnh đó công ty cần có các quy định cụ thể trong hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng mua bán về quá trình trả lại hàng hóa của bên mua khi không đảm bảo yêu cầu như đơn đặt hàng để kích thích tiêu thụ thành phẩm
+ Đối với kế toán giảm giá hàng bán, khi tiêu thụ thành phẩm có những thành phẩm của công ty không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, mẫu mã, quy cách, kích thước, trọng lượng,.. ( nhất là đối với các thành phẩm nội địa, quy trình chất lượng chưa được chú trọng như đối với thành phẩm xuất khẩu) công ty cần có chính sách giảm giá hàng bán để kích thích tiêu thụ, tránh tình trạng hàng bán bị trả lại gây thiệt hại cho công ty.
Việc hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán được thực hiện hoàn toàn tương tự như khoản chiết khấu thương mại như đã trình bày ở trên.
Thứ tám, công ty cần có các chính sách chiết khấu thanh toán với khách hàng để kích thích tiêu thụ. Việc làm này tuy làm tăng chi phí cho công ty nhưng lại giúp công ty thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ vòng quay của vốn. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán hiệu quả khi nó được dặt trong mối quan hệ với lãi suất tiền gửi và lãi suất tiền vay tại thị trường liên Ngân hàng. Theo đó, tỷ lệ chiết khấu thanh toán của công ty phải lớn hơn lãi suất tiền gửi và nhỏ hơn lãi suất tiền vay Ngân hàng của công ty. Quá trình hạch toán các khoản
hàng ứng trước hoặc khách hàng thanh toán trước tiền hàng, công ty tiến hành trả các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc trừ vào các khoản phải thu của khách hàng, kế toán tiến hành cập nhật các chứng từ có liên quan (như phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ của Ngân hàng) vào phần mềm kế toán và hạch toán theo bút toán:
Nợ TK 635 : Số CKTT chấp nhận cho KH
Có TK 111,112,131: Số CKTT chấp nhận cho KH
Riêng đối với nợ quá hạn của công ty có thể phạt các khách hàng này bằng cách tính lãi suất trên phần trả chậm cao hơn lãi suất vay vốn của Ngân hàng
Thứ chín, để khắc phục tình trạng nguồn vốn của Doanh nghiệp bị chiếm dụng khá nhiều, xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích của công ty khi sử dụng công cụ lãi phạt với các khoản nợ quá hạn,nếu chi phí quá lớn, công ty có thể bán các khoản nợ cho các công ty mua nợ. Hiện nay, các công ty này có mặt ngày càng nhiều trên thị trường, việc bán nợ cho họ có thể giảm bớt chi phí cho quá trình đôn đốc, thu hồi nợ, giảm vốn ứ đọng, giảm thời gian trung bình của vòng phải thu của khách hàng.
Thứ mười, công ty cần tiến hành lập dự phòng các khoản phải thu khách hàng theo quy định tại thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 2 năm 2006 của Bộ tài chính, cụ thể như sau:
+ Đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán từ 3 tháng đến dưới 1 năm : số dự phòng cần trích là 30% giá trị khoản nợ;
+ Đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm thì số dự phòng cần trích là 50% giá trị khoản nợ;
+ Đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm thì số dự phòng cần trích là 70% giá trị khoản nợ;
+ Đối với những khoản nợ khác chưa đến hạn thanh toán nhưng cần trích lập dự phòng, công ty cần xác định tỷ lệ nợ khó đòi ước tính để trích lập dự phòng;
Để thực hiện được điều này, trong sổ chi tiết thanh toán với khách hàng cần có thêm phần “tuổi nợ”, “tỷ lệ nợ khó đòi ước tính”.