III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
1. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Công ty
3.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và sử dụng giá thực tế trong hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Do vậy trình tự kế toán đối với từng trờng hợp nh sau:
Đối với nguyên vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài *Trờng hợp mua có hoá đơn cùng về
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, Công ty có thể tuỳ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp mà có những hình thức thanh toán khác nhau.
- Nếu mua nguyên vật liệu cha thanh toán cho ngời bán
Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” của ngời bán, kế toán tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết để máy mở trang màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông tin cần thiết và định khoản trên máy theo bút toán:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá mua cha có thuế
Có TK 3311 GTGT đầu vào
Nợ TK 1331 Thuế GTGT
Dữ liệu đầu vào:
Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho , “ ”
Phiếu xuất kho , Hoá đơn GTGT , Báo
“ ” “ ” “
cáo sử dụng vật tư ,” …
Khai báo các thông tin do máy yêu cầu
Máy sử lý các thông tin liên quan đến kế toán tổng hợp và cho ra dữ liệu mới
Dữ liệu đầu ra:
Sổ Cái TK 1521, TK 1522…
Sổ Nhật ký chung
Bảng kê chứng từ, bút toán; Bảng tổng hợp đối tượng thanh toán…
Có TK 3311 đầu vào
Thông thờng khi “Phiếu nhập kho” và “Hóa đơn GTGT” đợc chuyển lên phòng Kế Toán-Tài chính, kế toán nguyên vật liệu sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi thanh toán với các đơn vị cung cấp. Tuy vậy do công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời đợc đa vào “Sổ chi tiết đối tợng thanh toán” (Biểu 22) theo từng đối tợng thanh toán trên cơ sở các Mã đối tợng do Công ty thiết lập. Cuôí tháng, máy sẽ cộng “Sổ chi tiết đối tợng thanh toán” và chuyển tổng đó vào “Bảng tổng hợp các đối tợng thanh toán” (Biểu 23). Sau khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” (Biểu 09) để kê khai số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của số nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ.
Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Biểu 01) và “Phiếu nhập kho” số 72/Q2 (Biểu 03), kế toán nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn nhập” của hai chứng từ trên, sau đó chọn nhóm đối tợng và chọn đối t- ợng có mã C0028- là mã của Công ty lơng thực và công nghệ thực phẩm rồi chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật t.
Tại đây, kế toán nhập trả lời “Mã vật t: 010001”, “Lợng nhập: 44.800”, “Đơn giá:3.820”. Khi đó máy sẽ tự tính ra “Thành tiền: 171.136.000”, kế toán chọn bút toán
Nợ TK 1521 171.136.000
Có TK 3311
Nợ TK 1331 17.113.600
Có TK 3311
- Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho ngời bán:
Kế toán căn cứ vào “Phiếu nhập kho”, “Hoá đơn GTGT” và các chứng từ thanh toán để cập nhật các dữ liệu cần thiết trên trang màn hình nhập dữ liệu , khi đó kế toán chọn “Bút toán” và ghi định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá cha có
Có TK 1111, 112, 141 thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 133 Thuế GTGT
Có TK 1111, 112, 141 đầu vào
Ví dụ1: Trên cơ sở “Phiếu nhập kho” số 38/Q2 ngày 27 tháng 3 năm 2003 và “Hoá đơn GTGT” số 098752 của Công ty nông thổ sản I và “Phiếu chi” số 27 (Biểu 05), kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản:
Nợ TK 1521 12.096.650
Có TK 1111
Có TK 1111
Ví dụ 2: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 37/Q1 ngày 29/03/2003, “Hoá đơn GTGT” số 005126 của Công ty Lê Hoàng và giấy thanh toán tạm ứng số 62 (Biểu 04), kế toán nhập theo định khoản:
Nợ TK 1522 26.364.363
Có TK 141
Nợ TK 1331 2.636437
Có TK 141
Sau khi đã hoàn thành dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào “Sổ Nhật ký chung” lấy phần “Tiền” và “Hạch toán”. Khi đó số liệu cũng đồng thời đợc cập nhật vào “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”, “Sổ Cái TK 331” và Sổ Cái của các TK 621 chi tiết cho từng Phân xởng.
*Trờng hợp mua nguyên vật liệu đã nhận đợc Hoá đơn nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho
Trong trờng hợp này, kế toán không tiến hành ghi sổ do không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng” mà chỉ lu lại Hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng và khi nào hàng về mới tiến hành vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá cha có thuế Có TK 1111,141,3311…
Và Nợ TK 1331 Thuế GTGT
Có TK 1111,141,3311…
Đối với nguyên vật liệu thừa nhập kho
Tại Công ty do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nên thông thờng lợng nguyên vật liệu thừa trong quá trình sản xuất là không đáng kể. Với lợng nguyên vật liệu này, Công ty vẫn để lại trong kho Phân xởng để dùng luôn cho đợt sản xuất sau. Nhng với trờng hợp nguyên vật liệu thừa với số lợng lớn, không dùng đến do các nguyên nhân nh thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi chủng loại sản phẩm kế toán sẽ căn cứ vào “Phiếu nhập…
kho” để ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá trị nguyên vật liệu
Có TK 621 nhập kho
Ví dụ : Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 135/Q1 ngày 31 tháng 3 năm 2003 về việc nhập kho số bột đậu xanh không cần sử dụng đến do đã thay đổi kế hoạch sản xuất tại Phân xởng Bánh III, kế toán ghi :
Nợ TK 1522 834.832
Có TK 6213