3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRèNH KIỂM
3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện chu quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh
bỏn hàng – thu tiền tại AISC Hà Nội
Từ việc quan sỏt cụng tỏc kiểm toỏn tại hai khỏch hàng trờn của AISC Hà Nội đó cho thấy AISC đó xõy dựng một chương trỡnh kiểm toỏn khỏ đầy đủ dựa trờn cỏc chuẩn mực cho phộp. Mặt khỏc, chương trỡnh kiểm toỏn được thay đổi và hoàn thiện theo từng năm cựng với sự phỏt triển của Chi nhỏnh. Trờn thực tế việc xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn cho từng khỏch hàng thường rất mất thời gian nờn cỏc KTV thường ỏp dụng một chương trỡnh kiểm toỏn chung cho toàn bộ cỏc khỏch hàng nờn cũn nhiều hạn chế. Vỡ mỗi khỏch hàng cú những đặc điểm khỏc nhau nờn việc ỏp dụng chương trỡnh kiểm toỏn chung cú thể phự hợp với khỏch hàng này nhưng chưa chắc phự hợp với khỏch hàng khỏc ở một chu trỡnh nào đú. Do đú để đạt được hiệu quả cụng tỏc kiểm toỏn ngoài việc khụng ngừng hoàn thiện chương trỡnh kiểm toỏn AISC cần phải nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ cho KTV hơn nữa. Cỏc KTV cần trau dồi kinh nghiệm, vận dụng chương trỡnh kiểm toỏn một cỏch linh hoạt trỏnh việc dập khuụn mỏy múc, nhưng KTV cũng cần trỏnh bỏ qua cỏc giai đoạn hay thủ tục cơ bản để trỏnh sai sút và nõng cao hiệu quả kiểm toỏn. Đối với cỏc cụng việc cụ thể:
Việc tiếp cận khỏch hàng:
Cỏc Cụng ty kiểm toỏn núi chung cũng như AISC núi riờng luụn coi trọng vấn đề chi phớ kiểm toỏn do đú họ thường tận dụng một cỏch tối đa nhất vấn đề thời gian. Chớnh vỡ vậy đối với cỏc khỏch hàng truyền thống của AISC KTV thường dựa vào hồ sơ kiểm toỏn cỏc năm trước mà khụng tập trung thu thập thờm những thụng tin mới từ khỏch hàng, từ đú cú thể bỏ sút một số
thụng tin quan trọng ảnh hưởng tới kết quả cuộc kiểm toỏn. Vỡ vậy yờu cầu đặt ra là cỏc KTV phải thu thập đầy đủ hơn nữa thụng tin cơ sở của khỏch hàng. Cỏc thay đổi trong chớnh sỏch bỏn hàng, mục tiờu theo từng thời kỳ… KTV khụng những thu thập thụng tin theo cỏch truyền thống qua cỏc hồ sơ hay qua cỏc nhõn viờn của khỏch hàng mà cũn cú thể thu thập qua internet, điện thoại, của một khỏch hàng giao dịch với đơn vị được kiểm toỏn hay của một con nợ nào đú của khỏch hàng để từ đú cú thờm những thụng tin quan trọng phục vụ cho cuộc kiểm toỏn. Cũn đối với khỏch hàng mới thỡ việc tiếp cận này là quan trọng và là bước đầu đem lại hiệu quả cao cho cuộc kiểm toỏn.
Tăng cường thủ tục phõn tớch trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn.
Trong bất kỳ cuộc kiểm toỏn nào cũng vậy, thủ tục phõn tớch luụn được kiểm toỏn viờn ỏp dụng. Kiểm toỏn viờn cú nhiệm vụ phõn tớch cỏc số liệu, cỏc tỷ suất quan trọng trờn Bỏo cỏo tài chớnh của doanh nghiệp qua đú biết được xu hướng biến động, biết được những chờnh lệch giữa thực tế với cỏc tài liệu cú liờn quan.Thụng thường, cỏc thủ tục trong phõn tớch của kiểm toỏn viờn thường bao gồm:
- Kiểm toỏn viờn so sỏnh thụng tin tương ứng giữa kỳ này với kỳ trước. - So sỏnh giữa thực tế với ước của kiểm toỏn viờn.
- So sỏnh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị.
- So sỏnh giữa thực tế của đơn vị với cỏc đơn vị trong cựng ngành cú quy mụ hoạt động, định mức cựng ngành.
Trờn thực tế KTV thường phõn tớch một số chỉ tiờu quan trọng như doanh thu, phải thu, tiền.... mà khụng phõn tớch cỏc chỉ tiờu khỏc trờn bỏo cỏo tài chớnh. Để hoàn thiện hơn thủ tục phõn tớch KTV nờn tiến hành phõn tớch tất cả cỏc chỉ tiờu trờn bỏo cỏo tài chớnh và cũng nờn tiến hành phõn tớch thờm cỏc chỉ tiờu ở cỏc thỏng khỏc nhau để thấy được sự thay đổi trong cỏc thỏng đú và
phõn tớch nguyờn nhõn của sự biến động đú để cú những ý kiến tư vấn cho đơn vị được kiểm toỏn củng cố và phỏt huy những điểm mạnh.
Hoàn thiện cụng tỏc đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn tại Cụng ty.
Theo như Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 320 về “ Tớnh trọng yếu trong kiểm toỏn” thỡ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn kiểm toỏn viờn cần phải xỏc định mức trọng yếu cú thể chấp nhận được để làm tiờu chuẩn phỏt hiện ra những sai sút trọng yếu.
Cũn theo Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 400 “ Đỏnh giỏ rủi ro và kiểm soỏt nội bộ thỡ kiểm toỏn viờn phải kết hợp khả năng xột đoỏn của mỡnh để đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn và xỏc định cỏc thủ tục phõn tớch để giảm rủi ro kiểm toỏn xuống mức thấp nhất.
Tại AISC đó xõy dựng cho mỡnh một chương trỡnh đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro tương đối đầy đủ nhưng AISC cũng nờn tham khảo cỏc chương trỡnh đỏnh giỏ trọng yếu và rủi ro của cỏc Cụng ty kiểm toỏn khỏc như KPMG, AASC... để tỡm những ưu điểm trong việc đỏnh giỏ.
Đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn
Trong một cuộc kiểm toỏn, quy mụ của mẫu chọn, quy mụ ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết được quyết định sau khi tiến hành cỏc thử nghiệm kiểm soỏt đối với hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Nếu hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng tốt hoặc cỏc thử nghiệm kiểm soỏt được tiến hành kỹ thỡ việc sử dụng cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ giảm mà khụng làm tăng rủi ro kiểm toỏn, ngược lại nú cũn giỳp KTV hoàn thành sớm được cuộc kiểm toỏn, giảm được chi phớ kiểm toỏn. Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 400, “ KTV phải thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt để thu thập đầy đủ cỏc bằng chứng về tớnh hiệu quả của hệ thống kế toỏn và hệ thụng kiểm soỏt nội bộ”. Như vậy thủ tục này
là rất cần thiết và bắt buộc đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn, từ đú cỏc KTV cú thể bước đầu phõn bổ về trọng yếu và rủi ro đối với từng khoản mục trờn BCTC. Vấn đề này được cỏc KTV của AISC Hà Nội nghiờn cứu kỹ và thực hiện tương đối thuần thục trong cỏc cuộc kiểm toỏn. KTV thực hiện cỏch này thụng qua bảng cõu hỏi với nội dung cụ thể, cố định với mọi trường hợp với kết quả thu được là cỏc cõu trả lời “Cú” hoặc “Khụng”, trờn cơ sở đú KTV xem xột cỏc rủi ro trong mối liờn hệ với cỏc mục tiờu kiểm toỏn cụ thể, từ đú KTV sẽ tổng hợp để đưa ra nhận xột về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng núi chung hoặc đối với từng chu trỡnh. Sau đõy là mẫu bảng cõu hỏi đối với hệ thống kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền:
Bảng 3.1: Bảng cõu hỏi đối với hệ thống KSNB
Mô tả BCTC Rủi ro C1 Chấp nhận một hợp đồng trong khi hàng cha có sẵn Không Không áp dụng C2 Không xử lý các đơn đặt hàng đang đợi Không Không áp dụng C3 Chấp nhận hợp đồng trong khi mức nợ tối đa bị vợt hay khi giá trị đơn đặt hàng lớn Có G C4 Chấp nhận một đơn đặt hàng có những điẻm bất thờng Không Không áp dụng
C5 Thực hiện sai việc chuẩn bị hợp đồng Không Không áp dụng C6 Không chuẩn bị hợp đồng đã đợc chấp nhận Không Không áp dụng
C7 Sai sót khi giao hàng Không Không áp dụng
C8 Lỗi tin học khi truyền số liệu Có Đ, H, C C9 Không xử lý những bất đồng nhận thấy Có H, C C10 Chấp nhận tỷ lệ giảm giá mà không có lý do Không Không áp dụng
C11 Xuất kho mà không ghi chép hoặc xuất không đúng
Có Đ, H, C
C12 Không xử lý các hợp đồng đang đợi
Không Không áp dụng
C13 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng hoặc tồn kho hay chấp nhận tỷ lệ giảm giá quá cao
Có Đ, H, C
C14 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng
Có Đ, H, C
C15 Sửa chữa một cách không đúng các thông tin của một khách hàng
Có H
C16 Thay đổi không đúng các thông tin của một khách hàng (các khoản nợ hiện tại)
Có G
C17 Không hạch toán hoặc hạch toán không đúng những khoản thanh toán bằng Séc
Có H, C
C18 Biển thủ quỹ Có
C19 Làm thất lạc phiếu thu Có H
C20 Gửi hoá đơn có mà không đợc phép Không Không áp dụng C21 Chấp nhận cho khách hàng nợ một khoản lớn Có G Đ: Đầy đủ G: Giá trị H: Hiện hữu S: Sở hữu C: Chính xác T: Trình bày Về vấn đề chọn mẫu
Cỏc nghiệp vụ bỏn hàng – thu tiền thường phỏt sinh với số lượng lớn nờn KTV khụng thể tiến hành kiểm tra chi tiết tất cả cỏc giao dịch. Vỡ vậy vấn đề chọn mẫu được cỏc Cụng ty kiểm toỏn rất coi trọng, vỡ khụng những nú quyết định chi phớ, thời gian của cuộc kiểm toỏn mà cũn ảnh hưởng tới kết quả của cuộc kiểm toỏn với cỏc rủi ro. Hiện nay cỏc Cụng ty Kiểm toỏn thường chọn
mẫu phi sỏc xuất và theo phỏn đoỏn chủ quan của cỏc KTV. Theo chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 530 thỡ “KTV phải lựa chọn cỏc phần của mẫu kiểm toỏn sao cho tất cả đơn vị lấy mẫu trong tổng thể đều cú cơ hội được lựa chọn”. Theo đú việc chọn mẫu cú thể ỏp dụng theo cỏc bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn cỏc hàng số cụ thể trong tổng thể với bảng số ngẫu nhiờn.
- Bước 2: Lập hành trỡnh sử dụng bảng, đõy là hướng lựa chọn cỏc số ngẫu nhiờn.
- Bước 3: Chọn điểm xuất phỏt, là việc xỏc định số ngẫu nhiờn đầu tiờn trong hướng lựa chọn.
KTV nờn chỳ ý chọn những mẫu tập trung nhiều doanh thu, đú cú thể là cỏc mẫu ở cỏc thỏng nếu khỏch hàng kinh doanh theo mựa vụ hay ở những mẫu cú số tiền lớn vỡ ở đú nếu xảy ra sai sút sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kết quả của doanh nghiệp.
Cỏc ghi chộp trờn giấy làm việc của KTV
Trong khi tiến hành kiểm toỏn KTV sử dụng Bảng kờ chờnh lệch để tiến hành kiểm tra chi tiết cỏc tài khoản, ngoài ra KTV nờn ghi chộp cỏc sai sút chưa xỏc định được chờnh lệch hoặc cỏc sai pham ra giấy làm việc của mỡnh một cỏch cẩn thận và rừ ràng. Nếu cỏc KTV tiến hành ghi chộp một cỏch khoa học thỉ trưởng nhúm kiểm toỏn sẽ dễ dàng tổng hợp kết quả cuộc kiểm toỏn, nắm bắt cuộc kiểm toỏn, nõng cao chất lượng cuộc kiểm toỏn.
Thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn
Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 300 “Chương trỡnh kiểm toỏn phải được lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toỏn, trong đú xỏc định nội dung, lịch trỡnh và phạm vi của cỏc thủ tục kiểm toỏn cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toỏn tổng thể”. AISC Hà Nội đó soạn thảo cho mỡnh một chương trỡnh kiểm toỏn tương đối đầy đủ và chi tiết cho từng khoản mục. Tuy nhiờn, sự
trỡnh bày theo cỏch liệt kờ cỏc thử nghiệm kiểm soỏt, cỏc thủ tục phõn tớch và cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết ỏp dụng đối với cỏc khoản mục là chưa rừ ràng, mới chỉ nờu ra quy trỡnh thực hiện chứ khụng chỉ ra được mục đớch hay kết quả đạt được khi thực hiện cỏc bước cụng việc đú. Vỡ vậy thiết kế một chương trỡnh trong đú nờu đầy đủ cỏc bước thực hiện để thu được cỏc bằng chứng hiệu lực để đạt được mục tiờu kiểm toỏn là hợp lý nhất. Sau đõy là vớ dụ về một chương trỡnh kiểm toỏn đối với nghiệp vụ bỏn hàng:
Mục tiêu
KSNB Quá trình kiểm soát chủ yếu Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ Doanh thu ghi
sổ là có thật
- Quá trình ghi sổ doanh thu đợc chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Các hợp đồng bán hàng đợc theo dõi chặt chẽ
- Xem xét các hoá đơn bán hàng trong mối quan hệ với chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng.
- Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự các hoá đơn bán hàng.
- Đối chiếu các bút toán trên sổ Nhật ký bán hàng với các hoá đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển (nếu có)
- Đối chiếu các bút toán trên sổ Nhật ký bán hàng các chứng từ phê chuẩn phơng thức bán chịu bà phê chuẩn việc bán hàng. Các nghiệp vụ tiêu thụ đợc phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn
- Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ nhằm vào 3 trọng điểm chính:
- Phê chuẩn phơng thức bán chịu - Gửi hàng
- Giá bán, phơng thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu.
- So sánh giá bán trên hoá đơn bán hàng với biểu giá hiện hành của doanh nghiệp hoặc các hợp đồng xem có đúng đắn hay không.
Các nghiệp vụ tiêu thụ đều đ- ợc ghi sổ đầy - Các chứng từ vận chuyển đều đợc đánh số và ghi chép - Các hợp đồng (hợp đồng kiểm phiếu
- Đối chiếu các chứng từ vận chuyển, với các hoá đơn bán hàng và các bút toán trong sổ Nhật ký bán hàng và sổ
đủ xuất kho) đều đợc đánh số trớc và đợc ghi chép.
chi tiết các khoản phải thu của khách hàng (sổ chi tiết TK 131) Doanh thu đã đợc tính toán đúng và ghi sổ chính xác (đã tính toán và đánh giá)
- Kiểm soát độc lập quá trình lập hoá đơn và quá trình ghi số doanh thu bán hàng.
- Tính lại các số liệu trên hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiểm phiếu xuất kho)
- Đối chiếu các bút toán trên sổ Nhật ký bán hàng với các hoá đơn bán hàng.
- Đối chiếu các thông tin số liệu trên hoá đơn bán hàng với chừng từ vận chuyển bảng giá bán và các hoá đơn đặt hàng của khách Các nghiệp vụ tiêu thu đợc phân loại đúng đắn - Sử dụng một sơ đồ TK đầy đủ và đúng đắn
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ
- Xem xét các chứng từ chứng minh sự phân loại đúng đắn của nghiệp vụ tiêu thụ (doanh thu bán ngoài, doanh thu nội bộ, doanh thu theo nhóm hàng có thuế soất doanh thu khác nhau)
Doanh thu đợc ghi sổ đúng kỳ