BCKT là sản phẩm cuối cùng của quá trình kiểm toán. Nó phản ánh kết quả làm việc của nhóm kiểm toán. Đối với những người sử dụng kết qủa kiểm toán thì BCKT là tài liệu duy nhất mà họ sử dụng. Chính vì lí do đó, việc kiểm soát chất lượng BCKT là không thể thiếu được trong quy trình kiểm soát hoạt động kiểm toán.
Quy trình phát hành BCKT, như sơ đồ 4, được công ty kiểm soát rất chặt chẽ
nhằm đảm bảo cho các BCKT phát hành là chuẩn mực, không có sai sót, đáp ứng được yêu cầu của những người sử dụng.
Sơ đồ 5: Quy trình phát hành báo cáo kiểm toán
Việc kiểm soát hồ sơ kiểm toán tuân nguyên tắc : Mọi dự thảo biên bản kiểm toán và BCKT phải được cấp soát xét đọc cùng với hồ sơ kiểm toán. Tại công ty A&C hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán được soát xét qua 3 cấp đó là nhóm trưởng, Kiểm toán viên điều hành; Bộ phận kiểm soát chất lượng kiểm toán; Ban giám đốc công ty.
Biểu số 8: Quy trình luân chuyên hồ sơ và dự thảo BCKT qua các cấp soát xét được mô tả trong sơ đồ sau:
Trợ lý tổng hợp Trưởng nhóm kiểm toán KTV điều hành (Trưởng phòng) Bộ phận KSCL Partner ( Ban giám đốc) Tổng hợp báo cáo Hoàn tất và lưu vào hồ sơ khách hàng Gửi bản in chính thức Hồ sơ báo cáo
chuyển soát xét Gửi khách hàng dự thảo
Hoàn tất điều chỉnh báocáo Nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng Kiểm tra bản in báocáo trước khi phát hành chínhthức
Lập dự thảo BCTC Thư giải trình Chuyển Senior Soát xét dự thảo BCTC, Thư giải trình. Chuyển trợ lý sửa chữa (nếu cần) Sửa lại BCTC, Thư
giải trình.
Chuyển lại Senior
Kiểm tra lại dự thảo, chuyển Manager theo hồ sơ kiểm toán.
Soát xét hồ sơ kiểm toán, Dự thảo BCTC, Thư giải trình.
Chuyển lại cho Senior các yêu cầu bổ sung hồ sơ, dự thảo BCTC, Thư giải trình… Chỉ đạo nhóm kiểm
toán bổ sung hồ sơ, sửa lại dự thảo theo yêu cầu.Chuyển lại manager.
Kiểm tra lại nếu đạt yêu cầu chuyển cho BP KSCL Soát xét hồ sơ kiểm toán, dự thảo BCTC, Thư giải trình.
Chuyển lại cho Senior các yêu cầu bổ sung hồ sơ, sửa dự thảo BCTC, Thư giải trình (nếu có). Chỉ đạo nhóm kiểm
toán bổ sung hồ sơ sửa lại sự thảo theo yêu cầu.
Chuyển lại KSCl
Kiểm tra lại, nếu đạt yêu cầu chyển partner.
Soát xét Hồ sơ kiểm toán, dự thảo
BCTC, Thư giải trình. Trao đổi các vấn đề với KSCL, manager, Senior
(nếu cần) Chỉ đạo nhóm kiểm
toán bổ sung hồ sơ, sửa lại dự thảo theo yêu cầu.
Chuyển lại Partner kèm theo Phiếu lấy ý kiến khách hàng.
Kiểm tra lại dự thảo, Phiếu lấy ý kiến khách hàng. Chuyển lại cho nhóm kiểm toán. Gửi dự thảo BC cho
khách hàng kèm theo Phiếu lấy ý kiến, Thư giải trình. Nhận ý kiến phản hồi của khách hàng. Xin ý kiển chỉ đạo của manager, partner để sửa lại báo cáo cho phù hợp.
Chuyển dự thảo đã sửa theo ý kiến khách hàng cho các cấp soát xét kèm theo Phiếu yêu cầu phát hành báo cáo, Phiếu lấy ý kiến khách hàng, Thư quản lý
Kiểm tra dự thảo đã sửa theo ý kiến khách hàng. Nếu đạt yêu cầu chuyển KSCL
Kiểm tra đã sửa theo ý kiến khách hàng. Nếu đạt yêu cầu chuyển partner
Kiểm tra lại lần cuối. Ký Phiếu phát hành báo cáo
- Trường hợp khách hàng là Xí nghiệp, đơn vị thành viên là Công ty (Tổng Công ty): chậm nhất là 3 ngày sau kết thúc kiểm toán, nhóm kiểm toán phải chuyển hồ sơ kiểm toán kèm theo Dự thảo Biên bản (hoặc Biên bản đã ký) cho các cấp soát xét.
- Trường hợp khách hàng là đơn vị độc lập có 1 đầu mối, chậm nhất là 01 tuần sau khi kết thúc kiểm toán ( hoặc theo yêu cầu của khách hàng), nhóm kiểm toán phải chuyển hồ sơ cho các cấp soát xét.
- Trường hợp khách hàng là Công ty Mẹ (Tổng Công ty) có nhiều thành viên: nhóm kiểm toán chuyển hồ sơ kiểm toán cho các cấp soát xét ngay sau khi hoàn thành Dự thảo BCTC và BCKT.
- Khi báo cáo và hồ sơ kiểm toán được trả lại nhóm để hoàn thiện, bổ sung chậm nhất là 01 tuần (hoặc theo yêu cầu của khách hàng) phải nộp lại báo cáo dự thảo (đã sửa) và hồ sơ (đã bổ sung).
Các trường hợp nộp hồ sơ chậm hơn thời hạn quy định, nhóm kiểm toán có trách nhiệm giải trình với các cấp.
Nội dung hồ sơ : phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:
- Khi chuyển cho các cấp soát xét, nhóm kiểm toán cần chuyển cả Hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm. Người nộp ký giao nhận hồ sơ tại Bộ phận KSCL.
- Hồ sơ kiểm toán năm cần phải có đủ bảng biểu theo quy định. Nhóm kiểm toán tự lập checklist các nội dung của hồ sơ kiểm toán năm, giải thích rõ lý do các bảng biểu còn thiếu (nếu có).
- Mỗi phần hành cần có chương trình kiểm toán đã điền đủ nội dung. Nếu chương trình kiểm toán chưa được sửa đổi phù hợp với khách hàng, nhóm kiểm toán cần lập tờ Notes of acc, mô tả các bước công việc đã thực hiện và tham chiếu với các giấy tờ làm việc liên quan. Các tài liệu trong hồ sơ cần được tham chiếu đầy đủ.
- Bản dự thảo BCTC lần đầu và bản chính thức phát hành cần được tham chiếu với các WP liên quan.
- Nhóm trưởng cần cần đảm bảo ký soát toàn bộ hồ sơ, WP của các thành viên trước khi chuyển cho các cấp soát xét.
- File phần mềm (Biên bản, BCTC, WP…) cần được copy lên máy chủ vào Thư mục quy định và ghi rõ đường dẫn trong Hồ sơ kiểm toán.
Các cấp soát xét có quyền trả lại Hồ sơ kiểm toán nếu không đáp ứng được các yêu cầu trên.
Trả lời câu hỏi phát sinh khi soát xét hồ sơ.
- Nhóm kiểm toán có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để thu thập thêm tài liệu hoặc làm rõ các câu hỏi của các cấp soát xét. Việc xin thêm tài liệu hoặc hỏi thêm các vấn đề cần được tổng hợp 01 lần thành văn bản, gửi tới khách hàng qua fax quan email và nêu rõ hạn trả lời. (tránh trường hợp làm phiền khách hàng quá nhiều lần và không có danh mục cụ thể).
- Sau khi nhận được hồi âm của khách hàng, nhóm kiểm toán bổ sung tài liệu vào hồ sơ và giải trình với các cấp soát xét.
Sửa đổi Dự thảo BCTC, thay đổi các BTĐC theo ý kiến của khách hàng
- Mọi trường hợp sửa đổi báo cáo, thay đổi BTĐC theo ý kiến của khách hàng cần có yêu cầu bằng văn bản (thư, fax, email…) từ người có trách nhiêm phía khách hàng và kèm theo bằng chứng kiểm toán bổ sung (nếu có) .
- Các trao đổi với khách hàng qua thư, fax, email…cần được lưu lại đầy đủ. Tất cả các email đều cần in ra để lưu hồ sơ.
Phát hành báo cáo kiểm toán
- Khi khách hàng đồng ý phát hành báo cáo, nhóm kiểm toán chuyển cho partner Bản báo cáo chính thức sẽ phát hành kèm theo Phiếu lấy ý kiến khách hàng (khách hàng đã ký, đóng dấu) và Phiếu đề nghị phát hành báo cáo.
- Manager, partner chỉ ký Phiếu đề nghị phát hành báo cáo khi có đủ Thư giải trình do khách hàng lập và Phiếu lấy ý kiến khách hàng.
Đối với cuộc kiểm toán công ty ABC, sau thời gian kiểm tra tại doanh nghiệp, anh Đ – trợ lý tổng hợp sẽ tổng hợp giấy tờ làm việc của các thành viên trong đoàn kiểm toán để lập dự thảo BCKT. Sau đó, chuyển dự thảo BCKT cho chị H. Chị H sẽ có nhiệm vụ là soát xét lại BCKT. Nếu chưa đạt yêu cầu thì chuyển trợ lý tổng hợp sữa chữa. Khi đảm bảo thì chuyển cho kiểm toán viên điều hành soát xét cùng hồ sơ kiểm toán. Chị P - kiểm toán viên điều hành sẽ thực hiện soát xét giấy tờ làm việc của nhóm kiểm toán và dự thảo BCKT. Nội dung kiểm tra là tính logic trong trình bày, sắp xếp giấy tờ làm việc; tính đầy đủ của các bằng chứng thu thập; sự trình bày khoa học và chính xác của dự thảo BCKT. Công việc soát xét này thể hiện trên
“Phiếu soát xét của kiểm toán viên điều hành”, như trình bày ở biểu số 7, với lời giải thích của nhóm trưởng về những vấn đề nghi ngại của KTV điều hành. Sau khi trao đổi và nhất trí với những lời giải thích của nhóm trưởng hoặc thực hiện những điều chỉnh cần thiết, KTV điều hành sẽ kí vào phiếu soát xét “Nhất trí với dự thảo BCKT”.
Biểu số 9: Phiếu soát xét của kiểm toán viên điều hành
Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C
SOÁT XÉT CỦA KIỂM TOÁN VIÊN ĐIỀU HÀNH Khách hàng: Công ty xăng dầu ABC
Lần Ngày tháng
Những câu hỏi yêu cầu Phần giải thích của nhóm trưởng
Hiện nay, ABC mới thực hiện đối chiếu được 58.62% số dư công nợ tại thời điểm 31/12/2007. BCKT sao không đưa ý kiến loại trừ?
Chi phí bảo hiểm tai nạn cá nhân: 10.282.000 để ở chi phí trả trước, có nghĩa là đã và sẽ hạch toán vào chi phí. Theo chế độ có được hạch toán vào chi phí không?
…………..
Đã soát xét đồng ý với báo cáo kiểm toán (dự thảo)
Ngày……tháng……..năm….. Ký tên……… Sau đó, toàn bộ hồ sơ kiểm toán và dự thảo sẽ được chuyển qua bộ phận KSCL. Chị T – phụ trách bộ phận KSCL sẽ thực hiện soát xét lại hồ sơ kiểm toán và dự thảo BCKT. Nếu có vấn đề gì nghi vấn hay chưa rõ sẽ đề nghị chị H - nhóm trưởng nhóm kiểm toán sửa chữa lại. Nếu bộ phận KSCL nhất trí, toàn bộ hồ sơ kiểm toán tiếp tục được gửi lên chị Thanh – Ban giám đốc công ty soát xét lại. Hoạt động soát xét này cũng được thể hiện trên “Phiếu soát xét của ban giám đốc”. Đối với hồ sơ kiểm toán của khách hàng ABC, sau khi kiểm tra Ban giám đốc nhận thấy những yêu cầu đối với hồ sơ đã đảm bảo, dự thảo BCKT là hợp lí và chính xác sẽ kí vào phiếu soát xét “Đồng ý gửi báo cáo kiểm toán dự thảo”.
Việc soát xét ở các cấp: Kiểm toán viên điều hành, bộ phận KSCL, Ban giám đốc. nếu chưa đạt yêu cầu thì hồ sơ kiểm toán và dự thảo BCKT sẽ được chuyển lại
cho nhóm trưởng nhóm kiểm toán. Nhóm trưởng nhóm kiểm toán sẽ có trách nhiệm chỉ đạo bổ sung hồ sơ và sữa chữa lại dự thảo cho đạt yêu cầu. Bên cạnh đó nhóm kiểm toán còn có nhiệm vụ lập “góp phiếu lấy ý kiến khách hàng” gửi lên Ban giám đốc cùng với dự thảo BCKT, thư giải trình sau khi đã sửa chữa. Sau đó, nhận lại và gửi cho khách hàng. Nhận ý kiến phản hồi từ phía khách hàng, xin ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán viên điều hành và ban giám đốc để sữa chữa lại báo cáo cho phù hợp. việc cuối cùng là chuyển dự thảo đã sửa theo ý kiến của khách hàng cho các cấp soát xét kèm theo phiếu yêu cầu phát hành báo cáo, phiếu lấy ý kiến khách hàng, thư quản lý.
Như vậy, quá trình soát xét hồ sơ và BCKT được thực hiện ở ba cấp quản lý. Thực hiện soát xét qua ba cấp quản lý thể hiện sự thận trọng của công ty về vấn đề chất lượng kiểm toán. Hoạt động soát xét này được thể hiện tổng hợp trên “Phiếu soát xét hồ sơ và báo cáo kiểm toán”. Theo quy định của công ty, chỉ sau khi phiếu soát xét này được hoàn thành, tức có đầy đủ chữ kí của giám đốc hoặc phó giám đốc và Bộ phận KSCL, thì dự thảo BCKT sẽ được gửi cho khách hàng. Bên cạnh dự thảo BCKT, công ty A&C cũng gửi cho khách hàng phiếu “Góp ý của khách hàng” để khách hàng thể hiện những ý kiến của mình về dự thảo BCKT. Khi nhận lại phiếu “góp ý của khách hàng”, nhận thấy khách hàng hoàn toàn nhất trí với dự thảo BCKT, KTV điều hành phát hành BCKT chính thức. Thực tế, có nhiều trường hợp khách hàng chưa đồng ý với dự thảo BCKT. Từ những ý kiến của khách hàng, trưởng nhóm kiểm toán sẽ xem xét và xin ý kiến chỉ đạo của KTV điều hành và Ban giám đốc để điều chỉnh dự thảo BCKT sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vừa phù hợp với những quy định của nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán. Sau đó, A&C lại gửi dự thảo BCKT lần hai cho khách hàng. Hoạt động trao đổi, bàn bạc về dự thảo BCKT giữa công ty A&C và khách hàng có thể diễn ra nhiều lần. Nhưng với nguyên tắc thận trọng tối đa, A&C vẫn kiên trì thảo luận với khách hàng nhằm phát hành một BCKT chính thức có chất lượng cao.
Biểu số 10: Phiếu soát xét hồ sơ và báo cáo kiểm toán
Công ty kiểm toán và tư vấn
PHIẾU SOÁT XÉT HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO KIỂM TOÁN Tên khách hàng: Số hồ sơ:……… Nội dung: Kiểm toán báo cáo tài chính Phòng kiểm toán:……….. Người
soát xét
Nội dung soát xét Lần 1 Lần 2 Lần 3
Giám đốc
1. Tính tuân thủ về trình tự và nội dung trình bày của hệ thống báo cáo 2. Tính chính xác của số liệu trình bày trên các báo cáo
3. Tính logic về nội dung báo cáo 4. Diễn đạt và lỗi kỹ thuật
5. Trình bày báo cáo kiểm toán 6. Thư quản lý
Kiểm toán viên điều hành
1. Tính tuân thủ trong cách trình bày hồ sơ, giấy tờ làm việc
2. Chương trình kiểm toán các tài khoản
3. Kiểm tra chọn mẫu các bằng chứng kiểm toán
4. Cơ sở và tính chính xác của các số liệu trình bày trong báo cáo
5. Tính tuân thủ về trình tự và nội dung trình bày của báo cáo
6. Diễn đạt và lỗi kỹ thuật
7. Tính hợp lý và đầy đủ của những vấn đề ghi nhận trong: - Báo cáo kiểm toán
- Thư quản lý Ngày giao
L1 L2 L3 L4 L5
Trưởng
nhóm 1. Tính tuân thủ trong cách trình bày toàn bộ hồ sơ, giấy tờ làm việc
2. Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán và chương trình kiểm toán
3. Đã đối chiếu tính chính xác về số liệu giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc và báo cáo
4. Tính chính xác của các số liệu trình bày trong báo cáo
5. Đã đảm bảo trình tự và nội dung báo cáo được trình bày theo quy định 6. Thư quản lý
Báo cáo tóm tắt
Kiểm soát sự hài lòng của khách hàng cũng là một trong những cơ sở để KSCLKT, bởi sự hài lòng của khách hàng là bằng chứng đáng tin cậy nhất về chất lượng kiểm toán. Thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, công ty có thể đánh giá được sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ mà công ty cung cấp.
Biểu số 11: Góp ý của khách hàng về BCKT và BCTC sau kiểm toán
Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn
BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG
Khách hàng:………. Kì kế toán:………... Thời gian kiểm toán:……… Kiểm toán viên:……….
Có Không 1 Cách tiếp cận và phương pháp
A. Lập kế hoạch kiểm toán
1. Mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán là phù hợp
2. Đã có sự trao đổi, bàn bạc một cách có hiệu quả về bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ và yêu cầu đối với các tài liệu
3. Mục tiêu, thời gian và quá trình kiểm toán đã được bàn bạc một cách đầy đủ trong cuộc họp sơ bộ và chúng tôi đã cố gắng đáp ứng những câu hỏi cũng như yêu cầu của Quý công ty
B. Thực hiện kiểm toán
1. Các KTV đã có kiến thức đầy đủ khi tiến hành kiểm toán
2. Cuộc kiểm toán đã được sắp xếp và tiến hành một cách có hiệu quả 3. Các phương pháp kiểm toán là mang tính xây dưng, tích cực
4. Qúy công ty đã có cơ hội để đưa ra những lời giải thích đối với tài liệu mà chúng tôi thu thập được trong quá trình kiểm toán