II. Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các
3. Tổ chức việc vận dụng sổ sách kế toán
Yêu cầu quản lý kinh tế trong các đơn vị kinh doanh không những cần có những tài liệu tổng hợp theo từng đối tợng kế toán mà trong nhiều trờng hợp cần có những tài liệu chi tiết, tỉ mỉ hơn để có thể kiểm tra, giám sát tình hình hiện có cũng nh sự vận động của các đối tợng kế toán đó. Để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất , kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ...nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập đợc các báo cáo kế toán định kỳ.
Có nhiều hình thức kế toán khác nhau nh: Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Lựa chọn hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp.
* Doanh nghiệp sử dụng hình thức chung.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau: -Sổ nhật ký chung
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết
- Các nhật ký cơ bản đợc sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng :
+ Nhật ký thu tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền) + Nhật ký chi tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền) + Nhật ký bán hàng
Ngoài ra còn sử dụng sổ cái các tài khoản 156, 157, 632, 511, 512, 531, 532, 911, 333 để phản ánh nghiệp vụ bán hàng .
* Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
-Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản)
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chinh.
Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. (Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ đợc đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10)
-Bảng kê : Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 bảng kê đợc đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11( không có bảng kê số 7). Bảng kê đợc sử dụng trong những trờng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ đợc.
- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết .
Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ các doanh nghiệp có thể mở các sổ, thẻ chi tiết theo mẫu đã hớng dẫn. Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là:
- Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản(dùng cho các tài khoản 532, 531, 632, 711, 721, 811, 821, 911, 128, 129, 139, 411, 412, 413, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 641, 642)
- Sổ theo dõi thanh toán (dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 244, 331, 333, 336, 344)
- Sổ chi tiết đầu t chứng khoán( dùng cho các tài khoản 121, 221) - Sổ chi tiết tiêu thụ (dùng cho các tài khoản 511, 512)
Cụ thể trong hình thức Nhật ký chứng từ thờng sử dụng các sổ sách sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng.
+ Nhật ký chứng từ số1(ghi có Tài khoản 111- Tiền mặt)
+ Nhật ký chứng từ số 2 ( ghi có Tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng ) + Nhật ký chứng từ số 3 ( ghi có Tài khoản 113- Tiền đang chuyển) + Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi có các Tài khoản 156,157, 131, 521...)
+ Các bảng kê số 8 ( theo dõi nhập, xuất, tồn kho), số 10 (theo dõi hàng gửi đi bán ), số 11( theo dõi phải thu khách hàng)
+ Các sổ chi tiết bán hàng, theo dõi thanh toán với ngời mua, ngời bán.. + Sổ theo dõi thuế GTGT ( mẫu S01 – DN)
+ Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại ( mẫu S02– DN ) + Sổ chi tiết thuế GTGT đợc miễn giảm ( mẫu S03– DN )
* Hình thức Nhật ký- sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký- sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ Cái.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc.
Các loại sổ sử dụng trong hình thức Nhật ký- Sổ Cái. - Nhật ký sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trong hình thức Nhật ký- Sổ Cái có các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng.
+ Sổ chi tiết sản phẩm, vật liệu, hàng hoá + Thẻ kho
+ Sổ chi phí sản xuất , kinh doanh + Sổ chi phí trả trớc, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, với ngân sách nhà nớc, nội bộ
*Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nộidung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế .
Các loại sổ sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết