IX. Kế toán xác định kết quả bán hàng 1 Kế toán chi phí bán hàng
3.3.Sơ đồ bộ máy kế toán công ty.
3. Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán 1 Chức năng.
3.3.Sơ đồ bộ máy kế toán công ty.
Trưởng phòng Kế toán
Thủ quĩ Bộ phận doanh
thu thuần Kế toán thanh toán Kế toán công nợ
Kế toán Doanh thu & Kế toán tổng hợp
Kế toán Kho Kế toán Doanh thu
Chức năng của bộ máy kế toán :
Nhiệm vụ của kế toán trởng
• Giám sát và kiểm tra việc thu tài chính của công ty theo đúng chế độ tài chính của nhà nớc và qui định của công ty.
• Tổ chức bộ máy tài chính kế toán, phân cấp chỉ đạo các công việc trong kế toán.
• Lập kế hoạch tài chính (hàng năm, trung hạn, dài hạn), tổ chức việc thực hiện kế hoạch tài chính đồng thời theo dõi quá trình thực hiện.
• Phân tích hoạt động kinh tế của công ty, đề ra các biện pháp sử dụng hợp lý nguồn vốn, tăng nhanh vòng quay lợi nhuận, hạch toán kinh tế nhằm thống nhất quản lý tài chính của công ty.
Ngoài ra kế toán trởng còn kiểm tra tình hình thanh toán chi tiêu cho từng khách hàng, thuế GTGT, lập báo cáo về tài khoản q phải trả ngời bán, báo cáo về thuế
Kế toán doanh thu & Kế toán tổng hợp: Theo dõi doanh thu bán hàng vật t của công ty, kiểm tra, đối chiếu tình hình Xuất – Nhập – Tồn của hàng hoá vật t.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi qua quĩ của công ty và các khoản phải trả cho công nhân viên, các khoản chi phí phát sinh. Doanh nghiệp liên quan đến thu mua, tiêu thụ hàng hoá cùng các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu của khách hàng công nợ của phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh của công ty.
Kế toán kho: Theo dõi chi tiết và hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá doanh nghiệp.
Thủ quĩ: Có nhiệm vụ thu chi trả tiền mặt, theo dõi tiền gửi ngân hàng, mở sổ theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng từ khi nhập hàng hóa cho đến khi thanh toán hết, theo dõi chênh lệch tài khoản RGNH và quản lý lơng.
Trình tự ghi chép tài khoản bán hàng và xác định kết quả kinh doanh bán hàng trên sổ của công ty hình thức chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: (2a) (4) (3a) (2b) (1) (3b) (5) (6) (6) (7)
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và chứng từ khác
II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công ty TNHH Th ơng mại hữu nghị huy nam. 1. Đặc điểm về hàng hoá bán ở đơn vị:
1.1. Đặc điểm về sản phẩm:
Đặc điểm sản phẩm của công ty là bảng cớc bu điện điện tử, bảng lãi suất tiết kiệm bu điện điện tử, bảng thông tin bu điện điện tử và các loại thiết bị điện tử viễn thông cùng với các vật t, phụ kiện thay thế cho bảng thông tin điện tử nh: nền bảng, khung, vỏ, các linh kiện chính( Led, IC, mạch in ... ) là những thiết bị điện tử mang tính phục vụ cao.
1.2. Các phơng thức bán hàng:
- Công ty TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam có chức năng chính là lu thông hàng hoá vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty nên công ty rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay ngời tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay, phơng thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là cung cấp bảng thông tin điện tử cho khách hàng, bán lẻ các loại vật t, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa bảo trì bảng, việc này dựa trên những hợp đồng ký kết với khách hàng do phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật của công ty thực hiện.
- Với đặc điểm kinh doanh nh vậy, cho nên phòng kế toán của công ty đã tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hớng:
+ Nếu là các hợp đồng bán bảng: bảng cớc Bu điện điện tử, bảng thông tin Bu điện điện tử... với bạn hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết giữa hai bên kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính chuyển cho nhân viên văn phòng kinh doanh hoặc khách hàng, đồng thời chuyển cho kế toán công nợ để vào sổ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn tài chính, phiếu xuất và tên khách hàng.
+ Nếu là hợp đồng bán vật t, phụ kiện thay thế thì căn cứ vào report của kỹ thuật viên, kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính giao cho kỹ thuật viên đồng thời vào sổ theo dõi công nợ chi tiết từng hoá đơn tài chính.
Các số liệu và phiếu xuất, hoá đơn tài chính đợc cập nhật vào máy, vào sổ theo dõi để hàng ngày kế toán có thể theo dõi đợc tình hình doanh thu bán hàng, công nợ phải thu đổi cho từng khách hàng, theo dõi đợc tình hình xuất- nhập- tồn trong kho. Đồng thời, phòng kế toán của công ty cuối tháng tiến hành thu thập tài liệu để xác định thuế GTGT phải nộp hoặc đợc khấu trừ của toàn công ty và tiến hành nộp thuế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tình hình thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam có thể minh hoạ qua sơ đồ sau:
+Tại phòng kỹ thuật: PKT PKT Liên 2 Séc chuyển khoản oả Nộp tiền đồng CB công nợ thời phòng kỹ thuật Phiếu công tác của phòng kỹ thuật Phiếu
xuất HĐTC Giao cho kỹ thuật viên Giao cho khách hàng Kỹ thuật viên KT công nợ phòng kỹ thuật Sổ ngân hàng Kế toán thanh toán ký vào phiếu công tác của phòng kỹ thuật Kỹ thuật viên ký nộp vào bảng thu tiền Phòng kế toán báo cáo
theo dõi công nợ của KH theo HĐTC kịp báo cáo HĐTC phát sinh doanh thu phòng kỹ thuật Lưu giữ phiếu công tác kiểm tra đối chiếu
số liệu với phòng kế toán
+ Tại phòng kinh doanh: Kế toán công nợ Nộp tiền vào quĩ vào quĩ
1.3. Các phơng thức thanh toán tiền hàng:
- Thanh toán trực tiếp ( thanh toán bằng tiền mặt ) - Thanh toán không dùng tiền mặt.
+ Thanh toán chấp nhận: chuyển tiền qua ngân hàng + Thanh toán bằng séc.
1.4. Phơng pháp tính giá vốn hàng bán:
Công ty áp dụng phơng pháp giá bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá vốn cho lợng hàng hoá trong kho. Khi áp dụng phơng pháp này, kế toán phải tính đợc giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kì theo công thức:
Đơn giá Trị giá mua hàng Trị giá
bình quân = hoá tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ . gia quyền SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng nhập trong kỳ
Muốn xác định trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ, kế toán áp dụng theo công thức sau:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ =Σn
i = 1 ( số lợng hàng hoá tồn kho cuối kỳ + giá mua bình quân )
1.5. Sổ kế toán của công ty:
Hợp đồng Đơn đặt hàng Giấy đề nghị
xuất
Phiếu
xuất kho Hợp đồng tài chính Giao cho khách hàng hoặc cán bộ kinh doanh tới kho xuất
hàng
Khách hàng nộp tiền
Kế toán công nợ phòng KD nộp tiền + 01 phiếu chi của
KH
Nhân viên KD nộp tiền mặt + 01 phiếu chi của KH
Sổ ngân hàng
Nộp tiền và ký nộp vào phiếu thu
giao cho kế toán thanh toán
- Lập báo cáo theo dõi chi tiết công nợ phòng KD theo từng khách hàng và HĐTC cùng phiếu xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các báo cáo liên quan
- Thu nợ
Hợp đồng tài chính phát sinh trong kinh
Trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá, hệ thống sổ chi tiết đợc sử dụng trong công ty là các sổ:
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua - Sổ chi tiết vật t hàng hoá.
1.6. Tài khoản sử dụng của công ty:
- TK 156: Trong đó: TK 1561: Gía mua của hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá
- TK 1311: Phải thu của khách hàng tháng trớc - TK 1312: Phải thu của khách hàng tháng này Trong đó:
TK 1312: Phải thu của khách hàng tháng này của phòng kinh doanh TK 13122: Phải thu của khách hàng tháng này của phòng kế toán. - TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Trong đó: TK 51111: Doanh thu bán hàng của phòng kinh doanh TK 51112: Doanh thu bán hàng của phòng kỹ thuật - TK 531: Hàng bán bị trả lại
- TK 632: Gía vốn hàng bán
- TK 642: Chi phí quản lý và chi phí bán hàng - TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 331: Phải trả cho ngời bán
- Và một số TK khác liên quan đến hoạt động bán hàng.
2. Kế toán chi tiết bán hàng ở công ty:
Từ ngày 1/ 1/ 1999 thuế GTGT đợc áp dụng lần đầu tiên tại nớc ta. Theo hớng dẫn của Bộ tài chính kể từ 1/ 1/ 1999 công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình và áp dụng phơng pháp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên.
Vì vậy, cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau:
Biểu số 1
Đvị: CTy TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam
Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức-HN
MS: 01-VT/BB
QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của Bộ Tài Chính
Phiếu nhập kho
Ngày 1 tháng 1 năm 1005 Số : 39
Nợ : ... Có : ... Họ tên ngời giao hàng: Chị Lan
Nhận tại: Công ty Minh Đạt
STT Số lợng Yêu cầu Nhập 1 2 3 4 Bảng cớc Bu điện điện tử Bảng lãi suất tiết kiệm BĐ điện tử
Bảng thông tin BĐ điện tử Bảng thông tin NH điện tử (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 25 20 10 20 25 20 10 20 5.600.000 3.200.000 30.250.000 19.600.000 140.000.000 64.000.000 302.500.000 392.000.000 Tổng cộng 898.500.000 Ngày 1 tháng 1 năm 2005.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
+ Phiếu đề nghị xuất hàng: là tờ do phòng kinh doanh lập dựa trên đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách hàng, để đề nghị lập hoá đơn và phiếu xuất hàng.
Biểu số 2
Phiếu đề nghị xuất hàng hoá, vật t
Ngày 5 tháng 1 năm 2005. Số phiếu 53 Khách hàng : Tổng Cty Bu chính viễn thông VN
Địa chỉ : Số 9 Đào Duy Anh
Lý do : Xuất bán cho khách hàng
Tại kho : Công ty TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam
STT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Giá bán Thành tiền 1 Bảng cớc Bu điện điện tử Chiếc 02 9.600.000 19.200.000
Cộng 19.200.000
Duyệt xuất KT viên thực hiện Ngời đề nghị
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Biểu số 3 Hoá đơn GTGT
Liên 1
Mẫu số 01GTKT-3LL GA / 2005B
0021101
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ : 26/11 Trịnh Hoài Đức
MST : 0101259707
Họ tên ngời mua : Anh Nguyễn Văn Hà
Tên đơn vị : Tổng Công ty Bu chính viễn thông VN Địa chỉ : Số 9 Đào Duy Anh
Số TK :
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số : 010552034
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bảng cớc Bu điện điện tử Chiếc 02 9.600.000 19.200.000
Cộng tiền hàng 19.200.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế GTGT 1.920.000
Tổng tiền thanh toán 21.120.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu một trăm hai mơi nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Kí, ghi họ tên) (Kí, ghi họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi họ tên) Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: dùng để thanh toán
Bên cạnh đó kế toán kho hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho để ghi sổ ( thẻ )
hạch toán chi tiết sổ ( thẻ ) này phản ánh cả số lợng và giá trị. Cuối tháng tổng cộng số xuất, nhập và tính số tồn cho mỗi vật t, hàng hoá trên sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu trên mỗi sổ ( thẻ ) này để đối chiếu với thẻ của thủ kho.
Còn ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi thẻ kho theo số lợng hàng Nhập- Xuất- Tồn dựa trên phiếu xuất, phiếu nhập tính tổng số nhập, xuất, tồn cho mỗi vật t, hàng hoá.
Sau đó số liệu của mỗi thẻ kho này đối chiếu với sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết của kế toán.
Biểu số 4 thẻ kho
MS: 06-VT/BB Tên hàng hoá vật t : Bảng cớc Bu điện điện tử
Đơn vị tính : Chiếc
Tại kho : 26/11Trịnh Hoài Đức
Ngày
Số phiếu
chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Nhập Xuất 28/12/04 01/01/05 05/01/05 13/01/05 15/01/05 39 55 62 65 D ngày 28/12 Nhập ngày 01/01 Xuất ngày 04/01 Xuất ngày 13/01 Xuất ngày 15/01 ... ... Tổng phát sinh 25 25 02 01 03 ... ... 23 5 30 28 27 24 ... ... Bán HDTC21101 Bán HDTC21107 Bán HDTC21109 ... ... Tồn ngày 31/01 7 Biểu số 5 Sổ chi tiết
Tên hàng hoá, vật t : Bảng cớc Bu điện điện tử Đơn vị tính : Chiếc
Tại kho : 26/11Trịnh Hoài Đức Phơng pháp tính gía xuất : Bình quân gia quyền.
Ngày
Số phiếu
Nhập Xuất SL Tiền SL Tiền SL Tiền 28/12/04 D 28/12 5 48.000.000 01/01/05 39 Nhập 01/01 25 140.000.000 05/01/05 55 Xuất 05/01 02 19.200.000 28 268.800.000 13/01/05 62 Xuất 13/01 01 9.600.000 27 259.200.000 15/01/05 65 Xuất 15/01 03 28.800.000 24 230.400.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 31/01/05 Tổng phát sinh Tồn ngày 31/1 25 140.000.000 23 220.800.000 07 67.200.000
Vì doanh nghiệp thực hiện theo dõi giá vốn theo phơng pháp bình quân gia quyền của số hàng luân chuyển trong kỳ.
Theo phơng pháp này đơn giá bình quân của hàng luân chuyển cuối kỳ đợc tính theo công thức sau:
Đơn giá Trị giá mua của hàng Trị giá mua của
bình quân = thực tế tồn đầu kỳ hàng thực tế trong kỳ gia quyền SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng nhập trong kỳ
Gía vốn của mặt hàng bảng cớc Bu điện điện tử đợc tính ngày 5/ 1/ 2005 nh sau:
Đơn giá Trị giá thực tế còn tồn + Trị giá thực tế nhập tại bình quân = ngày 28/12 ngày 1/1 . gia quyền SL hàng tồn ngày 28/12 + SL hàng nhập tại ngày 1/1
= 48.000.000 + 14.00.000 5 + 25
= 2.066.667
Còn nghiệp vụ phát sinh ở phòng kỹ thuật thì kỹ thuật viên cũng phải lập phiếu report mang xuống phòng kế toán để làm các thủ tục, rồi mang hàng đi cung cấp bàn giao hay lắp đặt cho khách.
Biểu số 6
Report (phiếu công tác) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số phiếu : 84334.
Khách hàng : Bu điện thị xã Sơn Tây Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây, tỉnh Hà Tây Mã số KH : 4151
Loại công tác:
Ngày 10/01/2005
Cty TNHH Thơng mại hữu nghị Huy Nam Phòng kỹ thuật
Kỹ thuật viên: Anh Hng . Mã NV 041
ϟBảo trì ϟ Lắp đặt ϟ Giao hàng ϟSửa chữa
Mã hàng Tên hàng Số lợng Đơn giá Thành tiền
AE04-4019 Nền bảng bằng Mica Nhật Bản Vỏ gỗ mỹ nghệ 1 1 750.000 175.000 750.000 175.000 Cộng 925.000
Xác nhận của khách hàng Xác nhận của kỹ thuật viên
(Kí tên) (Kí tên)
Cuối tháng khoá sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, để từ đó lập bảng kê Nhập – Xuất - Tồn kho của các mặt hàng chính đến hết ngày 31/ 1/ 2005.
Biểu số 7
Bảng kê nhập xuất tồn– –
(01/01/2005 đến 31/01/2005) STT Tên nhãn hiệu, qui cách hàng
hoá vật t
Nhập Xuất Tồn
SL Tiền SL Tiền SL Tiền
1 Bảng cớc BĐ điện tử 25 140.000.000 23 220.800.000 7 67.200.000 2 Bảng lãi suất tiết kiệm BĐĐT 20 64.000.000 13 70.200.000 7 37.800.000