II Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩ mở công ty
1 Hạch toán thành phẩm
Từ đặc điểm tình hình thực tế và yêu cầu quản lý thành phẩm ở công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội hiện nay là: sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục. Do đó công ty đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. Bởi vậy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đợc ghi chép trên các chứng từ. Các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán thành phẩm hoàn toàn theo chế độ kế toán hiện hành.
1.1 Đặc điểm thành phẩm
Các loại quạt điện của công ty phải trải qua nhiều giai đoạn sản xuất phức tạp, mỗi giai đoạn do một phân xởng đảm nhiệm . Mặt hàng sản xuất và tiêu thụ chủ yếu là cho các tổ chức thơng nghiệp và các cá nhân có nhu cầu sử dụng. Do vậy việc sản xuất các loại quạt điện phải đạt đợc các tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định. Vì vậy trớc khi đi vào sản xuất cho đến khi đóng gói nhập kho, thành phẩm luôn luôn đợc kiểm tra theo dõi chặt chẽ bằng các biện pháp quản lý sản xuất, bịn
pháp kiểm tra tiêu chuẩm kỹ thuật. Những sản phẩm không đạt yêu cầu phải loại bỏ ngay trên dây chuyền công nghệ để tái tạo lại sản phẩm. Cho nên các loại quạt điện bán cho khách hàng luôn luôn đảm bảo yêu cầu và đợc khách hàng tín nhiệm.
Về mặt tiêu thụ sản phẩm, công ty chỉ xuất bán tại kho của công ty. Phần thanh toán của khách hàng có thể là trả tiền ngay hay thanh toán chậm. Việc doanh nghiệp chấp nhận khách hàng trả chậm klà để khuyến khích ngời tiêu dùng và chủ trơng là để kích cầu.
1.2 Đánh giá thành phẩm
Trong công ty, thành phẩm đợc quản lý cả về giá trị và hiện vật. Các cán bộ thống kê, thủ kho tiến hàng theo dõi lợng nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Giá trị của mỗi loại thành phẩm chỉ đợc theo dõi trong kế toán tổng hợp thành phẩm hàng hoá.
Việc dánh giá thành phẩm đợc tính theo giá thành phẩm sản xuất thực tế.
• Đối với giá thành thực tế thành phẩm nhập kho kế toán căn cứ vào giá thành công xởng thực tế sản xuất ra thành phẩm đó. Do thành phẩm của công ty khi nhập kho đã có đầy đủ chi phí bao bì bảo quản vì vậy công ty lấy giá thành công xởng để tính cho giá nhập kho thành phẩm.
• Đối với thành phẩm xuất kho thành phẩm xuất kho đợc tính theo bình quân gia quyền.
Trị giá thực tế của = Số lợng thành phẩm * Đơn giá thực thành phẩm xuất kho xuất kho tế bình quân
Trong đó:
Trị giá thị trờng thành Trị giá thị trờng thành Đơn giá phẩm tồn đầu kỳ + phẩm nhập trong kỳ thực tế bảo quản = số lợng thành phẩm số lợng thành phẩm tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Ví dụ: Trị giá vốn thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ Trị giá vốn thực tế nhập trong kỳ Số lợng thành phẩm tồn trong kỳ Số lợng thành phẩm nhập trong kỳ Số lợng thành phẩm xuất trong kỳ
Giá thành định vị thực tế bảo quản cả kỳ Giá thành thực tế thành phẩm xuất khẩu
1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán chi tiết thành phẩm.
Để đảm bảo yêu cầu về quản lý đối với thành phẩm là phải theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn theo từng loại thành phẩm cả về số lợng lẫn giá trị. Trớc hết, đòi hỏi phải tổ chức hệ thống kho thành phẩm một cách khoa học, hợp lý và có quy định rõ ràng về chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ cũng nh trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan.
Toàn bộ thành phẩm của công ty sau khi đợc nhập kho hàng ngày đợc bảo quản ở các kho riêng. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi quá trình kiểm kê nhập, xuất ở kho cũng nh phòng kế toán. Mọi hoạt động nhập, xuất, kho thành phẩm đều đợc lập chứng từ đầy đủ kịp thời. Đây là khâu hạch toán ban đầu của nghiệp vụ nhập, xuất kho thành phẩm. Trong công tác kế toán thành phẩm công ty sử dụng chứng từ: phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (hoá đơn GTGT).
1.3.1 Quá trình nhập kho thành phẩm:
Thành phẩm sau khi đã hoàn thành bớc cuối cùng của dây chuyền công nghệ sản xuất sẽ đợc bộ phậm KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm. Sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn thống kê phân xởng viết giấy đề nghị thủ kho cho nhập kho số thành phẩm sản xuất trong ngày. Thống kê phân xởng căn cứ vào sổ giao nhận thành phẩm sản xuất của từng ca trong ngày và viết ngay phiếu nhập kho số thành phẩm sản xuất của ca đó, ghi rõ số lợng, loại thành phẩm (biểu số 1). Phiếu nhập kho lập thành 3 liên.
- 1 liên do thống kê phân xởng giữ - 1 liên gửi thủ kho
- 1 liên gửi cho phòng kế hoạch
Đơn vị:………
……… phiếu nhập kho Số:………
Nợ:………
Có:………
Họ tên ngời giao hàng: phân xởng lắp ráp
Theo……….. Ngày ...tháng .... năm 200… … … …….của…… ………. . Nhập tại kho: thành phẩm của công ty
Số TT
Tên, nhẵn hiệu, quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
Quạt trần 1400 kho B Cái 575 + 45 = 620
Quạt trần 1400 VDT Cái 2858 2858
Quạt trần 1400 DKT Cái 15 15
Quạt treo tờng E Cái 504 504
Quạt treo tờng EX Cái 08 08
Cộng:
Nhập, ngày ...tháng .... năm 200… … … …
Viết bằng chữ: ...
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
1.3.2 Quá trình xuất kho thành phẩm
Xuất kho thành phẩm phụ thuộc vào việc xuất bán cho khách hàng xuất kho của hàng của công ty xuất dùng nội bộ mà phòng kế hoạch lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho .
- 1 liên phòng kinh doanh tổng hợp giữ
- 2 liên còn lại đem còn lại đem sang phòng tài vụ để hoàn thiện chứng từ, kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ kiểm tra đơn giá của tùng mặt hàng xuất kho trong hoá đơn. Nếu thấy đúng thì ký vào hoá đơn sau đó khách hàng mang 2 hoá đơn xuống kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra chứng từ, ký tên và tiến hành xuất kho theo hoá đơn. 1 liên giữ để ghi thẻ kho, 1 liên giao cho khách hàng.
Phiếu xuất kho: khi có khách hàng đến mua hàng sau khi đợc sự đồng ý của trởng phòng kế hoạch tiêu thụ thì kế toán lập phiếu xuất kho cho khách hàng. Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên:
- 1 liên lu tại phòng kế toán tiêu thụ - 1 liên giao cho khách hàng
- 1 chuyển thủ quỹ kem thủ tục thu tiền, sau khi thu tiền xong thủ quỹ đóng dấu vào phiếu xuất kho
- 1 liên gi thủ kho ghi thẻ kho
Sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ kiểm tra đối chiếu .
Đơn vị: ……….
……….. phiếu xuất kho
Số: ……… Ngày .. tháng .. . năm 200.. Nợ:… … … … ……….
Có: …………...
Họ tên ngời nhận hàng: ………
Lý do nhập kho : ………..
Xuất tại kho: ……….
STT Tên, nhẵn hiệu, quy cách phẩm chất vật vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơnvị tính Số lợng Đơn giá Thànhtiền Yêu cầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 Cộng:
Xuất, ngày…….tháng…….năm 200…… Thủ kho đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
Hoáđơn (gtgt)
Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 02/03/2002
Số hoá đơn:………
Địa chỉ : Đờng Nguyễn Đức Cảnh Số TK:
Điện thoại : Mã số: Đơn vị mua hàng : Anh Minh
Địa chỉ : Của hàng thơng mại Giảng Võ Số TK: Điện thoại : Mã số Hình thức thanh toán : Thanh toán chậm.
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Quạt trần 1m 4 Quạt gắn tờng E Quạt lới 225 Cái Cái Cái 20 05 20 313.636 176.364 47.273 6.272.720 818.820 945.460 Cộng tiền hàng: 8.100.000
Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 810.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.910.000 Viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm muời ngàn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
1.3.3 Hạch toán chi tiết thành phẩm tại công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội.
Việc hạch toán chi tiết thành phẩm ở công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội đợc kết hợp giữa kho và phòng kế toán theo phơng pháp thẻ song song nhằm mục đích theo dõi một cách chặt chẽ việc nhập - xuất - tồn kho thành phẩm theo từng loại.
• Tại kho:
Công việc hạch toán chi tiết thành phẩm đợc tiến hành trên thẻ kho. Thẻ kho đ- ợc mở rộng cho từng loại thành phẩm. Mộu thẻ kho theo quy định của Bộ Tài chính và giao cho thủ kho bảo quan ghi chép.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kiểm tra các chứng từ sau đó nhập, xuất thành phẩm và tiến hành ghi thẻ kho và ghi số lơng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi cột nhập theo chỉ tiêu số lợng, theo đơn vị cái.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi cột xuất theo chỉ tiêu số lợng, theo đơn vị cái.
- Sau đó tính ra số tồn cuối kỳ qua công thức
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Đơn vị……… thẻ kho Số………. Kho……… Lập thẻ ngày……… tháng…… …6 . năm 2001 Kế toán trởng Tên nhẵn hiệu quy cách vật t, sản phẩm Đơn vị tính Mã vật t sản phẩm Dự trù tối đa Dự trù tối thiểu Quạt trần 1m4 Cái TT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lợng Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 4911 4 Công ty CFN Thanh Hoá 1/8 200 2 4911 5
Của hàng giới thiệu sản
phẩm 1/8 100 3 4911 9 Trần văn thịnh 2/8 82 4 4915 1 Phơng thuý 3/8 250 5 4915 2 Yên Bái 3/8 210 6 4915 8 Của hàng giảng võ 5/8 150
7 Nhập kho 5/8 2858
8 4918
0
Công ty điện máy hoá
chất 7/8 200
• Tại phòng kế toán:
Hạch toán chi tiết thành phẩm do nhân viên thống kê đảm nhiệm và có nhiệm vụ theo dõi nhập - xuất - tồn kho thành phẩm của các loại. Do đó, để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu thờng xuyên trong quản lý thành phẩm giữa kho và phòng kế toán, tạo sự thống nhất trong quản lý, nhân viên thống kê sẽ căn cứ vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho làm cơ sở để ghi vào bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm. Kế toán kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm để theo dõi tình hình hiện có của từng loại thành phẩm và từ đó có kế hoạch tiêu thụ, chủ động ký hợp đồng với khách hàng.
1.3.4 Hạch toán chi tiết xuất kho thành phẩm
Cách ghi bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm
• Cột tồn đầu kỳ: Kế toán căn cứ vào cột tồn cuối kỳ trớc trên cơ sở này để lấy số liệu (bao gồm cả hai chỉ tiêu: số lợng và giá trị) ghi vào cột tồn đầu kỳ của kỳ này theo từng loại sản phẩm.
• Cột nhập trong kỳ: dùng để theo dõi số lợng và giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ. Để lấy số liệu vào cột số lợng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng trên sổ chi tiết nhập kho thành phẩm. Đối với cột giá trị, kế toán phải căn cứ vào bảng tính giá thành công xởng của thành phẩm nhập kho để lấy số liệu .
• Cột xuất trong kỳ: theo dõi số lợng và giá thành phẩm xuất trong kỳ. Đối với số lợng thành phẩm xuất kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT. Giá thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Kế toán căn cứ vào bảng tính giá bình quân sản phẩm, để làm cơ sở ghi đơn giá cho cột xuất trong kỳ.
• Cột cuối kỳ: cả hai chỉ tiêu số lợng vá giá trị trên cột tồn cuối kỳ đợc tính theo công thức
Bảng cân đối sản phẩm
Tháng 3 năm 2002
STT Chủng loại sản phẩm Đ/v Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 Quạt trần 1m 4 Chiec 9,780 445.155 4.353.619.511 12.96 4 207.864 2.694.748.896 9.332 309.9 2.891.989.607 13.412 309.9 4.156.378.800 2 Quạt bàn 225 5.037 55.811 281.119.667 3000 30.706 92.118.000 3.058 646.44 1.142.012.90 7 4.979 46.44 231.224.760 3 Quạt gắn tờng 400E 6.255 195.405 1.222.261.254 2,500 115.765 289.412.500 2.035 172.664 351.371.674 6,720 172.66 1.160.302.080 4 Quạt đứng 400 AMĐG 2.361 212.285 501.204.885 294 212.285 62.411.790 2.067 212.29 438.793.095 5 Hút gió 250 1.894 114.916 217.650.404 132 73.402 9.689.064 169 112.211 18.963.641 1.857 112,211 208.375.827
1.3.5 Kế toán tổng hợp thành phẩm.
Từ đặc điểm tình hình thực tế và yêu cầu quản lý thành phẩm ở công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội hiện nay là: sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục. Do đó công ty đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. Bởi vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đợc đợc ghi chép trên các chứng từ. Các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán thành phẩm hoàn toàn theo chế độ kế toán hiện hành.
• Nhập kho thành phẩm:
Căn cứ vào báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm kế toán tiêu thụ ghi vào bảng kê số 8 nhập - xuất - tồn kho thành phẩm
Nợ TK 155 Có TK 154
VD: Cuối tháng/2001 phòng kê hoạch tiêu thụ tập hợp đợc 51.777 chiếc quạt trần 1m 4 để ghi báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lợng. Kế toán tổng hợp đối chiếu tính ra giá thành thực tế nhập kho của quạt trần 1 m4 là:
12.964 * 207.864 = 2.694.748.896 Nợ TK 155: 2.694.748.896
Có 154 2.694.748.896
• Xuất kho thành phẩm:
Khi có các chứng từ xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho đồng thời phòng kế toán cũng căn cứ vào chứng từ xuất để vào số lợng theo từng loại thành phẩm. Mỗi loại thành phẩm đợc mở một trang sổ riêng theo dõi lợng thành phẩm xuất - tồn kho trong ngày.
Sau khi lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm kế toán tính ra giá giá thành sản xuất thực tế xuất kho của từng loại thành phẩm để ghi vào bảng kê số 8 theo hai chỉ tiêu và giá trị theo định khoản.
Nợ TK 632 Có TK 155
VD: Cuối tháng 3/ 2001 căn cứ vào báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm kế toán tập hợp đợc 56.071 chiếc quạt trần 1 m 4 đã xuất trong kỳ. Sau khi tính giá thành thực tế bằng:
9.332 * 309900 = 2.891.989.607 Kế toán ghi vào bảng kê số 8 theo định khoản Nợ TK 632: 2.891.989.607
2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm
II.1 Các phơng thức tiêu thụ và các hình thức thanh toán đợc áp dụng tại Công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội
Trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt, hiện nay Công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội vẫn có một chỗ đứng vững chắc. Điều đó, trớc hết là nhờ chât l- ợng sản phẩm đảm bảo, ngoài ra còn có sự đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác tiêu thụ của công ty.
Hiện nay các mặt hàng mà công ty sản xuất nh: quạt trần, quạt đứng đ… ợc đánh giá cao trên thị trờng, đặc biệt là quạt trần. Để đẩy mạnh công tác tiêu thụ, tạo điều kiện thúc đẩy sản xuất và và phát triển nhanh tốc độ chu chuyển vốn thì bên cạnh các hoạt động xúc tiến, quảng cáo thiết lập một mạng lới phân phối ở khắp các tỉnh và thành phố trong cả nớc, công ty còn áp dụng những phơng thức bán hàng sau:
- Bán hàng thanh toán ngay: khi mua hàng khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng