I. Lập kế hoạch kiểm toán
I.3. Tìm hiểu khách hàng
Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những hiểu biết về khách hàng từ đó có những định hớng và thiết kế phơng pháp kiểm toán cho phù hợp. Việc tìm hiểu về khách hàng bao gồm các mặt sau.
a. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng.
AASC tìm hiểu hoạt động kinh doanh cả dới góc độ khách quan và dới góc độ của khách hàng.
+ Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của khách hàng. + Chiến lợc kinh doanh của khách hàng.
+ Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm. + MôI trờng kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động
+ Vị trí cạnh tranh của khách hàng. Những rủi ro mà khách hàng đang gặp phảI và xét xem liệu các rủi ro này có khả năng ảnh hởng tới báo cáo tàI chính và vì thế có ảnh hởng tới quá trình kiểm toán hay không.
Việc am hiểu công việc kinh doanh và ngành kinh doanh của khách hàng và kiến thức về các mặt hoạt động của họ là cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ. Với đa số khách hàng thờng niên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh cập nhật cho cuộc kiểm toán năm nay đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trớc. Những thay đổi đợc cập nhật trong quá trình thu thập những thông tin chung ở bớc trên và đợc ban quản lý của khách hàng cung cấp tại buổi thảo luận với đạI diện của AASC. Còn đối với những công ty lần đầu tiên là khách hàng (khách hàng mới) nh công ty A thì AASC có đợc thông tin bằng cách thu thập các tàI liệu nh : Giấy phép thành lập, đIều lệ công ty, các biên bản họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính sách của nhà nớc có liên quan... Kiểm toán viên ghi các thông tin này vào giấy làm việc và lu vào hồ sơ kiểm toán bằng cách trích đoạn các văn bản hoặc sao chụp và gạch dới các phần quan trọng. Hoặc cũng có thể thu thập thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng bằng phơng pháp phỏng vấn. Làm việc tạI trụ sở của công ty là tốt nhất vì nó tạo đIều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận dễ dàng với khách hàng, quan sát hoạt động sản xuất kinh doanh, phỏng vấn ban quản lý khách hàng để thấy đợc những mong muốn, thắc mắc của họ từ đó cảI thiện đợc chất lợng dịch vụ cung cấp. NgoàI ra đối với những khách hàng hoạt động trong các lĩnh vực mới mẻ,
có rủi ro kinh doanh cao thì nhóm kiểm toán còn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có đợc những hiểu biết cặn kẽ hơn.
Đối với công ty A
* LoạI hình sở hữu: Là một doanh nghiệp Nhà nớc.
Quá trình hình thành và phát triển. Công ty A đợc thành lập theo quyết định 7360 ngày28 tháng 02 năm 1991, là một doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân, có tàI khoản ở ngân hàng, có con dấu riêng và hạch toán độc lập Công ty hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 873/GP ngày 30/03/1991.
* Về ngành nghề kinh doanh. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm đồ hộp nh Patê, Thịt hộp, Cá xay.
* Về tình hình tàI sản và nguồn vốn thể hiện trên hai báo cáo của công ty là bảng cân đối kế toán (biểu 07) và bảng báo cáo kết quả kinh doanh (biểu 08).
* Về đơn giá bán các sản phẩm:
Biểu 10 - Biểu giá bán các sản phẩm.
đồng /hộp
LoạI sản phẩm Đơn giá
Patê 6000
Cá xay 5000
Thịt hộp 5500
* Về nguồn vốn kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ pháp lý với Nhà nớc.
Nguồn vốn kinh doanh chủ yếu do ngân sách nhà nớc cấp, vay vốn từ ngân hàng, và nguồn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận để lại. Công ty A có nghĩa vụ phảI trích lập các quỹ theo các quy định sau.
- Trích lập quỹ đầu t và phát triển 50 % lợi nhuận để lại. - Trích 10% lợi nhuận để lạI để lập quỹ dự phòng tàI chính. - Trích 5% bổ sung quỹ trợ cấp mất việc làm.
Biểu11. Bảng cân đối kế toán.
Niên độ 1999
Tài sản
A. tàI sản lu động và đầu t ngắn hạn 39489723125 43336230326
I. Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 2992568000 3895675000
II. Các khoản phảI thu 11364126000 16186553000
1. PhảI thu khách hàng 6850675000 10976263000
2. phảI thu nội bộ 4256653000 4387945000
3. PhảI thu khác 256798000 822345000
III. Hàng tồn kho 21565798000 22564546000
IV. TàI sản lu động khác 3567231125 689456326
B. tàI sản cố định và đầu t dàI hạn 38122589928 42485715078
I. TàI sản cố định hữu hình 12675322338 13769654444
1. Nguyên giá 18795864692 21026452976
2. Hao mòn luỹ kế 6120542354 7256798532
II. TàI sản cố định vô hình 3444186957 4025718694
1. Nguyên giá 7684572356 8726264315
2. Hao mòn luỹ kế 4240385399 4700545621
III các khoản đầu t tài chính dàI hạn 12135672124 13258764655
IV. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 5713754296 6242031152
V. các khoản ký quỹ ký cợc dàI hạn 4153654213 5189546133
tổng tàI sản 77612313053 85821945404 nguồn vốn A.nợ phảI trả 54674358826 60554942914 I. Nợ ngắn hạn 32964256798 35245464243 II. Nợ dàI hạn 13580456234 14964312216 III. Nợ khác 8129645794 10345166455 B. nguồn vốn chủ sở hữu 22937954227 25267002490 Tổng nguồn vốn 77612313053 85821945404
Biểu 12 Đơn vị công ty A Báo cáo l I lỗã Niên độ 1999 Đơn vị tính : Đồng VN Chỉ tiêu Số tiền 1.Tổng doanh thu
Trong đó doanh thu xuất khẩu
51.358.315.000 83.615.000 2. Các khoản giảm trừ doanh thu. 103.354.000
3. Doanh thu thuần 51.254.961.000
4. Giá vốn hàng bán 46.935.670.000
5. LãI (lỗ) gộp 4.319.291.000
6. Chi phí hoạt động 2.247.856.000
7. LãI (lỗ) ròng từ hoạt động sản
xuất kinh doanh 2.071.435.000
NgoàI ra trong quá trình tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì đối tợng mà kiểm toán cần hết sức quan tâm là các biên bản kiểm tra của các cơ quan thanh tra Nhà nớc... trong kết luận của đoàn thanh tra tạI một cuộc kiểm toán toàn diện về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính đợc tóm tắt nh sau.
Về chứng từ sổ sách nói chung đợc lập đầy đủ, khoa học nhng vẫn còn một số thiếu sót nh.
- Phiếu thu, phiếu chi cha ghi ngày tháng, cha có chữ ký của thủ quỹ và một số chứng từ gốc kèm theo.
- Một số giấy đề nghị tạm ứng không có chữ ký của kế toán trởng, không ghi thời hạn thanh toán.
- Một số hoá đơn mua hàng cha hợp lý, tất cả các tàI sản cố định tăng trong kỳ công ty không lập biên bản giao nhận tàI sản cố định mà chỉ lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Một số các khoản chi cho công tác Đảng, Đoàn chỉ có quyết định chi mà không có tờ đơn trình kế hoạch chi.
- Một số hợp đồng kinh tế cha có giá trị pháp lý cao nh ký hợp đồng sau khi mọi công việc đã hoàn tất, hợp đồng bị tẩy xoá nhng không có dấu của đơn vị ở chỗ bị tẩy xoá.
- Một số tàI sản cố định mua sắm không có kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản đợc duyệt, một số khoản chi cho sửa chữa thờng xuyên tàI sản cố định thuê ngoàI không có trong kế hoạch sửa chữa của công ty.
- Có trờng hợp xây dựng cơ bản tự làm thì đơn giá phản ánh trong quyết toán chênh lệch nhiều so với quyết toán.
- Hệ thống sổ sách còn nhiều sai sót nh cha đóng dấu giáp lai, cha đánh số trang và cha có chữ ký của những ngời có liên quan.
Trên đây là những tìm hiểu bớc đầu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty A, tuy cha thật đầy đủ nhng nó là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán.
b. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Với bất cứ một khách hàng nào thuộc mọi thành phần kinh tế thì việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó là một việc làm quan trọng đối với mọi cuộc kiểm toán. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công ty A bao gồm các mặt tìm hiểu sau.
b1. MôI trờng kiểm soát.
Qua nhiều năm kinh nghiệm AASC nhận thấy rằng với doanh nghiệp càng lớn thì môI trờng kiểm soát càng đầy đủ hơn. Với những khách hàng thờng niên thì nhóm kiểm toán chỉ cần cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự cũng nh kế hoạch và dự toán đợc lập cho năm kiểm toán. Việc tìm hiểu về môI trờng kiểm soát đợc đề cập đến các khía cạnh sau.
- Quan đIểm và phong cách đIều hành của Ban giám đốc.
Trớc khi tiến hành cuộc kiểm toán thì đã có sự gặp gỡ của đạI diện các bên do vậy kiểm toán viên cũng đã phần nào hiểu đợc phong cách đIều hành của Ban Giám đốc.
Giám đốc công ty A là ngời chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt nói chung cũng nh mặt hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng. Là một ngời có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo, am hiểu thực tế, có uy tín. Các phó giám đốc là những ngời có học vấn, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, đIều hành một hoặc một số lĩnh vực theo sự phân công của Giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty , trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công.
Kế toán trởng là ngời có trình độ, liêm khiết và t vấn cho Giám đốc về tình hình tài chính của đơn vị đồng thời cũng đa ra giải pháp hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Về nhân sự .
Tính đến ngày 31/12/1999 toàn công ty có 2576 cán bộ công nhân viên chức, chủ yếu hoạt động trong các phân xởng chế biếnvà hoạt động công tác bán hàng ở mọi nơI với mức lơng thoả đáng trung bình 1.150.000 đồng/tháng. Với dây chuyền công nghệ hiện đạI , là một công ty hàng đầu về chế biến, sản xuất hảI sản biển đông lạnh, đội ngũ công nhân viên có trình độ và kinh ngiệm
nên hạn chế đợc tối đa sản phẩm hỏng và luôn cảI tiến chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá các loạI sản phẩm.
- Về các loạI kiểm soát khác.
Đó là những kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm, về đầu t sửa chữa lớn tàI sản cố định cũng nh mua bán, thanh lý tàI sản cố định...
Hàng năm công ty A đều có các buổi họp về tình hình tiêu thụ sản phẩm, đề ra các phơng hớng, biện pháp về kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong năm tới cũng nh việc đề ra các mục tiêu phấn đấu tăng chất lợng sản phẩm, chiến lợc mở rộng thị trờng...
- Về hoạt động kiểm toán nội bộ.
Công ty A là một công ty có bộ máy kiểm toán nội bộ riêng biệt, hoàn toàn tách biệt với Ban Giám đốc công ty và không chịu sự đIều hành trực tiếp của ban giám đốc công ty A nên báo cáo của bộ máy kiểm toán nội bộ đợc AASC đánh giá là đảm bảo đợc tính độc lập khách quan. Mặt khác, trong quá trình kiểm toán bộ phận kiểm toán nội bộ đợc quyền thu thập thông tin không giới hạn. Qua kiểm tra sơ bộ giấy tờ làm việc của kiển toán viên nội bộ, kiểm toán viên đánh giá cao chuyên môn và kinh nghiệm của kiểm toán nội bộ. TàI liệu của bộ phận kiểm toán nội bộ đợc lu trữ trong hồ sơ kiểm toán để làm bằng chứng kiểm toán.
b2. Về hệ thống kế toán.
Khi xem xét về hệ thống kế toán của công ty kiểm toán viên xem xét trên các khía cạnh sau:
+ Về tổ chức bộ máy kế toán. + Về chế độ kế toán áp dụng. + Về các chính sách kiểm toán. - Bộ máy kế toán.
Là một công ty có quy mô lớn, thị trờng tiêu thụ sản phẩm rộng khắp trong cả nớc nên bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức một cách gọn nhẹ mà các kế toán viên đều đảm nhận hết các công việc kế toán hàng ngày, thực sự trở thành một thực thể giúp việc cho Ban Giám đốc đIều hành và quản lý doanh nghiệp.
Với tổng số 16 ngời trong bộ máy kế toán bao gồm 1 kế toán trởng và các kế toán viên đã đảm nhận mọi công việc thuộc các phần hành khác nhau.
Biểu 13: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty A
Với sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty kiểm toán viên nhận thấy rằng việc phân công công tác kế toán là đảm bảo theo đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng. Nh vậy, cơ cấu bộ máy kế toán là hợp lý.
- Về chế độ kế toán áp dụng.
Qua tìm hiểu các kiểm toán viên đợc biết công ty đang hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của bộ tàI chính.
Hình thức mở sổ: Theo hình thức nhật ký chung.
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng. Trong kỳ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoạI tệ đợc quy đổi ra đồng việt Nam theo tỷ giá hạch toán và cuối kỳ quy đổi theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá đợc kết chuyển vào kết quả kinh doanh trong kỳ.
TàI sản cố định đợc phản ánh theo nguyên giá và hao mòn luỹ kế. Khấu hao đợc tính theo nguyên tắc đờng thẳng. Mức khấu hao đợc xác định theo quyết định 1062/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ Tài chính. Khấu hao đợc tính theo từng tháng, công ty mở thẻ tàI sản cố định để theo dõi.
Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song, hàng quý công ty tiến hành kiểm kê kho vật t, công ty sử dụng phơng pháp nhập trớc xuất trớc để tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
- Về hạch toán giá thành sản phẩm: Công ty tính giá theo phơng pháp hệ số vì đặc thù sản xuất là cùng các yếu tố đầu vào, cùng một dây chuyền công nghệ nhng cho ra các loạI sản phẩm khác nhau. Do vậy, ngay từ đầu đã không hạch toán riêng đợc cho từng loại. Công ty tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp phân bớc có tính giá thành của bán thành phẩm.
Kế toán Trưởng Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hoá Bộ phận kế toán tiền lư ơng và bảo hiểm xã hội Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra
b3. Về thủ tục kiểm soát: Kiểm toán viên đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát qua việc thực thi nguyên tắc phân công phân nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn, bảo quản chứng từ và sổ sách đầy đủ.
Chẳng hạn về công tác thu hồi nợ : Công ty có chế độ tín dụng tơng đối chặt chẽ trong quan hệ mua bán. Việc phê chuẩn các khoản doanh thu bán chịu phảI đợc phép của những ngời có thẩm quyền độc lập với ngời ghi sổ doanh thu. Khi bán hàng công ty chỉ cho phép trả chậm trong vòng từ 30 ngày đến 45 ngày. Nếu thời hạn trả chậm lâu hơn phảI đợc sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc phó Giám đốc.
Trong công tác tiêu thụ, trởng phòng kinh doanh của công ty đợc ủy quyền phê chuẩn các khoản bán chịu có số tiền nhỏ hơn 300 triệu và thời hạn thanh toán không quá 1,5 tháng. Còn lạI nếu các khoản bán chịu có số tiền lớn hơn 300 triệu và thời hạn thanh toán lớn hơn 45 ngày, đặc biệt việc xoá sổ các khoản nợ phảI thu khó đòi thì nhất thiết phảI có sự đồng ý của Ban Giám đốc.
Căn cứ vào những thông tin thu đợc trong quá trình tìm hiểu khách hàng cũng nh tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên phân tích và đánh