PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG XÃ HỘ
2.2.1. Những ưu điểm
Khâu thu mua NVL của Xí nghiệp In có nhiều thuận lợi vì Xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. Thông thường, Xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối với những nhà cung cấp này không bị ràng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy, với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí, sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý. Do NVL sử dụng trong ngành in rất sẵn trên thị trường hiện nay, công tác thu mua của Xí nghiệp tốt nên Xí nghiệp không dự trữ nhiều NVL trong kho.
Thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo Xí nghiệp rất tín nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán NVL với thủ kho được tiến hành đều đặn và nghiêm túc vào cuối mỗi tháng. Việc kiểm kê
kho cũng được tiến hành định kỳ, góp phần đảm bảo độ tin cậy cho các thông tin kế toán.
Với những NVL là giấy và bản in, Xí nghiệp đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất. Còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm Giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch, sau khi xem xét tình hình hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, phòng kế hoạch ký xét duyệt. Bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL (ngoài giấy và bản in) nhưng phần nào vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất mà còn hạn chế được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL.
Về hệ thống TK, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, hợp lệ phù hợp với chế độ kế toán được qui định theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Xí nghiệp còn mở thêm một số TK cấp hai để theo dõi sự biến động của NVL; các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý hạn chế việc ghi chép trùng lắp; nhiều mẫu sổ sách, bảng biểu tự thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD của đơn vị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản lý của Xí nghiệp.
Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm và quy mô của Xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy.
Về việc hạch toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, NVL của Xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và Xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn NVL một cách thường xuyên và kịp thời.
Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán (vì khối lượng danh mục NVL tại Xí nghiệp là rất nhiều trên 200 NVL), đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về NVL bất cứ lúc nào khi có nhu
cầu vì vậy làm tăng khả năng phân tích đánh giá kịp thời tình hình biến động tài sản của Xí nghiệp.
Nhìn chung, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của Xí nghiệp In là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định quản lý của Ban giám đốc Xí nghiệp.