kinh tế kỹ thuật Việt Nam
1, Kế toán NVL tại công ty:
1.1 Đối t ợng NVL hạch toán tại công ty
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam với đặc điểm chủ đạo là lấy ngành sản xuất xe gắn máy làm lĩnh vực hoạt động chủ yếu. Nguồn NVL của công ty chủ yếu là đợc nhập theo từng lô, từng bộ phận hay chi tiết,... nh vậy đó là những thiết bị vật t có tính chất đặc thù mang tính đồng bộ cao. Nguồn NVL của công ty có tỷ lệ nội hoá ít chỉ dới 40% còn lại trên 60% là đợc đợc nhập khẩu hoàn toàn. Công ty chuyên về lắp ráp xe gắn máy dạng IKD và CKD( trong đó chủ yếu là IKD) vì vậy NVL sử dụng cho toàn bộ quy trình công nghệ lắp ráp thờng là các linh kiện xe gắn máy nh chế hoá khí, khung, sờn xe, nhông xích... đợc gọi chung là các linh kiện xe máy sử dụng cho xí nghiệp lắp ráp bên cạnh đó còn có các loại NVL phụ cho sản xuất xe máy nh sơn, dầu, mỡ...
Có thể nói việc xác định đúng đắn chi tiết NVL của công ty sao cho phù hợp có ý nghĩa rất lớn trong công tác hạch toán NVL phục vụ cho công tác hạch toán chi phí sản phẩm.
1.2 Nhiệm vụ hạch toán NVL tại công ty
Kế toán NVL tại công ty có nhiệm vụ tổng hợp số liệu với căn cứ là các chứng từ nhập, xuất, thẻ kho... các hoá đơn trực tiếp từ ngời bán mà đã đợc gửi về công ty cùng các hoá đơn chứng từ tại các danh điểm là các xí nghiệp chi nhánh... cũng đợc chuyển trực tiếp lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán chứng từ sẽ đợc tập hợp, ghi chép vào sổ nhật ký chung bởi phó phòng kế toán từ đó mới phân công hạch toán các nghiệp vụ liên quan.
Ngoài ra trong nhiệm vụ hạch toán NVL kế toán NVL có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng giảm, hàng tồn kho theo từng loại, từng thứ; Xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thựctế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đợc nhanh chóng;
Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng nh các nguyên nhân thừ, thiếu, ứ đọng, mất phẩm
chất...Từ đó đề xuất các biện pháp xử lí lịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra.
Các chứng từ mà công ty thờng sử dụng chủ yếu trong công tác hạch toán NVL tại công ty:
- Chứng từ nhập NVL
- phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán+ hoá đơn mua hàng.
Hoá đơn GTGT( ngời bán giao nhằm xác định thuế VAT khấu trừ đầu vào).
- Các chứng từ liên quan chi phí mua ngoài, chuyên chở, lu kho , lu bãi... của NVL.
- Chứng từ xuất NVL(FXK)
- Bảng danh mục NVL xuất kho cho xí nghiệp lắp ráp xe gắn máy - Một số chứng từ khác có liên quan trong quá trình nhập, xuất NVL nh danh mục linh kiện chi tiết giao cho XNLR, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,...
Các mẫu chứng từ chủ yếu đợc sử dụng trong công tác hạch toán tình hình biến động NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.
Tại kho công ty, khi NVL nhập kho thủ kho công ty không tiến hành tiến hành lập thẻ kho theo dõi cho các loại vật t nhập kho cụ thể khi nhận đợc FNK và NVL về kho. Công ty nên tiến hành lập thẻ kho cho NVL khi nhập kho. Thẻ kho đợc lập chi tiết theo số vật liệu thể hiện trên hoá đơn nhập kho vật liệu hay trên FNK cụ thể cho từng loaị vật t nhập kho nhằm theo dõi vật t nhập xuất theo yêu cầu sử dụng NVL. Lập đợc thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cụ thể cho từng đơn vị vật t sẽ giúp cho kế toán công ty theo dõi tình hình NVL tại kho đợc chặt chẽ để có thể lập kế hoạch cho NVL nhập hay xuất dùng tránh tình trạng thừa loaị vật t này nhng lại thiếu vật t khác. Thẻ kho đợc lập nhằm theo dõi vật t về số lợng tại kho mà không đợc thể hiện về mặt giá trị. Phòng kế toán sẽ tiến hành theo dõi vật t của công ty cả mặt giá trị và mặt số lợng cho các loại vật t trên bảng kê phát sinh tài khoản NVL.Ví dụ mẫu thẻ kho đợc lập nh sau cho loại vật liệu cụ thể:
Đơn vị:DETESCO VN Thẻ kho Tháng 2 năm 2001 Số thẻ: 150 Tại kho: Đơn vị tính: cái C/ từ Diễn giải Số lợng SH NT N X T 45 30 12/2 15/2 D đầu kỳ
Xuất kho bộ linh kiện cho XNLR Nhập kho linh kiện xe Drini DI 100 ... 2000 200 1500 3300 31/2 Tổng phát sinh 2000 200 ... Tồn cuối kỳ 3300
Khi mua NVL nhập kho công ty thực hiện đầy đủ mọi quy định về các thủ tục nhập kho NVL đồng thời yêu cầu bên bán lập hoá đơn đầy đủ cho số vật liệu nhập kho trong đó có hoá đơn GTGT nhằm thực hiện khấu trừ thuế sau này. Hoá đơn GTGT do bên bán lập giao cho công ty khi tiến hành mua bán NVL giữa công ty và công ty cung cấp NVL. Hoá đơn GTGT có mẫu theo đúng mẫu phát hành của bộ tài chính gồm 2liên trong đó liên 2 giao cho ngời mua, liên 1 là liên gốc nhằm thực hiện thuế GTGT đầu ra cho hàng hoá , NVL bán đợc.
1.3 Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam thuật Việt Nam
Công ty chuyên lắp ráp xe gắn máy là chủ yếu và NVL đầu vào chủ yếu là nhập khẩu từ các nhà cung cấp nớc ngoài nh Đài Loan, Hàn
Quốc.. NVL có tỷ lệ nội hoá ít. Chính vì thế trong công tác hạch toán NVL kế toán công ty thờng sử dụng tỷ giá thực tế ngoại tệ để tính giá thực tế cho NVL nhập kho. Ngoài ra trong công tác hạch toán biến động NVL kế toán công ty sử dụng phơng pháp kê khai thừơng xuyên để hạch toán cho NVL nhập kho, xuất kho hay tồn kho cuối kỳ. Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các DN vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số taì khoản theo đúng quy định ban hành. Để phản ánh NVL nhập kho , xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152- NVL tài khoản này trong công tác hạch toán NVL của công ty nhằm phản ánh các NVL nhập ho công ty, xuất kho cho sản xuất, thu hồi phế liệu trong quá trình thu mua, sản xuất cho từng đối tợng, từng loaị NVL cụ thể. Công ty tiến hành chi tiết tài khoản 152 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK 1521- NVL chính, đó chính là các NVL chủ yếu lắp ráp nên sản phẩm(xe gắn máy); TK 1522- NVL phụ, đó là các loại NVL tham gia gián tiếp vào quy trình tạo ra sản phẩm( sơn, dầu, mỡ...)
Cấu trúc, nội dung của TK 152 cũng đợc phản ánh theo đúng kết cấu, nội dung quy định
Bên Nợ: Giá trị NVL nhập kho trong kỳ Bên Có: Gí trị NVL xuất kho trong kỳ D
Nợ : Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ
Ngoài ra khi tiến hành nhập kho NVL công ty cũng sử dụng tài khoản có số hiệu1331 để phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ và sử dụng, phản ánh tài khoản này một cách rõ ràng là quyền lợi trách nhiệm trong công tác hạch toán thuế đầu vào cuối kỳ tiến hành hạchtoán thuế đầu vào cuối kỳ nhằm tiến hành khấu trừ thuế đầu vào cho công ty. Tất cả trờng hợp mua NVL, nhập kho NVL đều phải phản ánh trên hoá đơn chứng từ đầy đủ bao gồm hoá đơn GTGT và khi DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT.
Khi DN tiến hành mua hàng hoá, NVL nhập khẩu dùng cho sản xuất kinh doanh thuộc diẹn chịu thuế GTGT. Số thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu cũng sẽ đợc khấu trừ. Tài khoản phản ánh số thuế GTGT phải
nộp của hàng hoá nhập khẩu kế toán công ty sử dụng tài khoản có số hiệu
3331. Tài khoản này của công ty đợc sử dụng trong công tác phản ánh
thuế GTGT và công ty phải thực hiện tiến hành đầy đủ theo nguyên tắc và
nghĩa vụ của một DN.
Công ty tiến hành thu mua NVL dù ở trong nớc hay nớc ngoài đều sử dụng tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với ngời cung cấp. Tài khoản này đợc công ty chi tiết tới từng đối tợng cung ứng NVL cho công ty. tài khoản này có số hiệu tài khoản là 331- Phải trả ngời bán, có nội dung kết cấu theo đúng nguyên tắc ;
Bên Nợ: Phản ánh nghiệp vụ đã thanh toán cho ngời cung cấp
hoặc đợc hởn chiết khấu, thanhtoán, giảm giá vật t, hàng hoá thanh toán.
Bên Có: phản ánh số tiền mà DN nợ ngời cung cấp về giá trị vật
t, hàng hoá cha thanh toán.
Tài khoản này có thể có d nợ và d có.
Ngoài ra trong công tác hạch toán tình hình thu mua NVL kế toán công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác trong các nghiệp vụ biến động NVL nh TK tiền mặt có số hiệu 111- tiền mặt; tài khoản có số hiệu 112- tài khoản tiền gửi ngân hàng;tài khoản có số hiệu141- tài khoản tiền tạm ứng;... nhằm phản ánh các nghiệp vụ nhập kho NVL.
Công ty tuỳ theo từng nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán công ty có thể sử dụng các tài khoản theo quy định sao cho phù hợp nhất.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm NVL xuất dùng trực tiếp tạo nên sản phẩm công ty sử dụng tài khoản có số hiệu 621- Chi phí NVL trực tiếp nhằm phản ánh cho số NVL xuất dùng mà đợc sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này kế toán công ty mở chi tiết theo từng đối tợng hạch toán. Tài khoản 621- chi phí NVL trực tiếp kết hợp với bảng kê phát sinh của tài khoản 1521,1522 phản ánh tình hình xuất dùng NVL. Tài khoản 621 có phát sinh bên nợ là giá thực tế của NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm; phát sinh bên có : phản ánh trị giá NVL không sử dụng hết nhập lại kho và kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Tài khoản 621 cuối kỳ không còn số d. Ngoài ra trong công tác hạch toán tập hợp
chi phí quản lí, phục vụ sản xuất ở phân xởng,bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tợng hạch toán chi phí hoặc đối tợng tính giá thành. Kế toán công ty thờng sử dụng tài khoản 627 để hạch toán chung bao gồm cả chi phí NVL nằm trong đó.
Nói chung, trong công tác hạch toán NVL kế toán công ty sử dụng số hiệu tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính, các số hiệu tài khoản này tuỳ thuộc và nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán ghi sổ sao cho phù hợp.
2) Trình tự kế toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam Việt Nam
2.1 Hạch toán chi tiết NVL
Với đặc điểm tình hình, quy trình công nghệ của mình kế toán công ty tiến hành tổ chức công tác hạch toán NVL nh tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản hạch toán phù hợp theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên nhằm ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có , biến dộng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hàng ngày tình hình biến động NVL cho hoạt động sản xuất của công ty là khá lớn kế toán công ty tiến hành ghi chép hàng ngày tình hình biến động ấy về số lợng, giá trị từng thứ , từng loại vật liệu theo từng kho, từng danh điểm và trong toàn DN. Hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành chủ yếu tại văn phòng kế toán công ty. Theo yêu cầu và tình hình quản lí của công ty kế toán NVL tại công ty thực hiện mọi nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL.
Dựa trên tình hình hiện tại của công ty phơng pháp hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện chủ yếu tại văn phòng kế toán . Kế toán NVL sẽ tiến hành ghi chép và quản lí cả tình hình nhập, xuất NVL về cả số lợng và giá trị đồng thời thực hiện hạch toán, lên kế hoạch dự trữ và thu mua NVL. Quy trình hạch toán chi tiết đợc thực hiện chủ yếu và toàn bộ tại phòng kế toán. Tại đây khi NVL nhập kho kèm theo nó là các chứng từ liên qua nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn thuế, giấy phép nhập khẩu,... gửi
trực tiếp về phòng kế toán công ty khi đó kế toán sẽ tiến hành phân loại, xác nhận các chứng từ về tính hợp lí, hợp lệ và căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá và lập FNK cho số vật liệu đó theo giá thực tế ghi trên hoá đơn. Khi tiến hành xuất kho vật liệu cho XNLR FXK cũng đợc lập tại phòng kế toán công ty kèm theo đó là lệnh xuất kho. Khi có FXK NVL đợc xuất kho theo giá thực tế đích danh đồng thời kế toán công ty tiến hành vào sổ cho các NVL mà đã đợc xuất kho vào sổ gọi là danh mục linh kiện, chi tiết xe máy giao cho xởng lắp ráp từ ngày bao nhiêu cho tới ngày bao nhiêu tuỳ thuộc vào lô hàng hoàn thành nhập kho. Hàng ngày kế toán công ty căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ nh FXK, FNK tiến hành vào sổ gọi là bảng kê phát sinh tài khoản NVL. Bảng kê này vừa là bảng nhập xuất tồn kho vật liệu đồng thời sau đó đợc mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp đó cũng là cơ sở cho việc lập sổ cái tài khoản 152. Bảng kê này đợc lập chi tiết cho từng loại NVL chính, NVL phụ và đợc xác nhận bởi kế toán trởng, thủ trởng đơn vị.Cuối kỳ cộng tổng số nhập, tổng số xuất và tính số tồn kho cho mỗi thứ vật t trên bảng kê này với số liệu từ sổ thẻ hạch toán chi tiết sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản 152. Có thể nói cách ghi chép này của kế toán công ty đang tiến hành hạch toán mang tính thống nhất song mọi việc hạchtoán đều chỉ đợc tiến hành tại phòng kế toán công ty vì thế không tránh khỏi những khó khăn trùng lặp trong công tác hạch toán NVL tại công ty đồng thời không thể đảm bảo tính chính xác cho số liệu giữa kho và phòng kế toán một cách kịp thời khi có sai sót xảy ra cũng nh trong công tác đối chiếu số liệu thực tế. Kế toán hạch toán NVL tại công ty đồng thời thực hiện chức năng của cả kế toán kho và kế toán NVL tại công ty từ khâu giao nhận hàng hoá, lập các hoá đơn chứng từ liên quan cho tới công tác kiểm tra, đối chiếu, lu trữ hay lập kế hoạch dự trữ và tình hình biến động NVL tại kho cũng nh trong sản xuất sản phẩm toàn công ty.
Văn phòng kế toán công ty đồng thời thực hiện chức năng thanh toán, tạm ứng mua NVL, thực hiện thu, chi về NVL,...Nói chung mọi công tác lập và thanh toán hợp đồng với ngời cung cấp đều đợc thực hiện tại phòng kế toán công ty. Kế toán công ty thực hiện viết phiếu chi thanh toán cho ngời cung cấp cũng nh thực hiện các nghiệp vụ nợ lại ngời cung
cấp khi công ty cha tiến hành thanh toán cho ngời bán. kế toán công ty tiến hành lập sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp cũng nh thực hiện việc lên sổ cái tài khoản 331một cách chi tiết dựa trên các hoá đơn, chứng từ ứng trớc cho ngời cung cấp và các nghiệp vụ mua hàng cha thanh toán,... Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp cho từng nhà cung cấp đợc kế toán công tytiến hành mở theo đúng nội dung kết cấu quy định.
Ví dụ đôí với nhà cung cấp là công ty YNGHUA cũng đợc kế
