ợc phẩm Hà Tây.
Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán giản đơn, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho phân công công tác.
Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây sử dụng phơng pháp “Ghi sổ song song”. Theo phơng pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu.
* ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ 41
kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tơng ứng với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
* Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các Doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Trình tự của phơng pháp này đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu:
Vật t sử dụng trong Công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ nên đợc đánh mã số trong danh mục nh sau:
Danh mục kho vật t chia ra:
1. Hoá chất thờng: 140 thứ (140 thẻ kho). 2. Hoá chất độc: 45. 3. Dợc liệu: 28. 4. Bao bì hàng ống: 48. 5. Bao bì hàng viên: 63. 6. Bao bì hàng viên (vỉ): 56. 7. Đờng cồn + vật liệu phụ: 39. 8. Xăng dầu, than, khí gas: 12. 9. Bảo hộ lao động: 21.
10. Nhãn thuốc ống: 36. 11. Nhãn hiệu viên: 45. 12. Vật liệu điện: 44 13. Vật rẻ khác: 29
Ví dụ 1: Ngày 5/2/2003 Công ty mua Nguyên vật liệu Alverin citract của Công ty TNHH Vân Anh về nhập kho gồm các chứng từ sau:
+ Hoá đơn thuế GTGT.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t. + Phiếu nhập kho.
Hoá đơn (GTGT) Biểu số 01
(Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 3 tháng 5 năm 2003
NO: 043213 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vân Anh.
Địa chỉ: Gia Lâm Hà Nội. Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Dợc sĩ Lê Xuân Thắng. Đợn vị: Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Địa chỉ: 80 - Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:
STT Tên dịch vụ hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3)
1 Alverin citract Kg 25 640.000 16.000.000
Cộng 16.000.000
Thuế GTGT 5% 800.000
Tổng cộng 16.800.000
(Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mơi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Ngời viết hoá đơn Ngời mua
Công ty Cổ phần Biểu số 02
Dợc phẩm Hà Tây
Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá
Ngày 5 tháng 2 năm 2003
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số: 043213 ngày 3/2/2003 của Công ty TNHH Vân Anh giao hàng theo hợp đồng số 19/2 ngày 2/2/2003.
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông Lê Xuân Thắng, đại diện cung tiêu - Trởng ban. Ông Đặng Đình D, đại diện kỹ thuật - Uỷ viên. Ông Nguyễn Ngọc Phan, thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm kê các vật t dới đây tại: kho A
Danh
điểm và quy cách vật Tên, nhãn hiệu ĐVT Theo Số lợng Nhận xét chứng từ kiểm kêTheo QC-PCĐúng Không đúng QC-PC
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Alverin citract kg 25 25 25 0
Cộng
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đạt tiêu chuẩn nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Biểu số 03
Dợc phẩm Hà Tây
Phiếu nhập kho
Số: 04
Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Vân Anh.
Theo hợp đồng số 15/2 ngày 20/2/2003. Quyển số:
Nhập tại kho: A Số:
Nợ: Có:
STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập
1 Alverin citract kg 25 25 640.000 16.000.000
Thuế GTGT 5% 800.000
Cộng 16.800.000
(Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mơi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Nhập kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời giao hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 25/2/2003 và 27/2/2002 Công ty xuất kho Nguyên vật liệu Alverin citract phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Công ty Cổ phần Biểu số 04
Phiếu Xuất kho
Số: 14
Ngày 25 tháng 2 năm 2003
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng viên. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Alverin citract 21,2 21,2 680.000 18.432.960
Cộng 18.432.960
(Mời tám triệu bốn trăm ba mơi hai ngàn chín trăm sáu mơi đồng chẵn) Xuất kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Biểu số 05
Dợc phẩm Hà Tây
Phiếu Xuất kho
Số: 15
Ngày 27 tháng 2 năm 2003
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng ống. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Alverin citract 20,37 20,37 680.000 13.867.896
Cộng 13.867.896
(Mời ba triệu tám trăm sáu mơi bảy ngàn tám trăm chín mơi sáuđồng) Xuất kho, ngày 27 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi đã tổng hợp các chứng từ nhập kho và xuất kho.
- ở kho: thủ kho tiến hành viết vào thẻ kho nh sau:
Trích thẻ kho Nguyên vật liệu Alverin citract phát sinh trong tháng 2/2003 nh sau:
Công ty Cổ phần Biểu số 06
Dợc phẩm Hà Tây
Thẻ kho
Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Trích yếu Số lợng Ký xác nhận
của kế toán
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
04 25/2 Nhập vật liệu 25
14 19/2 Xuất cho PX viên 21,2
15 21/2 Xuất cho PX ống 20,37
Tồn cuối tháng 2/2003 26,025
Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
- ở Phòng kế toán: Kế toán Nguyên vật liệu sau khi nhận đợc các chứng từ của thủ kho gửi lên. Kế toán ghi vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu nh sau:
Công ty Cổ phần Biểu số 07
Dợc phẩm Hà Tây
Sổ chi tiết vật liệu
Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Đơn
giá (đ) Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TH CÙ Tế SL TT Tồn đầu tháng 2/2003 680.000 42,595 28.964.600 4 5/2 Nhập vật liệu 640.000 25 16.000.000 14 19/2 Xuất PX viên 680.000 21,2 14.432.960 49
15 21/2 Xuất PX ống 680.000 20,37 13.867.896
Tồn cuối tháng 2/2003
16.663.744
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết vật t, kế toán lên “Bảng kê nhập xuất tồn kho” (Biểu 03) theo thứ nhóm loại vật t để đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Về nguyên tắc số liệu dòng cộng ở bảng này và sổ cái tài khoản 152 phải trùng nhau.