5. Bố cục của luận văn
2.1.Nhiệm vụ thực hiện kế toán chi tiết bán hàng tại CN
Dới sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán tổng hợp trên nhà máy tại CN miền Bắc có 02 nhân viên kế toán thực hiện công việc nh sau:
- Hàng ngày viết các hoá đơn chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, hạch toán ban đầu, thu nhận xử lý các thông tin ban đầu cung cấp các thông tin về tình hình doanh thu chi phí và kết quả thông qua việc vận dụng tốt hệ thống chứng từ kế hoạch luân chuyển chứng từ và ghi chép kế toán tại CN.
- Phản ánh trung thực đầy đủ những nghiệp vụ bán hàng xảy ra hàng ngày vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, cuối tháng cuối quí lập các bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp tài khoản về bán hàng (nh bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, bảng giá vốn, bảng chi tiết công nợ,...) gửi về kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy kịp thời để kế toán theo dõi vào sổ theo dõi bán hàng của từng CN lập báo cáo tổng hợp hàng tồn kho gửi bán, tổng hợp doanh thu phục vụ cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo quản lý nội bộ trong nhà máy.
- Cuối quý tổng hợp số liệu từ các sổ theo dõi phản ánh về bán hàng qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp lập ra báo cáo quyết toán của CN mình gửi về kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng) thực hiện quyết toán với nhà máy để kế toán tổng hợp chung cho toàn nhà máy lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc, các báo cáo quyết toán của CN này đều phải có chữ ký xác nhận của trởng CN và kế toán tổng hợp tại CN.
2.2. Trình tự công tác kế toán bán hàng.
Số lợng khách hàng đến CN mua là rất lớn chủ yếu là các bu điện ở các tỉnh thành phố, thị trấn, thị xã, quận huyện trong toàn miền Bắc. Bán hàng tại CN này
là bán trực tiếp không qua các đại lý ký gửi hay các hãng bán buôn nào bởi vì sản phẩm bán ra chỉ bán cho khách hàng là bu điện, nó là hàng công nghiệp sử dụng cho mạng bu chính viễn thông. Hiện nay CN cha giao cho các hãng đại diện bán hàng tại thành phố, tỉnh nào trên miền Bắc cho nên khách hàng đến mua hàng trực tiếp phải liên hệ thoả thuận mua bán tại CN. Tất cả các sản phẩm xuất bán cho khách hàng đều phải làm thủ tục xuất kho hàng hoá của CN quản lý.
Đối với khách hàng đến mua hàng của CN có thể phân làm 2 loại khách hàng: Khách hàng trực tiếp đến CN thoả thuận làm thủ tục mua hàng và khách hàng thoả thuận thông báo cho CN mua hàng qua điện thoại, fax,... Chi nhánh phải tổ chức vận chuyển hoặc thuê vận chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu.
Phơng thức thanh toán áp dụng bán hàng tại CN đợc phân làm 2 loại đó là: phơng thức thanh toán ngay và phơng thức thanh toán trả chậm. thanh toán ngay thì khách hàng trực tiếp thanh toán với kế toán tại CN bằng tiền mặt (thờng là khách hàng đến mua trực tiếp) còn khách hàng trả chậm thì sau khi giao hàng một thời gian thì khách mới thực hiện thanh toán, có thể đến CN thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (thờng là khách hàng mua trả chậm còn nợ đọng).
Hàng ngày khi khách hàng đến mua hàng tại CN kế toán viết hoá đơn GTGT cho khách hàng, nếu khách hàng thanh toán ngay thì trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán tiền mặt, nếu khách hàng còn nợ, trả chậm thì hình thức thanh toán là chậm. Hoá đơn GTGT lập thành 3 liên. Liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Trên hoá đơn này kế toán phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu về số lợng, đơn giá, cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán,... (mẫu nh sau).
Hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lu Ngày 10 tháng 2 năm 2000 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EH/99-B N0 085598 Đơn vị bán hàng: Nhà máy TBBĐ
Địa chỉ: 61 Trần Phú - HN Số tài khoản: 710A.00009 NHCT Ba Đình - HN
Điện thoại:...MS: 0100686865 - 1 Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Công ty điện thoại BĐ Yên Bái.
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chậm MS: 5200126376 - 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Điện thoại V701 cái 100 164.000 16.400.000
2 Dây lại ĐT cái 50 5.000 250.000
3 Hộp rắc ĐT cái 50 3.000 150.000
4 Gửi hàng BĐ cái 150.000
Cộng tiền hàng: 16.950.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.695.000
Tổng cộng tiền thanh toán 18.645.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời tám triệu sáu trăm bốn lăm ngàn đồng
Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)
Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)Thủ trởng đơn vị
Đối với những khách hàng thoả thuận mua qua địên thoại, Fax... Kế toán cũng viết hoá đơn GTGT theo thỏa thuận rồi thực hiện vận chuyển tới địa điểm yêu cầu của khách hàng. Quá trình giao hàng này phải đợc xác nhận bằng văn bản: “Biên bản giao nhận hàng hoá” mẫu nh sau:
Tổng công ty BCVT Việt Nam
Nhà máy thiết bị bu điện
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Biên bản giao nhận hàng
Căn cứ hợp đồng số:...ngày / / , giữa nhà máy Thiết bị bu điện với:
Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm:
+ Bên giao: - Ông : Ngô Văn Thuấn.
- Chức vụ : Tiếp thị.
- Đại diện cho : Nhà máy Thiết bị bu điện.
+ Bên nhận: - Ông :
- Chức vụ :
- Đại diện cho : Bu điện Đông Triều.
Tiến hành giao nhận hàng tại địa điểm:... ...
Gồm:
- Hoá đơn số : 85549 ngày 25 tháng 3 năm 2000
- Nội dung : Giao nhận thiết bị viễn thông.
Số thị tr- ờng
Tên sản phẩm Đơn vị Số lợng theo hoá đơn Số lợng thực tế giao nhận Chất l-ợng Ghi chú
1 TS200-100K cái 01 01 tốt
2 TS100-50K cái 15 15 tốt
3 TS100-30K cái 20 20 tốt
Tổng cộng
Hai bên giao nhận đầy đủ hàng và hoá đơn Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Bên giao
(Ký và ghi rõ họ tên)
Bên nhận
ánh ngay vào sổ “Sổ theo dõi bán hàng” sau khi viết hoá đơn xong. Sổ này đợc dùng để ghi chép cập nhật hàng ngày càng nghiệp vụ bán hàng thể hiện rất chi tiết các nội dung bán nh: tên khách hàng, tên sản phẩm hàng hoá bán cho khách theo hoá đơn GTGT là cơ cở để theo dõi phản ánh tiếp vào sổ sách sau này. Mẫu sổ theo dõi bán hàng đợc kế toán ghi chép thủ công không thiết kế trên máy, mẫu nh sau:
Sổ theo dõi bán hàng năm 2000 Ngày Số
HĐ Tên đơn vị mua hàng Nội dung mua Đơn giá Thành tiền VAT Cộng Tên sản phẩm Số l-ợng
...
Cộng tháng 2
1/2 83768 Bu điện Hà Nam ĐT V701 10c 137.900 1.379.000 137.900 1.516.900 1/2 83769 C.ty DVVT BĐ KP600-250x2K 20c 2.839.000 56.780.000 5.678.000 62.458.000 10/2 85598 Bu điện Yên Bái ĐT V701 100c 164.000 16.400.000
Dây lắp ĐT 50c 5.000 250.000 Hộp rắc ĐT 50c 3.000 450.000 Gửi hàng BĐ 150.000 ... 16.950.000 1.695.000 18.645.000 Cộng tháng 3 2.902.530.092 235.305.779 3.137.835.871 ...
Song song với việc phản ánh nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo dõi bán hàng kế toán còn căn cứ vào hoá đơn GTGT để phân chúng thành hai loại theo phơng thức thanh toán đó là phơng thức thanh toán ngay và phơng thức thanh toán chậm để phản ánh vào sổ liên quan. Các hoá đơn có hình thức thanh toán ngay (bằng tiền mặt) là rất ít kế toán tập hợp riêng để phản ánh vào bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra cho từng tháng đến cuối tháng tính tổng cộng doanh số bán ra để ghi vào sổ Nhật ký chung, mẫu Bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra nh sau:
Mẫu số: 02/GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra cN1
Tháng 3 năm 2000
Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy Thiết bị Bu điện. Mã số: 0100686865-1
Địa chỉ: 61 Trần Phú. TK 1111 Chứng từ Tên khách hàng TK Mức thuế Doanh số bán (cha có Thuế giá trị gia tăng Tổng cộng Số Ngày Nợ Có 20270 1/3 Hng - PX4 1111 511 10% 56.000 5.600 61.600 20271 6/3 C.ty gạch ốp lát Hà Nội 1111 511 10% 960.000 96.000 1.056.000 20272 7/3 Lan - Hải Phòng 1111 511 10% 1.801.000 180.000 1.981.000 20273 12/3 Thuỷ - 17 Hàng Bài 1111 511 10% 800.000 80.000 880.000 20021 13/3 Bình-Bộ t lệnh thông tin 1111 511 5% 3.000.000 150.000 3.150.000 ... Cộng 210.164.800 16.589.100 226.744.900
Phát sinh cùng với hoá đơn GTGT đã thanh toán ngay đó là nghiệp vụ thu tiền khách hàng thanh toán ngay tiền hàng với kế toán, kế toán sẽ lập phiếu thu để phản ánh. Nguyên tắc đối với kế toán viết phiếu thu, phiếu chi là chỉ khi nào nhận đợc tiền thì mới phản ánh, khi nào có văn bản cụ thể về chi tiền mới phản ánh. Trên phiếu thu các nghiệp vụ phải đợc định khoản phản ánh nghiệp vụ rõ ràng, mẫu nh sau:
Nhà máy thiết bị bu điện Phiếu thu
Ngày 6 tháng 3 năm 2000 Số 464 Mẫu số 01-TT QĐ số 1141TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Có TK 511 : 3.980.000 TK 3331 : 398.000
Họ tên ngời nộp tiền : Bùi Đức Thắng
Địa chỉ : Bu điện Gia Lâm
Lý do nộp : Thu tiền theo hoá đơn số 085598
Số tiền : 4.378.000
(viết bằng chữ) :Bốn triệu ba trăm bảy tám nghìn đồng. Kèm theo... Chứng từ gốc... Ngày...tháng...năm 2000 Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Ngời nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Chi nhánh 1
NT Thu Chi Diễn giải Nợ Có Thu Chi Số d
Tồn đầu kỳ 58.532.001
5/3/00 1 Tuấn Thanh chợ Hoà Bình 111 131 13.992.000 5/3/00 2 Cô Liên CH62 Trần Phú 111 131 45.000.000 6/3/00 3 Thu tiền bán hàng 111 511 3.980.000 6/3/00 3 111 3331 398.000 6/3/00 4 Thu tiền bán hàng 111 511 1.114.000 111 3331 92.000 8/3/00 5 Thu tiền bán hàng 111 511 1.600.000 111 3331 12/3/00 1 Tiếp đoàn khách BĐ Quảng Ninh 6418 1111
1 1331 1111
...
Cộng 348.613.300 298.097.400
Tồn cuối tháng 109.047.911
Sổ Nhật ký quỹ (chi tiết tiền mặt) đợc mở cho cả tháng phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra trong tháng nh thanh toán công nợ của khách hàng, chi mua hàng, chi tiếp khách,... và rất nhiều các khoản khác, không chỉ riêng khoản thu tiền của khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. Thực chất của sổ Nhật ký quỹ là bảng tổng hợp tất cả các chứng từ gốc về thu chi tiền mặt (kèm theo các chứng từ biên bản lý do thu chi cụ thể). Căn cứ vào sổ Nhật ký quỹ, cuối tháng lọc ra những khoản thu chi tổng hợp cho cả tháng phản ánh vào sổ Nhật ký chung.
Để tổng hợp các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại CN theo từng khoản tách biệt phản ánh cho một chỉ tiêu. Kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký quỹ để phản ánh vào bảng tổng hợp thu chi tiền mặt cho từng tháng và cả quý. Bảng này chính là bảng phản ánh dòng tiền thu vào và chi ra của CN chi tiết theo từng khoản, mẫu nh sau:
Bảng tổng hợp thu chi tiền mặt - 2000 Trung tâm I - Nhà máy TBBĐ
Quí I
ND Diễn giải Mã Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Quí I
Tồn đầu kỳ 1 121.586.269 122.608.701 58.532.011 121.586.269
Thu tiền bán hàng TK 511 240.355.840 148.339.400 210.146.800 598.842.550 Thuế GTGT TK 333.1 19.737.250 11.488.200 16.598.100 47.823.550 Phải thu của KH TK 131 119.633.375 73.978.710 121.868.400 315.480.485 Tăng nợ nhà máy TK 336 161.598.301 149.000.000 310.598.301
Thu bất thờng TK 721 0
Quỹ khen thởng phúc lợi TK 431 80.000.000 80.000.000
Cộng thu TM 2 621.324.766 382.806.310 348.613.300 1.352.744.376 Chi phí bán hàng TK 641 162.785.060 182.223.621 169.554.136 514.562.817 Chi phí NVL TK 611 131.431.400 139.342.940 44.330.780 315.105.120 Thuế TK 133.1 17.760.573 10.316.439 11.435.484 39.512.496 Nộp tiền bán hàng TK 336 5.000.000 5.000.000 Tăng nợ khách hàng TK 131 0 Phải trả khách hàng TK 331 4.636.000 43636.000 Nộp thuế GTGT TK 333.1 161.598.301 161.598.301 Tài sản cố định TK 211 11.727.000 11.727.000
Chiết khấu hoa hồng TK 521 0
Chi quỹ khen thởng TK 431 80.000.000 80.000.000
Tạm ứng TK 141 0
Trích trớc tiền sửa nhà TK 142 50.000.000 50.000.000 68.141.000 168.141.000
Trả tiền ông Ninh Đội Cấn 65.000.000 65.000.000
Cộng chi TM 3 620.302.334 446.883.000 298.097.400 1.365.282.734 Tồn quỹ cuối tháng (4=1+2-3) 122.608.701 58.532.011 109.047.911 109.047.911
Các hoá đơn có hình thức thanh toán chậm đợc kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (NKBH). Đặc điểm của NKBH tại CN phản ánh các nghiệp vụ bán chịu tức là phát sinh nợ TK 131 chứ không ghi các nghiệp vụ làm giảm số phải thu của khách hàng. Sổ NKBH này đợc phản ánh cập nhật hàng ngày các nghịêp vụ bán chịu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và đợc mở cho từng tháng. Thờng thì định kỳ kế toán cộng tổng rồi phản ánh vào sổ cái (ghi theo kế toán thủ công) nhng kế toán tại CN mở sổ NKBH cho cả tháng cuối tháng cộng tổng rồi phản ánh vào sổ Nhật ký chung chứ không ghi vào sổ cái luôn. VD Kế toán mở sổ NKBH theo dõi nghiệp vụ bán chịu cho tháng 3 nh sau:
nhật ký bán hàng
Tháng 3 /2000
Chứng từ Diễn giải TK ghi
Nợ 131 TK ghi Có
SH NT 511 3331
85561 4/3/00 BĐ Đô Lơng - Nghệ An 8.610.000 8.200.000 410.000
BĐ Đô Lơng - Nghệ An 13.200.000 12.000.000 1.200.000
BĐ Đô Lơng - Nghệ An Total 21.810.000 20.200.000 1.610.000
87699 5/3/00 BĐ Anh Sơn - Nghệ An 6.000.500 5.455.000 545.500
BĐ Anh Sơn - Nghệ An Total 6.000.500 5.455.000 545.500
87698 5/3/00 BĐ Cửa Lò - Nghệ An 48.196.000 38.360.000 3.836.000
BĐ Cửa Lò - Nghệ An 3.331.500 6.030.000 301.500
BĐ Cửa Lò - Nghệ An Total 48.527.500 44.390.000 4.137.500
...
Cộng 2.926.317.671 2.712.651.292 213.666.379
Để tạo điều kiện thuận lợi cho thanh toán với những khách hàng thực hiện trả chậm kế toán đã theo dõi phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của khách hàng trả chậm vào sổ riêng đó là sổ công nợ. Do khách hàng đến mua ở các tỉnh lẻ khác nhau nên sổ công nợ đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng ở các tỉnh đó. Trang đầu của sổ công nợ đợc sử dụng để ghi tên liệt kê các khách hàng theo tỉnh, các trang tiếp theo mở để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh cho khách hàng lên từng trao (mỗi khách hàng đợc mở ghi chép một trang sổ), mẫu nh sau:
Sổ công nợ năm 2000
Tài khoản: 131
Đối tợng thanh toán: Bu Điện Yên Bái
Chứng từ Diễn giải Nợ Có Ghi chú
NT SH D nợ 1999 2.706.900 1/2 HĐ3721 Mua kìm bu chính 722.400 17/2 PT170 2.706.900 722.400 9/3 HĐ3750 Mua cân 1144 1.683.000 31/3 PT296 2.405.400 0 Cộng quý 1 5.112.300 5.112.300
Sổ công nợ là căn cứ để kế toán theo dõi hạch toán chi tiết vào bảng cân đối TK 131. Bảng này kế toán lập mở cho từng tháng có tác dụng theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng khách hàng một có quan hệ mua với CN,
mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng. Kết cấu trên bảng cân đối tài khoản: số d nợ phản ánh số phải thu của khách hàng hiện còn đầu kỳ, số d có phản ánh số tiền khách hàng trả còn thừa hoặc ứng trớc tiền hàng.
Phát sinh nợ: phản ánh doanh thu bán chịu, thuế GTGT đầu ra và số tiền chi
phục vụ cho bán hàng trả chậm.
Phát sinh có: phản ánh số tiền mặt hay tiền gửi đã đợc khách hàng thanh
toán trong tháng về số tiền hàng bán chịu và các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại.
Số d cuối kỳ: d có phản ánh số tiền khách hàng ứng trớc còn d cuối kỳ, d nợ