III. biện pháp phòng ngừa rủi ro tại các ngân hàng cơ sở đặc biệt là việc thực hiện các hình thức bảo
3. Quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ
3.1. Kế toán thu tiền mặt.
* Đối với khách hàng lập chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của mình thì khách hàng phải lập 2 liên: "Giấy nộp tiền" và chuyển cho kế toán kiểm soát,kế toán kiểm tra các yếu tố ghi trên giấy gửi tiền của khách hàng theo quy định , tính hợp lệ, hợp pháp của Giấy nộp tiền, hạch toán vào máy, ký tên, ghi số bút toán rồi chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu đủ số tiền trên chứng từ, ký tên, chuyển lại cho kế toán chứng từ xử lý.
Ngày 20/7/2006 nhà máy Đờng Vạn Điểm có tài khoản tại ngân hàng lập 2 liên "Giấy nộp tiền" vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại ngân hàng. Số tiền là 1.000.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 101101.01 1.000.000.000đ
Có TK 421101.030001/nhà máy ĐVĐ 1.000.000.000đ Xử lý chứng từ:
+ Liên 1: "Giấy nộp tiền" dùng để ghi Có vào tài khoản 421101.01.030001/nhà máy Đờng Vạn Điểm.
+ Liên 2: "Giấy nộp tiền" dùng làm giấy báo Có cho nhà máy ĐVĐ. * Đối với khách hàng chuyển tiền, khách hàng cũng viết 2 liên .
Giấy nộp tiền, khách hàng phải biết số CMT của ngời nhận, Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tiến hành hạch toán vào máy, ghi số bút toán. In phiếu thu lệ phí chuyển tiền nếu thu lệ phí, chuyển cho thủ quỹ thu tiền, thủ quỹ thu đủ, chuyển lại cho kiểm soát viên, kiểm soát viên kiểm tra lại rồi tiến hành hạch toán và tiến hành chuyển tiền cho khách hàng.
Ví dụ thực tế:
Ngày 15/8/2006 khách hàng Nguyễn Văn Hùng chuyển tiền cho Nguyễn Quỳnh Giang(Thanh Xuân - Hà Nội) số tiền chuyển 18.000.000đ.
Hạch toán: Nợ TK 101101.01 18.000.000đ Có TK 519121.2943 18.000.000đ Hạch toán phí + VAT:(0,1%) Nợ TK 101101.01 100.000đ Có TK 453101.01 9090đ Có TK 711001.01 9090đ 3.2. Kế toán chi tiền mặt
• Đối với khách hàng đến lĩnh tiền mặt, rút tiền từ tài khoản tiền gửi cá nhân, khách viết giấy lĩnh tiền mặt, kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy lĩnh, đối chiều CMT, chữ ký mẫu, số d trên tài khoản nếu khớp đúng, kế toán hạch toán vào máy ghi số bút toán, cho kiểm soát viên kiểm soát lại, kiểm soát hợp lệ, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng.
• Các trờng hợp không nhất thiết phải có chứng minh th : Chi trả tiền gửi tiết kiệm , kỳ phiếu , trái phiếu , ký danh thì kế toán phải đối chiếu chữ ký của khách hàng trên chứng từ với chữ ký đăng ký mẫu lu tại ngân hàng
Ví dụ thực tế:
Ngày 16/8/2006 anh Lê Sỹ Bình nộp vào ngân hàng một giấy lĩnh tiền mặt, để rút tiền từ tài khoản tiền gửi của mình, số tiền là: 160.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 421101.030002/ Lê Sỹ Bình 160.000.000đ Có TK 101101.01 160.000.000đ Xử lý chứng từ:
- Giấy lĩnh tiền mặt đóng vào chứng từ kế toán
* Đối với khách hàng đến lĩnh tiền gửi tiết kiệm, khách hàng viết giấy lĩnh tiền tiết kiệm, kế toán đối chiếu chữ ký mẫu của khách hàng trên thẻ lu của khách hàng, nếu hợp lệ hợp pháp kế toán hạch toán vào máy, ghi số bút toán, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng.
Ví dụ thực tế:
Ngày 25/8/2006 anh Nguyễn Trọng Khuê đến rút tiền tiết kiệm CKH (12T) số tiền gốc là 420.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 423202.12 420.000.000đ Có TK 101101.01 420.000.000đ Xử lý chứng từ:
+ Thẻ lu và sổ tiết kiệm, giấy lĩnh tiền tiết kiệm đóng vào chứng từ kế toán. * Đối với chi hoa hồng: Khi tổ trởng đi nộp lãi cho tổ nhóm, kế toán hạch toán vào máy, rồi chỉ hoa hồng theo số tiền nộp nhân tỷ lệ chi hoa hang hiện nay là 3%/tổng số thu lãi
Ví dụ thực tế:
Ngày 24/7/2006 Bà Nguyễn Thu Thuỷ nộp lãi cho tổ nhóm phụ nữ, số tiền là 400.000đ.
Định khoản: Nợ TK 101101.01 500.000 đ Có TK 702001.01 5 00.000 đ
Sau khi kế toán hạch toán vào máy số tiền lãi đã thu, tiến hành hạch toán chi hoa hồng cho tổ trởng.
Hạch toán: Nợ TK 816002.01 500.000 x 3% Có TK 101101.01 500.000 x 3% Xử lý chứng từ:
+ Liên 1: Đóng chứng từ kế toán * Đối với chi công tác hành chính.
Chi các hoạt động hành chính của cơ quan nh tạm ứng, chi tiếp khách, tiếp thị, chi mua sắm tài sản...
Ví dụ thực tế:
Ngày 12/08/2006 cô Nguyễn Thị Hờng (phòng hành chính) nộp một tờ đơn đề nghị Ngân hàng tạm ứng để hoạt động hành chính trong tháng 8, số tiền là 2.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 361201.01 2.000.000đ Có TK 101101.01 2.000.000đ * Ngoài ra còn có một số hoạt động chi khác.
3.3. Kết thúc nghiệp vụ kế toán thu - chi tiền mặt
Thủ quỹ vào nhật ký quỹ, trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát viên nhận lại chứng từ kiểm soát một lần nữa các yếu tố trên chứng từ, chuyển sang cho bộ phận kế toán chi tiết, tổng hợp hạch toán, lên nhật ký chứng từ.
Để đảm bảo khớp đúng số liệu thu - chi, tồn quỹ tiền mặt cuối ngày giữa kế toán và ngân quỹ thì hàng ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng phải tiến hành đối chiếu số liệu giữa kế toán và bộ phận ngân quỹ. Khi đối chiếu phải đảm bảo:
+ Tổng thu trên nhật ký quỹ của kế toán (bên nợ 1011) = tổng thu tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý.
+ Tổng chi trên nhật ký quỹ của kế toán (bên có 1011) = tổng chi tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý.
+ D nợ tiền mặt (tồn quỹ cuối ngày) của kế toán = tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt thực d chuyển vào kho cất giữ.
Tại NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên các số liệu giữa thủ quỹ và kế toán cuối ngày khớp nhau. Nếu đối chiếu cha khớp đúng giữa hai bên tiến hành tìm sai và đảm bảo cuối ngày phải khớp đúng.
3.4 kiểm kê qũy cuối ngày:
Để đảm bảo sự khớp đúng giữa kế toán và thủ quỹ hàng ngày khi kết thúc giao dịch khách hàng thì kế toán và thủ quỹ phải đối chiếu sổ sách với nhau.
Kế toán cộng nhật ký quỹ để tìm ra tổng thu và tổng chi. Tồn quỹ cuối ngày.
-Thủ quỹ cộng sổ quỹ để tìm ra tổng thu, tổng chi và tồn quỹ cuối ngày, đồng thời kiểm đếm số tiền mặt còn lại trong quỹ. Sau đó công bố số liệu để kế toán đối chiếu theo.
-tiến hành đối chiếu trên thực tế của quỹ với số trên sổ sách của kế toán. Sau khi đối chiếu xong có chữ kí của thủ quỹ, kế toán, Giám đốc trên biên bản kiểm quỹ.
3.5 Xử lý chênh lệch quỹ.
Điều này rất ít xảy ra tại Ngân hàng, nhng khi xảy ra thì đợc hạch toán. 3.5.1 Thừa quỹ
- Nếu thấy thừa quỹ, thủ quỹ sẽ kiểm quỹ thực tế một lần nữa, nếu vẫn xác định là thừa quỹ thì kế toán lập biên bản thừa quỹ, có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, kế toán, thủ quỹ.
- lập phiếu thu để thu số tiền thừa quỹ vào quỹ NTK 101101.01 : Số tiền thừa CTK 464 (các khoản phải trả) : Số tiền thừa - Định kỳ xử lý khoản tiền thừa.
+ Nếuthu thừa của khách hàng: thì trả lại cho khách hàng NTK 464
CTK thích hợp (101101.01; 421101 )…
+ Nếu không tìm ra nguyên nhân thì ngân hàng coi đây là một khoản thu nhập.
NTK 464 CTK 79009 3.5.2 Thiếu quỹ
- Thủ quỹ cùng kiểm tra lại và lập bản thiếu quỹ có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán, Giám đốc.
- kế toán lập phiếu chi để chi bớt tiền ra.
CTK 101101.01 : Số tiền thiếu
- Lập hội đồng xử lý để tìm ra nguyên nhân và nếu không tìm ra nguyên nhân thì ngời gây ra thiếu quỹ phải bồi thờng.
NTK thích hợp CTK 361401.