Để gửi một tài liệu vào e-mail trực tiếp từ PowerPoint, đơn giản bạn chỉ cần kích vào nút E-mail . Một thông báo (message) xuất hiện cho phép bạn gửi tài liệu PowerPoint bằng một trong hai cách sau:
Gửi một bản sao chép một slide đơn: Khi bạn gửi một bản sao chép của một slide trong e- mail, slide đ−ợc gửi đi d−ới dạng HTML là phần chính của message. Ng−ời nhận th− có thể xem slide của bạn trong các ch−ơng trình e-mail mà có thể đọc các thông báo e-mail d−ới dạng HTML. Ng−ời nhận th− không cần cài PowerPoint trên máy của họ để xem slide, dù vậy thì vẫn có một vài yêu cầu về hệ thống cho việc xem slide cũng nh− là gửi, định h−ớng, hay gửi một slide hoặc toàn bộ dữ liệu. Khi bạn gửi bản sao chép của một Slide, thì message header đ−ợc hiển thị trong PowerPoint để cho phép bạn nhập địa chỉ và các lựa chọn khác.
Sau khi gửi slide , message header đóng lại và trở về màn hình soạn thảo PowerPoint. Danh sách ng−ời nhận, cùng với các lựa chọn và cách tập tin đính kèm đ−ợc ghi cùng với tài liệu. Nếu bạn gửi lại slide, các thông tin cũ sẽ đ−ợc hiển thị lại trong phần message header. Điều này rất hữu ích nếu bạn gửi các cập nhật định kỳ của slide cho những ng−ời nhận đó.
Nếu ng−ời nhận đan sử dụng Micrrosoft Office 97 hoặc sớm hơn, tốt hơn hết là nên gửi slide nh− là một thành phần đính kèm trong một e-mail message. Nếu bạn gửi slide nh− là một thân của message, thì các định dạng sẽ bị mất đi.
Gửi tài liệu trong e-mail có thể không làm việc thông qua cổng mail điện tử.
Gửi bản sao của toàn bộ tài liệu: Khi gửi toàn bộ tài liệu, bạn phải gửi nó nh− một tập tin đính kèm trong một e-mail message. Bạn cũng có thể muốn làm điều này khi ng−ời nhận không có ch−ơng trình e-mail t−ơng thích HTML. Để xem tài liệu đính kèm bạn gửi, ng−ời nhận cần có PowerPoint 97 hoặc các phiên bản mới hơn.