Như đó trỡnh bày ở phần trờn, tổ chức quản lý NVL, CCDC cũn tồn tại rất nhiều bất cập. Sự phõn chia quản lý cú sự khỏc nhau giữa bộ phận thống kờ tổng kho với kế toỏn NVl, CCDC gõy nhiều khú khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa tổng kho - kế toỏn - thủ kho. Để cú thể nõng cao được quản lý NVL, CCDC cần cú sự phõn chia quản lý khoa học tạo hiệu quả hơn so với cỏch phõn chia cũ.
Theo cỏch phõn chia cũ: Bộ phận thống kờ thủ kho theo dừi vật tư về cỏc loại mặt hàng, cũn kế toỏn theo dừi vật tư theo kho, cỏc vật tư nằm ở cỏc kho và một kho thỡ cú nhiều loại vật tư khụng thống nhất cho kho CCDC và kho NVL. Điều này làm cho quỏ trỡnh đối chiếu số liệu trở nờn chồng chộo, khú khăn cho cả 2 bờn mà khụng đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đú cần phõn cụng lại quản lý của tổng kho và kế toỏn thống nhất khi theo dừi mặt hàng hoặc cựng theo theo dừi theo chỉ tiờu kho để đơn giản và nõng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu.
VD: Sắt thộp cú ở cỏc kho K01, K02, K11, K12 Theo sự phõn cụng cũ:
Bộ phận thống kờ: Cụ Mai theo dừi sắt thộp ở cả 4 kho.
Bộ phận kế toỏn: Chỳ Tõm theo dừi K01, Cụ Nghiờn theo dừi K02, Chị Nhung theo dừi K 23, K24
Vũng bi cú ở 2 kho K04 và K01
Bộ phận thống kờ: Chỳ Lục theo dừi vũng bi ở cả 2 kho
Bộ phận kế toỏn: Chỳ Tõm theo dừi K01, Chị Nhung theo dừi K04.
Theo như sự phõn cụng trờn khi đối chiếu số liệu vào cuối thỏng, cụ Mai phải đối chiếu số liệu với 4 thủ kho và 4 kế toỏn. Chỳ Tõm phải đối chiếu với thủ kho và 2 thống kờ tổng kho… Như vậy rừ ràng quỏ trỡnh đối chiếu phức tạp gõy khú khăn và hạn chế trong phỏt hiện sai sút.
Theo em, cú thể phõn chia quản lý theo cỏch mới, đú là một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVL, CCDC ở cỏc kho về quản lý tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trờn, chuyển sắt thộp về cựng một kho chẳng hạn kho K01, theo đú chỳ Tõm theo dừi K01, cụ Mai theo dừi toàn bộ sắt thộp ở K01, Với cỏch phõn chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chỳ Tõm, cụ Mai và thủ kho K01 đối chiếu sẽ giảm thời gian, cụng sức kế toỏn mà hiệu quả được nõng cao lờn rất nhiều.
Với cỏch quản lý như trờn theo từng mặt hàng trong cựng một kho đồng nhất giữa tổng kho và kế toỏn khụng chỉ giảm nhẹ cụng việc kế toỏn cho cỏc bờn mà cũn giỳp cho quỏ trỡnh theo dừi biến động của cỏc NVL, CCDC chớnh xỏc, chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Song trờn thực tế, để thực hiện được giải phỏp này khụng phải là đơn giản. Do cụng ty cú nhiều kho, khối lượng NVl, CCDC lớn sự điều chuyển từ nhiều kho sang cựng 1 kho sẽ gặp nhiều khú khăn và tốn kộm. Và cần cú kho bài đảm bảo cho bảo quản NVl, CCDC. Để thực hiện được như thế khụng thể tiến hành ngay mà cần cú thời gian để thay đổi, điều chuyển cỏc loại NVL, CCDC.