Trước khi quyết định ký một hợp đồng Cụng ty cần tiến hành khảo sỏt, đỏnh giỏ để chấp nhận khỏch hàng. Đối với mỗi một khỏch hàng tiềm năng cụ thể cần thu thập thụng tin chi tiết hơn, càng nhiều càng tốt để cú căn cứ xỏc đỏng đỏnh giỏ chấp nhận khỏch hàng. Cỏc thụng tin cần thu thập trong giai đoạn này bao gồm: nhu cầu của khỏch hàng về dịch vụ kiểm toỏn (mục đớch mời kiểm toỏn, yờu cầu về dịch vụ cung cấp, bỏo cỏo…), cỏc thụng tin chung về khỏch hàng (lọai hỡnh doanh nghiệp, địa chỉ, hồ sơ phỏp lý, ngành nghề sản xuất kinh doanh chớnh…), cơ cấu tổ chức hoạt động (địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức nhõn sự, cỏc bờn cú liờn quan), tỡnh hỡnh kinh doanh (mặt hàng cung cấp chớnh, đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, quy trỡnh sản xuất…), hệ thống kế toỏn… Sau khi cú được những thụng tin tổng quỏt về khỏch hàng, kiểm toỏn viờn cần đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn. Nếu mức rủi ro là cú thể chấp nhận được và thỏa thuận được giỏ phớ kiểm toỏn thỡ AASC sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng kiểm toỏn.
b.Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Sau khi Ban giỏm đốc quyết định là chấp nhận kiểm toỏn, thỡ đại diện của Cụng ty sẽ gặp khỏch hàng để bàn bạc về việc cỏc điều khoản trong hợp đồng, rồi sau đú kớ hợp đồng kiểm toỏn. Sau khi kớ hợp đồng chấp nhận kiểm toỏn thỡ trưởng, phú phũng được giao nhiệm vụ kiểm toỏn sẽ tiến hành bàn bạc với đại diện phớa khỏch hàng về thời gian tiến hành kiểm toỏn. Việc thoả thuận này cú thể được thực hiện qua điện thoại, fax hay e-mail. Sau đú, Cụng ty sẽ yờu cầu khỏch hàng một bảng kờ cỏc tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toỏn theo mẫu sau:
Ngày 02 tháng 7 năm 2007,
Kính gửi: Công ty Cổ phần XYZ
Để cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính của Quý Công ty đạt kết quả tốt, chúng tôi đề nghị Quý Công ty chuẩn bị một số tài liệu quan trọng và rất cần thiết cho cuộc kiểm toán dới đây:
I. Tổng quát
1. Quyết định thành lập Công ty.
2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 3. Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. 4. Điều lệ công ty.
5. Quyết định bổ nhiệm thành viên Hội đồng Quản Trị, Ban Giám đốc. 6. Quyết định bổ nhiệm kế toán trởng.
7. Bản copy các Biên bản họp hội đồng quản trị trong năm, hoặc các quyết định, chính sách quan trọng đã thực thi trong năm;
8. Các quy định về quản lý nội bộ của Công ty;
9. Các th từ, văn bản trao đổi với các cơ quan quản lý Nhà nớc trong năm và đến ngày tiến hành kiểm toán;
10. Các văn bản quy định có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán của ngành;
11. Bản cuối cùng của các báo cáo tài chính gồm Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính;
12. Báo cáo kiểm toán, Bảng kê các bút toán điều chỉnh sau kiểm toán và th quản lý về cuộc kiểm toán năm trớc;
13. Các loại sổ sách, chứng từ kế toán, chi tiết số phát sinh của từng tài khoản theo tháng, bản photo Tổng hợp đối ứng các tài khoản ;
14. Biên bản đối chiếu công nợ (phải thu và phải trả khách hàng, tạm ứng, phải thu và phải trả khác)
II. Khoản mục tiền và các khoản đầu t tài chính
15. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, Biên bản đối chiếu (hoặc Xác nhận số d hoặc các sổ phụ) tiền gửi ngân hàng cùng với các giải trình liên quan đến kết quả kiểm kê, đối chiếu;
16. Chi tiết số d tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có gốc ngoại tệ (số d nguyên tệ và giá trị chuyển đổi sang VND;
17. Tình hình đầu t vào các đơn vị khác;
III. Các khoản phải thu
18. Số d theo từng khách hàng tại thời điểm cuối kỳ (nêu rõ khách hàng lớn, khách hàng thờng xuyên, khách hàng mới);
19. Bảng phân tích tuổi nợ cho toàn bộ số d của các khách hàng phải thu; 20. Các biên bản đối chiếu công nợ vào thời điểm cuối kỳ;
21. Danh sách khách hàng kèm theo địa chỉ, điện thoại, fax (phục vụ mục đích xác nhận số d);
22. Chính sách về hạn mức tín dụng của Công ty trong năm qua;
IV. Hàng tồn kho
23. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho;
24. Danh mục hàng tồn kho, hàng tồn kho chậm luân chuyển;
25. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho (các chỉ tiêu: số lợng, đơn giá, thành tiền); 26. Các Báo cáo sản xuất (theo tháng);
27. Phơng pháp tính giá thành, các định mức chi phí;
28. Báo cáo kết quả kiểm kê, các biên bản kiểm kê và các tài liệu về kế hoạch kiểm kê, thông tin về cách thức tổ chức và tiến hành cuộc kiểm kê;
V. Tài sản lu động khác
29. Bảng tổng hợp các khoản tạm ứng;
31. Bảng kê chi tiết các khoản chi phí trả trớc (số phát sinh ban đầu, thời gian phân bổ, số phân bổ trong kỳ, số phân bổ luỹ kế, số còn phân bổ tiếp trong các kỳ sau);
32. Danh sách các khoản đặt cọc, ký quỹ, ký cợc (nếu có)
VI. Tài sản cố định
33. Sổ đăng ký TSCĐ, các quyết định của Ban giám đốc về mua mới, chuyển từ chi phí XDCB dở dang thành TSCĐ, thanh lý, nhợng bán TSCĐ;
34. Bảng Tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ;
35. Bảng Chi tiết TSCĐ tăng giảm trong năm, phơng pháp khấu hao TSCĐ; 36. Bảng trích khấu hoa tài sản số định trong năm;
VII. Các khoản phải trả
37. Số d theo từng nhà cung cấp tại thời điểm cuối kỳ (nêu rõ nhà cung cấp chủ yếu, thờng xuyên hoặc chủ yếu).
38. Bảng phân tích tuổi nợ liên quan đến số d các khoản phải trả 39. Các biên bản đối chiếu công nợ phải trả vào thời điểm cuối kỳ.
40. Danh sách nhà cung cấp kèm theo địa chỉ, điện thoại, fax (phục vụ mục đích xác nhận số d
41. Bảng tổng hợp các khoản chi phí trích trớc
VIII. Các khoản vay
42. Các bản photo của các hợp đồng, khế ớc vay mới hoặc điều chỉnh hợp đồng vay nếu có;
43. Bảng Tổng hợp các khoản vay;
44. Danh mục các tài sản đảm bảo tiền vay;
IX. Thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nớc
45. Danh sách các khoản đơn vị phải nộp cho ngân sách Nhà nớc;
46. Các Biên bản làm việc, th từ trao đổi với Cơ quan thuế, các quyết định về chính sách thuế đợc hởng (u đãi thuế);
48. Bản copy tờ khai thuế nộp hàng tháng, bảng Tổng hợp về Thuế GTGT;
X. Doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
49. Phơng thức bán hàng, chính sách giá bán, các quyết định về khuyến mại, giảm giá áp dụng trong năm;
50. Các báo cáo tiêu thụ hàng tháng (doanh thu và số lợng);
51. Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo tháng; 52. Giải thích cho các biến động lớn giữa các tháng về tình hình tiêu thụ và các
chi phí;
XI. Các tài liệu khác
53. Các Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp lập dự phòng, các căn cứ lập dự phòng;
54. Thông tin về các bên liên quan (danh sách các bên có liên quan, các nghiệp vụ/ giao dịch với các bên có liên quan);
Nếu có bất cứ vớng mắc nào, vui lòng liên hệ với Kiểm toán viên của chúng tôi:
Ông: Phạm Anh Tuấn
Điện thoại cơ quan: (04) 8 241 991-35
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!
Biểu 1: Bảng kờ cỏc tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc kiểm toỏn
Sau đú, trưởng phũng sẽ tuỳ vào khối lượng, nội dung cụng việc mà KTV sẽ lựa chọn cỏc KTV phự hợp cho cuộc kiểm toỏn. Trong nhúm kiểm toỏn thường cú ớt nhất một KTV cú chứng chỉ hành nghề, và một vài trợ lý kiểm toỏn. Việc lựa chọn nhõn sự của cuộc kiểm toỏn cũn phụ thuộc vào tớnh độc lập của KTV, cỏc KTV tham gia kiểm toỏn phải đảm bảo thoả món tất cả cỏc cõu hỏi trong bảng tớnh đỏnh giỏ tớnh độc lập của Cụng ty.
2.1.2. Lập kế hoạch và thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn.
Quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn bao gồm cỏc khõu được tiến hành một cỏch khoa học, bắt đầu từ việc đỏnh giỏ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ cho tới khi xõy dựng được chương trỡnh kiểm toỏn hoàn thiện.