II. Tình hình tổ chức công tác kế toán, bán hàng và xác định kết quả ở
A.Kế toán vậ tt hàng hóa
Do Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ là 1 Xí nghiệp trực thuộc Công ty Bê tông xây dựng Hà Nội chuyên cung ứng vật t nhu cầu vật t phục vụ sản xuất sản phẩm của công ty.
Nếu vật t hàng hoácủa Xí nghiệp là các loại vật t dùng vào sản xuất Bê tông và các cấu kiện bê tông nh panel, cột điện, ống nớc đó là các vật t nh xi măng, cát đá, sỏi,...
Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ trong thời kỳ mở cửa, bớc sang nền kinh tế thị trờng, không những đã theo kịp thị trờng mà còn phát triển không ngừng nhờ vào sự năng động của ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp.
Hiện nay, Xí nghiệp có nhiều sản phẩm đáp ứng nhu cầu xây dựng của thị trờng, trong đó các sản phẩm chủ yếu là, xi măng, cát, đá, sỏi...
Sản phẩm của Xí nghiệp đều đợc kiểm tra tiều chuẩn chất lợng, quản lý sản phẩm tốt.
Công ty có nhiều loại sản phẩm chủ yếu và thứ yếu. Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, vật t hàng hoá của Xí nghiệp đợc chia thành nhiều loại, trong từng loại lại đợc phân chia thành nhiều loại lại đợc phân thành nhiều nhóm trong từng nhóm có rất nhiều thứ.
Hàng tháng, xí nghiệp bán ra hàng trăm vật t các loại trong đó chi tiết cho rất nhiều loại vật t khác nhau. Sản phẩm của xí nghiệp đã có uy tín trên thị trờng và ngày càng có nhiều đơn đặt hàng.
2. Đánh giá hàng hóa vật t.
Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ cung ứng nhiều mặt hàng với khối l- ợng, công tác quản lý ở xí nghiệp đợc tiến hành cả về mặt hiện vật và gía trị.
Công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật t hàng hoáở xí nghiệp đều đợc tiến hành theo giá thực tế. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều do phòng kế toán đảm nhiệm. Giá thành thực tế của các loại vật t xuất kho đợc tính theo phơng pháp đích danh. Căn cứ để xác định giá thực tế vật t hàng xuất kho là giá thành đơn vị thực tế của kỳ báo cáo trong tháng. Do ở xí nghiệp hạch toán hoàn toàn độc lập nên các loại vật t đều đợc tính riêng.
Biểu số 1 Trích bảng tính giá thành thực tế hàng hóa Tháng 12 năm 2001 Đơn vị tính: VNĐ STT Tên sản phẩm Sản lợng Tổng giá thành thực tế Giá thành đơn vị 1 XMPCB 30 Bút sơn 280.000 ... 184.800.000 660 2 XMPC B40 Bút sơn 450.000 ... 315.000.000 700 Giá thành thực tế vật t xuất kho = Số lợng vật t xuất kho x Giá thành đơn vị thực tế của vật t đó
Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ không sử dụng giá hạch toán, còn việc tính giá thực tế của vật t xuất kho đợc thực hiện ngoài hệ thống sổ kế toán vì xí nghiệp không áp dụng Bảng kê số 9. Bảng tính giá thành thực tế sản phẩm.
Việc tính số lợng vật t tồn kho cuối tháng, nhập trong tháng, xuất trong thánh đợc tiến hành trên bảng kê tổng hợp thành phầm.
3. Kế toán nhập- xuất- tồn kho vật t
3.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
* Quy trình nhập kho vật t.
Khi có nhu cầu mua của công ty hoặc có đơn đặt hàng cần mua vật t của khách hàng thì giám đốc xí nghiệp viết lệnh mua vật t, sau khi đã đợc phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) nhận là đạt yêu cầu thì sẽ đợc nhập kho.
Khi nhập kho thủ quỹ viết phiếu nhập kho, ngời nhập kho phải mang phiếu nhập kho để đối chiếu số lợng hàng trên phiếu nhập và số lợng hàng thực nhập, sau đó thủ kho và ngời nhập ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 2 liên.
- Liên 1. Lu
- Liên 2. Kế toán kho giữ kèm biên bản kiểm nghiệm của lần nhập đó.
Biểu số 2: Phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
Ngày 28 tháng 2 năm 2000
Tên ngời nhập:
Nhập tại kho: Anh chuyên
Tên hàng Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng PC 30 Bút Sơn Kg 20.000 660 13.200.000 2 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 45.000 700 31500.000
• Quy trình xuất kho vật t.
Khi khách hàng có nhu cầu mua vật t hoặc là công ty có nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm của công ty thì viết giấy đề nghị xuất hàng ( theo yêu cầu
của khách hàng hoặc nhu cầu của công ty). Giám đốc công ty căn cứ vào yêu cầu của khách hàng ra lệnh xuất kho. Kế toán kho sẽ viết phiếu xuất kho ( hay lệnh xuất kho) có ghi số lợng và đơn giá.
Phiếu xuất kho gồm 2 liên:
- Liên 1: Lu tại phòng kế toán kho để làm căn cứ ghi thẻ kho
- Liên 2: Khách hàng mang đến phòng kế toán để làm căn cứ ghi hoá đơn giá trị tăng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu xí nghiệp tiêu thụ ra ngoài khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán sẽ viết phiếu thu làm 3 liên nh sau:
- Khách hàng cầm 2 liên sang đa thủ quỹ 1 liên và nộp tiền còn 1 liên khách hàng giữ.
- Liên còn lại chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thì gặp kế toán bán hàng quy chuyển sang tiền VNĐ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng cha trả tiền thì kế toán tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng mua hàng giữa khách hàng và xí nghiệp hoặc phiếu thu( nếu có) và phiếu nhập kho viết hoá đơn (GTGT) thành 3 liên, trên đó ghi rõ số lợng đơn gía, thành tiền và đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị hoặc kế toán trởng. Khách hàng cần hoá đơn GTGT xuống thủ kho để thủ kho xác nhận vào hoá đơn và giao hàng.
- Thủ kho nhận 1 hoá đơn GTGT để tổng hợp và phân loại, đóng thành tập, cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu và ghi sổ.
- Khách hàng nhận1 hoá đơn GTGT và phiếu thu.
- Phòng kế toán giữ 1 liên của phiếu xuất kho và 1 liên của hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc để ghi vào các bảng kê và sổ kế toán tiêu thụ.
Biểu 3 Phiếu xuất kho Mẫu số 01- VT
Ngày 31 tháng 12 năm 2001
(Xuất cho Anh Bảo)
STT Tên hàng Đơn
vị
Số lợng Đơn
giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất
1 Xi măng PC 30 Bút Sơn bao Kg 15.500 10230.000
2 Xi măng PC 40 Bút Sơn bao Kg 40.000 28.000.000
Cộng thành tiền: (viết bằng chữ)
Ngời nhận Thủ kho KT trởng Thủ kho đơn vị
Biểu số 4
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01.GKT
(Liên 3 dùng để thanh toán)
Ngày 14 tháng 12 năm 2001 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp vật t và dịch vụ Địa chỉ : Chèm- Từ Liêm- Hà Nội Họ và tên ngời mua: Anh tứ
Đơn vị : Công ty quản lý đờng bộ 238. Địa chỉ : Sóc Sơn- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 40.000 718 28720.000
Thuế suất GTGT: 10% : Cộng tiền hàng: 28720.000 Tiền thuế GTGT: 2872.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 31602000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm bảy hai nghìn chẵn
Ngời mua KT trởng Thủ trởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ký ký ký
3.2. Kế toán chi tiết vật t, hàng hóa.
ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ việc bố trí kế toán chi tiết vật t hàng hoáđợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song.
+ ở khu: thủ kho mở thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình đợc mở hàng tháng và mở chi tiết số lợng. Thẻ kho đợc mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại thành phẩm.
Diễn giải: đầu tháng căn cứ vào số vật t hàng hoátồn kho cuối tháng trớc (số tiền cuối ngày 30 tháng trớc)
Ví dụ:
Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất kho hợp lệ thủ kho sẽ ghi số liệu của chứng từ, cuối ngày căn cứ vào sổ tiền đầu ngày, tổng hợp nhập- xuất trong ngày thủ kho tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi thẻ kho và xuất cho khách hàng. Nh vậy, phiếu xuất kho ở xí nghiệp chỉ có tác dụng nh 1 lệnh trung gian.
Biểu 5
Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ
Thẻ kho
Tháng 12 năm 2001
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: xi măng
Đơn vị tính: Kg
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lợng Ghi
chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N 46 28/12 Tồn kho đầu tháng 100 Anh Chuyên nhập xi măng CP 30 Bút Sơn 200 X 13 31/12 Bán cho PX trộn bê tông PC 30 Bút Sơn 80
* ở phòng kế toán: kế toán sử dụng thẻ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập, xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật (không theo dõi chỉ tiêu giá trị)
Sau khi lập hoặc hoá đơn thuế GTGT kế toán ghi vào thẻ kế toán chi tiết số lợng vật t xuất kho vào cột xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi thẻ kế toán chi tiết vào cột số lợng nhập (không ghi cột thành tiền).
Biểu 7
Sổ đối chiếu chi tiết vật t
Tháng 12 năm 2001
Tên vật t:Xi măng PC 30 Bút Sơn
Ngày tháng Hoá đơn số Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn
28/12/2001 N 46 20.000 40.000 80.000
... ... ... ... ...
Cộng 55.000 100.000 70.000
3.3.Kế toán tổng hợp vật t hàng hóa.
Để kế toán tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t kế toán xí nghiệp sử dụng bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t, sổ nhật ký chung.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán nhập số liệu vào máy, mãy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung khi kế toán yêu cầu. Các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ nhật ký chung nh sau:
Biểu số 8: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ nhật ký chung
Năm 2001 Sổ Ngày
chứng từ Nội dung TK Sổ tiền (đồng)
Nợ Có
N 46 28/12 Anh Chuyên nhập xi măng PC 30 Bút Sơn 331 13.200.000 152 12.000.000
133 1.200.000 X 13 31/12 Xuất kho 15.500 tấn xi măng PC 30 Bút Sơn 632 28.000.000
152 28.000.000
Bảng kê đợc lập vào cuối tháng để phản ánh tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho của tất cả loại vật liệu theo giá đơn giá nhập.
- Nguyên tắc ghi: mỗi loại vật t đợc ghi trên 1 dòng của bảng kê theo số liệu tổng hợp đợc. Căn cứ để lập bảng kê là báo cáo kho, bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn tháng trớc , thẻ kế toán chi tiết thành phẩm.
+ Phơng pháp ghi:
- Cột đầu kỳ: là số liệu của cột cuối kỳ ở bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn tháng trớc chuyển sang.
- Cột nhập trong kỳ: căn cứ vào số liệu của cột đã nhập kho của báo cáo vật t.
- Cột xuất trong kỳ: căn cứ vào các số liệu cột xuất ở thẻ chi tiết vật t ,dòng tổng cộng.
- Cột tồn cuối kỳ: Số lợng tồn cuối kỳ = Số lợng vật t hàng hoá tồn đâù kỳ + Số lợng vật t hàng hoá nhập trong kỳ - Số lợng vật t hàng hoá xuất trong kỳ Số tiền = Số lợng x Đơn giá nhập.
B- Kế toán doanh thu bán hàng
1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ.
Do đặc thù của xí nghiệp là cung ứng vật t cho cả công ty và bán ra ngoài, vì vậy nên hàng hoá,vật t của xí nghiệp đều đảm bảo chất lợng quy cách, bên cạnh đó xí nghiệp còn phục vụ tốt khâu vận chuyển cho khách hàng.
ở xí nghiệp có các hình thức bán hàng chủ yếu sau:
- Bán hàng trả tiền ngay: tức là khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc.
- Bán hàng trả chậm: là việc khách hàng nhận hàng và viết giấy chấp nhận thanh toán trong một thời gian nhất định.
Hiện nay xí nghiệp đang khuyến khích hàng theo phơng thức thu hồi tiền ngay, khối lợng lớn sẽ đợc giảm giá lợng lớn, công tác vận chuyển khó khăn nên xí nghiệp đã đảm bảo đúng hạn của khách hàng không xảy ra tình trạng làm vi phạm hợp đồng về chất lợng cũng nh về vận chuyển.
2.Công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng và doanh thu bán hàng ở xí nghiệp kinh doanh vật t dịch vụ.
Mục đích kinh doanh của xí nghiệp là vừa đảm bảo nhu cầu vật t cho công ty sản xuất sản phẩm vừa kinh doanh ra bên ngoài làm sao cho có lãi. Do vậy
công tác tiêu thụ ở xí nghiệp luôn luôn coi trọng chữ tín và luôn coi khách hàng là “thợng đế” qua đó đẩy nhanh đợc khối lợng hàng bán và đã chú ý đúng mức một số điểm sau:
- Về quy cách phẩm chất vật t: vật t trớc khi nhập kho đã đợc bộ phận KCS kiểm tra nghiêm ngặt về chất lợng và quy cách , kiên quyết cho nhập những loại vật t kém chất lợng không đạt yêu cầu.
- Về khối lợng vật t xuất bán: kế toán kho và thủ quỹ đảm nhận khâu viết lệnh xuất (phiếu xuất kho) và hạch toán chi tiết vật t
- Về giá cả: Hệ thống giá cả dựng dựa trên giá thành của công ty và của thị trờng.
3. Kế toán doanh thu, giảm doanh thu và giá vốn bán hàng
Hiện nay để hạch toán doanh thu bán hàng , xí nghiệp đã các loại sổ, các bảng kê đa lên máy tính qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu số liệu 1 cách chính xác, kịp thời.
Trình từ kế toán doanh thu bán hàng đợc tiến hành nh sau: cuối mỗi tháng, căn cứ vào các vật t nhập kho, các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại từng loại vật t, kết hợp với giá thành đơn vị thực tế của từng vật t do bộ phận kế toán giá thành cung cấp để kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Để phản ánh doanh thu bán hàng của từng loại vật t trong tháng vào hoá đơn xuất kho, kế toán sẽ phân hoá hóa đơn theo từng loại vật t và ghi vào bảng kê theo thứ tự phát sinh của chứng từ. Bảng kê tiêu thụ vật t hàng hoádo kế toán bán hàng lập để theo dõi chi tiết hoá đơn xuất kho vật t. Do vật t của xí nghiệp khi xuất khỏi kho đợc coi là bán. Kế toán ghi có TK 5111 . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Doanh thu bán hàng hoá. Vì vậy xí nghiệp không sử dụng tài khoản 157- hàng gửi đi bán. Số tổng cộng cuối tháng là doanh thu bán hàng của toàn bộ số hàng xuất kho.
Bảng theo dõi chi tiết hoá đơn xuất vật t hàng hoáđợc ghi theo định khoản sau:
Nợ TK 111- nếu trả bằng tiền mặt
Nợ TK 112- nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- còn phải thu của khách hàng
Nợ TK 136- phải thu nội bộ- khi xí nghiệp xuất vật t cho công ty để sản xuất sản phẩm bê tông.
Có TK 5111- doanh thu bán hàng hoá.
Bảng kê này là căn cứ để ghi vào bảng kê nhập- xuất- tồn kho thành phẩm- phần xuất trong tháng cột số lợng và ghi vào tờ chi tiết tiêu thụ lỗ lãi phần doanh thu bán hàng trong kỳ cột số lợng và cột doanh thu.
ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ cũng có những khách hàng thờng xuyên và không thờng xuyên. Nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và để phù hợp với nền kinh tế thị trờng, xí nghiệp cũng có nhiều hình thức thanh toán tiền hàng. Để tiện cho việc theo dõi, kế toán mở sổ chi tiết theo từng khách hàng. Sổ