Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày. Căn cứ trên các chứng từ đã được kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ nhập về số lượng xuất. Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê gồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại .
Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp bình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất hàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL. Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào bảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ thể.
Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết và bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán NVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập số liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành chỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán.
Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra