4. Công cụ thực hiện
4.1. Các phương pháp thu thập thông tin
4.1.1.Phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
a. Phỏng vấn
Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: • Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống ( TOP – DOWN).
+ Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…).
+ Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn.
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).
+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
+ Đặt lịch làm việc.
+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn. • Tiến hành phỏng vấn
+ Nhóm phỏng vấn gồm hai người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
+ Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn.
• Tổng hợp kết quả phỏng vấn
Đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ.
+ Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tấn xuất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ…
b. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nôi dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
+ Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác.
+ Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.