II. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
c. Thủ tục trích BHXH, BHYT phải trả CNV
Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của ngời sử dụng lao động và ngời lao động cho tổ chức xã hội đã để trợ cấp trong cả trờng hợp họ mất đi khả năng lao động nh ốm đau, thai sản, mất sức .…
Theo chế độ hiện hành BHXH đợc hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp thờng xuyên của ngời lao động
thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho ngời lao động tại doanh nghiệp trong các trờng hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ Đ… ợc tính toán trên cơ sở mức lơng ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi ngời lao động nghỉ hởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng ngời và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH. BHXH trích đợc trong kỳ sau khi trừ đi các khoản phụ cấp cho ngời lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH.
Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH gồm:
- Biên bản xác nhận tai nạn lao động…
- Phiếu nghỉ hởng BHXH - Thanh toán trợ cấp BHXH… ….
Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lơng và tỷ lệ % trợ cấp BHXH đợc hởng.
Quy định về mức hởng BHXH ở công ty nh sau:
* Đối với trợ cấp ốm đau: Khi có xác nhận của y tế vì lý do ốm đau của ngời lao động:
- Quy định về thời gian hởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm nh sau:
Tại các phòng ban: Nếu ngời lao động đóng BHXH dới 15 năm thì đợc nghỉ 30ngày/năm. Nếu đóng BHXH trên 15 năm thì đợc nghỉ 45 ngày/năm.
Tại các phân xởng công trờng sản xuất nặng nhọc thì nghỉ 40 ngày nếu ng- ời lao động đóng BHXH dới 15 năm. Còn nghỉ 60 ngày/năm nếu đóng BHXH trên 15 năm.
Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trên là 75% lơng cơ bản.
Mức trợ cấp = Lơng cơ bản x Số ngày nghỉ x 75% 26
- Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dới 36 tháng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trên 36 tháng tuổi. Mức trợ cấp 75% lơng cơ bản.
- Thời gian nghỉ: nghỉ khám thai 3 lần, mỗi lân 1 ngày. Trờng hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trên 3 tháng nếu sinh đôi nghỉ 120 ngày, đối với khối phòng ban. Còn nghỉ 150 ngày đối với các đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thì từ con thứ 2 ngời mẹ đợc nghỉ thêm 39 ngày.
Mức trợ cấp 100% lơng cơ bản.
Ngời lao động nếu có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH đợc cấp 1 tháng l- ơng, nếu đóng BHXH từ 30 đến 50 năm đợc hởng trợ cấp 2 tháng lơng, nếu BHXH trên 35 năm đợc hởng trợ cấp 3 tháng lơng.
- Mức trợ cấp đợc hởng mỗi tháng là 55% trên lơng đóng BHXH bình quân năm. Cứ thêm 1 năm đóng BHXH đợc cộng thêm 2% và tối đa là bằng 75% lơng đóng BHXH bình quân.
Để thanh toán tiền lơng và tiền công hàng tháng kế toán phải lập các bảng trừ vào lơng của ngời lao động toàn Công ty. Khi ngời lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập Giấy chứng nhận nghỉ hởng BHXH để làm căn cứ xác định số ngày đợc nghỉ của ngời lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lơng theo chế độ quy định.
Trợ cấp ốm đau thai sản khi ngời ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toán trợ cấp giữa ngời lao động gián tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH.
Trờng hợp thanh toán cho chị Hng nhân viên phòng hành hcính của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật nghỉ việc do thai sản sẽ đợc thực hiện nh sau:
Phiếu nghỉ hởng BHXH Họ tên: Nguyễn Thị Hơng Tuổi: 25
Tên cơ quan ytế Ngày đến khám Lý do Số ngày nghỉ Xác nhận y tế Y tế bộ phận Từ Đến Tổng số
Bệnh viện nhi 30/3/04 Sinh con
2/4/04 2/6/04 2tháng
Phần trợ cấp BHXH
Họ và tên: Nguyễn Thị Hng Nghề nghiệp: nhân viên
Tiền lơng đóng BHXH : 423.400đ Số ngày nghỉ: 2tháng
Mức trợ cấp: 100%
Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 2= 846800đ
Bằng chữ: (tám trăm bốn mơi sáu nghìn, tám trăm đồng)
Ngời lĩnh tiền
Kế toán
Ngày . tháng . năm… …
Thủ trởng đơn vị
Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hởng BHXH lên phòng kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho ngời lao động.
Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng ngoài TK334 còn có TK338 và các tài khoản chi tiết của TK này.
Chứng từ ghi sổ Số 61
Ngày 31/3/04
Đơn vị: đ
Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền
Số Ngày Nợ Có 31/3/04 BHXH trả thay lơng 334 846.800 338 846.800 Cộng 846.800 846.800 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng thanh toán lơng kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cái TK334 và TK338.
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 SKT/DNN–
Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính
Sổ cái Năm 2004
Tên tài khoản: phải trả CNV
TK: 334
Ngày GS SốChứng từNgày Diễn giải SHTK ĐƯ Nợ Số tiền Có
D đầu kỳ 500.000.000
30/1/04 01 29/1 Trả lơng T1 cho đội 1 111 50.410.000 30/1/04 02 29/1 Trả lơng T1 cho các ban 111 30.097.650 25/2/04 04 20/2 Tạm ứng lơng cho đội số 9 141 50.000.000 31/3/04 59 31/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng 338 1.060.008 31/3/04 61 31/3 - Chi lơng T3 cho CNV
….. 111 217.631.505 Cộng 400.000.000 Số d cuối kỳ 100.000.000 Ngày …… tháng…… năm Ngời ghi sổ
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của
Bộ tài chính
Sổ cái Năm 2004
Tên tài khoản: phải trả CNV
TK: 338
Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHTK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có D đầu kỳ 90.000.000 21/1/04 01 18/1 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 10.586.990 1.060.008 30/1/04 03 29/1 Khấu trừ BHXH, BHYT ….. 334 1.060.008 30/3/04 59 30/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng 334
4/4/04 62 30/3 Nộp BHXH, BHYT ….. 111 41.551.387 Cộng 60.000.000 Số d cuối kỳ 20.000.000 Ngày …… tháng…… năm Ngời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) d. Hạch toán các khoản thu nhập của ngời lao động.
Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lơng đợc hởng hàng tháng tơng ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác nh: khen thởng. v. v. các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động.
Ngoài chính sách khen thởng thì còn phải nói đến chính sách xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để quá trình xây dựng nên phân phối lợng công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty.
Đối với khối cơ quan công ty nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì ngời lao động phải chịu số tiền phạt theo quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất ngời lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá số ngày giới hạn về số ngày quy định nghỉ thì trởng phòng báo cáo với phòng tổ
chức hành chính, phòng này theo dõi quy định phát và lập biên bản xứ lý với sự có mặt của ngời lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi só tiền phạt vào biên bản. Khi lập biên bản và các thủ tục xong, trởng phòng TC-HC ký tên và nộp lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lơng của ngời lao động. Vì quyền lợi của mình nên ngời lao động luôn phải tuân theo quy định, chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra.
Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với ngời lao động đợc tiến hành t- ơng tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lơng với nguyên tắc ghi giảm l- ơng ngời lao động và ghi tăng các khoản thu cho công ty.
Tóm lại việc tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đợc tiến hành ở phòng tài vụ của công ty, kế toán ở các đội cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lơng nhng có vai trò nh một kế toán chi tiết tiền lơng ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn đốc các đội trực thuộc để tránh tình trạng xấu đối với quá trình hoạt động của công ty.
Phần III
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, nâng cao hiệu quả sử dụng
lao động tại công ty tnhh kiến trúc việt - nhật
Tổ chức hạch toán kịp thời, chính xác và đầy đủ thu nhập của ngời lao động thực hiện phân phối thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp là yêu cầu đòi hỏi ngay cả những doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả cũng phải quan tâm đến nhất là đối với công ty đang công tác kế toán tiền lơng là việc làm cần thiết. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng theo hớng phải đảm bảo công bằng cho ngời lao động. Công ty xây dựng hình thức trả lơng theo sản phẩm cho lao động trực tiếp nhng để hình thức này phát huy hiệu quả, công ty phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ thuật phù hợp với điều kiện lao động cụ thể của công ty.
Hơn nữa ta thấy so với công nhân viên ở khối cơ quan có tiền lơng tháng cao hơn hẳn so với tiền lơng của công nhân viên trực tiếp sản xuất. Lý do làm cho tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất thấp nh vậy là do trong quá trình tính đơn giá công đã có quá nhiều khoản tính khấu trừ. Khi có quyết định thanh toán của công ty đơn vị đã trích 32% để làm quỹ mua bảo hộ lao động và trả phụ cấp chức vụ cho tổ trởng. Sau đó khi tính đơn giá lại chi thêm 1,09 để tính khoản chênh lệch xác định số tiền trả cho chủ nhân công. Đó là lý do làm cho tiền lơng của công nhân sản xuất bị giảm.
Để đảm bảo tính xác đáng, công bằng và hợp lý trong việc trả lơng cho công nhân trực tiếp vẫn đảm bảo chi phí nhân công của công ty nh định mức đã đợc xác định trong kế hoạch thi công công ty có thể nghiên cứu và phân phối thu nhập ở các đơn vị nh sau:
- Sau khi nhận quyết định thanh toán của công ty thì tổ trởng tiến hành xác định số tiền thực tế trả cho CNV trong tháng và số tiền giữ tại quỹ (32%). 32% này sẽ đợc sử dụng để:
+ Mua bảo hộ lao động
+ Trả lơng cho chủ thầu (thay cho việc phải trích 1,09 từ lơng của CNV). + Trả phụ cấp chức vụ cho đội trởng, tổ trởng.
Nh vậy đơn giá bình quân của công nhân sẽ tăng lên thêm do không bị trích tiền cho chủ thầu.
Đối với lao động gián tiếp việc tính lơng cần phải gắn với việc áp dụng ph- ơng pháp phân phối theo lao động. Tiền lơng thời gian công ty áp dụng để trả cho công nhân viên khối cơ quan và bộ phận gián tiếp đổi mới đơn thuần là cách tính tiền lơng giản đơn, tuy có u điểm là để tính toán xong nó lại không gắn với kết quả lao động do đó nó không phản ánh trung thực đợc sức lao động của công nhân, không kích thích đợc hết sức làm việc của họ cũng nh họ không tích cực phát huy sáng kiến có lợi cho doanh nghiệp. Tiền lơng của bộ phận gián tiếp cao xong do “mức tăng lơng” công ty đặt ra chứ không phải mức khuyến khích do hoàn thành kế hoạch. v. v . Do đó không tác động mấy đến ngời lao động lại không mang đúng tính chất của ngành xây dựng. Công ty có thể xem xét lại giữa “hệ số tăng lơng thêm” và việc quy định mối liên hệ giữa mức lơng của bộ phận gián tiếp đợc hởng và khối lợng thi công nghiệm thu trong đợt. Việc công ty trả l- ơng cho cán bộ công nhân viên ở bộ phận gián tiếp vừa căn cứ vào chính sách l- ơng và mức lơng bình quan của công việc hoàn thành ở đơn vị sẽ khuyến khích cán bộ quản lý công ty nghiêm túc nghiên cứu lập kế hoạch và chỉ đạo hợp lý, sáng tạo nhằm nâng cao mức lơng bình quân đó lên cũng chính là nâng cao mức lơng bình quân của toàn công ty.
Khi đó tiền lơng của bộ phận gián tiếp đợc tính là:
Tổng lơng = Lơng + Phụ cấp + Mức lơng trích từ khối lợng Thời gian (nếu có) Công trình nghiệm thu
Mức lơng trích từ khối lợng công trình nghiệm thu trong đợt này đợc trích theo một tỷ lệ do công ty tính toán sao cho hợp lý vơí tình hình của công ty.
Trong điều kiện nếu công ty tổ chức công tác kế toán bằng máy vi tính thì hệ thống chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiền lơng nói riêng phải đợc thay đổi bởi chứng từ kế toán hiện hành cha có những quy định về chứng từ trong điều kiện kế toán bằng máy vi tính Do đó nếu có sử dụng kế toán máy…
công ty nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán này để tìm hiểu và đạo tạo lại đội ngũ kế toán trớc khi chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy vi tính.
Kết luận
Công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc ra các quyết định kinh tế. Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay để phát triển và ganh đua với các doanh nghiệp bạn, Công ty TNHH kiến trúc Việt- Nhật đã có nhiều cố gắng trong việc tìm ra biện pháp cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nói chung và công tác kế toán nói riêng.
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đã rất nỗ lực trong công tác tìm hiểu và vạch ra đờng lối phát triển cho Công ty. Để đa công ty dần khẳng dịnh mình trên thị trờng, bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển đi lên của Công ty.
Trên đây là nhận thức tổng quan của em về tình hình công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lơng. Em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến và giải pháp để hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lơng tại Công ty.
Do kiến thức còn hạn chế và cha từng có kinh nghiệm trong thực tế em mong sẽ nhận đợc sự đóng góp ý kiến và chỉ bảo hơn nữa của các thầy, các cô đặc biệt là cô Phạm Vân Huyền.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nhận xét của cơ quan thực tập ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Lời nói đầu...1
Lý luận chung về công tác kế toán tiền lơng...3
và các khoản trích theo lơng...3
I. Sự cần thiết khách quan phải hạch toán lao động tiền lơng...3
II. Tiền lơng và phân loại tiền lơng...4
1. Khái niệm tiền lơng...4
1.1. Quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ bao cấp...4