III. Đặc điểm liên quan đến công tác KT NVL của công ty TNHH Bao Bì
3. Phân loại và đánh giá NVL của công ty TNHH Bao Bì Thăng Long
Sơ đồ luôn chuyển Chứng từ sổ sách .
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
Máy thổi màng Máy làm túi
Máy in Máy ghép Máy chia cuộn
C.từ gốc HĐ GTGT, phiếu chi P. nhập kho NKC P. xuất kho Thẻ
kho NVL, CCDCSổ chi tiết
Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL, CCDC Sổ chi tiết Tk 331 Sổ cái TK 152, TK153 Sổ tổng hợp TK 331 Bảng phân bổ NVL, CCDC
: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Giải thích sơ đồ luôn chuyển chứng từ, sổ sách
+ Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, định kỳ 3 ngày thủ kho gửi chứng từ lên phòng KT để hạch toán ghi sổ.
+ Phòng KT khi nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, KT vật liệu tiến hành ghi vào sổ chi tiết NVL, căn cứ vào sổ chi tiết NVL KT lập bảng tổng hợp N-X-T kho NVL.
+ Từ chứng từ gốc KT lên sổ NKC và cuối tháng lên sổ cái TK152. Số liệu ở sổ cái TK 152 là cơ sở để đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T kho NVL.
+ Cũng từ các chứng từ gốc nh PNK, HĐ GTGT, phiếu chi KT lên sổ chi tiết TK331, từ sổ chi tiết TK331 cuối tháng KT lên sổ tổng hợp chi tiết TK331. Cuối tháng từc phiếu xuất kho KT tiến hành lập bảng phân bổ NVL.
4. Thủ tục nhập kho NVL của công ty.
+ Tại công ty các nghiệp vụ nhập kho diễn ra hàng ngày chủ yếu là do mua ngoài thờng cha thanh toán trong tháng này mà tháng sau mới thanh toán. Tại công ty TNHH Bao Bì Thăng Long việc mua vật liệu, CCDC do nhân viên cung ứng cảu các phân xởng các tổ đảm nhận mua theo kế hoạch hoặc đơn đặt hàng.
+ Trớc khi nhập kho vật t mua về phải đợc kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng chất lợng , quy cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên và sẽ ký vào 3 liên. Đây là căn cứ để thủ kho cho nhập kho, phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên, quy cách, số lợng vật liệu theo chứng từ ( hoá đơn của ngời bán). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhập và cùng ngời giao hàng ký vào 3 liên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm
chất vật t nh trong chứng từ đã ghi thì thủ kho phải báo cho nhân viên cung ứng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời bán.
+ Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của KT, thủ kho, ngời giao hàng, thủ trởng đơn vị:
Liên 1: Lu lại quyển sổ do KT vật t giữ.
Liên 2: Cùng với HĐ GTGT mua hàng chuyển sang bộ phận thanh toán.
Liên 3: Giao cho thủ kho.
Thông thờng mỗi loại vật liệu đợc lập một phiếu nhập kho, cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật liệu.
Cuối tháng, thủ kho và KT đối chiếu về mã số, số lợng nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa hai bên.
HĐ GTGT
+ Tác dụng: HĐ thuế GTGT là chứng từ xác nhận số lợng, đơn giá và số tiền đã mua. Nó còn là căn cứ để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, để tính thuế, ghi sổ KT và để lập phiếu nhập kho.
Kết cấu và phơng pháp lập: HĐ GTGT do bên bán lập.
- Phía trên ghi rõ họ tên, địa chỉ của đơn vị bán vật liệu, hàng hoá, tiếp theo ghi tên, địa chỉ của ngời mua vật liệu, hàng hoá, hình thức thanh toán của cả hai bên là hình thức trả chậm.
+ Số liệu TK là 133.
Cột A: ghi STT NVL, hàng hoá mà công ty mua của công ty Chế biến thực phẩm Đông Đô.
Cột B: ghi tên NVL hàng hoá dịch cụ mà công ty mua của ngời bán
VD: Cột B ghi màng LDPE DOW.
VD: đơn vị tính của màng LDPE DOW là Kg (Tấn).
Cột 1: ghi số lợng mà công ty mua của công ty Chế biến thực phẩm Đông Đô.
VD: Số lợng mà đơn vị mua vật liệu của công ty Đông Đô là 7.000 Kg. Cột 2: Ghi đơn giá vật liệu mà đơn vị mua của ngời bán.
VD: Đơn giá của màng LDPE DOW là 16.133 đ/Kg. Cột 3: Ghi số tiền mà đơn vị phảI trả cho ngời bán.
Cột 3 = Cột 1 * Cột 2
VD: Số tiền tại cột 3 = 7.000 * 16.133 = 102.900.000 đ
Dòng tổng cộng ghi tổng số lợng và giá trị mà công ty mua của ngời bán. Phần dới ghi số thuế suất, thuế GTGT: 10%.
Tiền thuế = Tiền hàng * 10% (Thuế suất). VD: Tiền thuế của màng LDPE DOW = 10.290.000 đ.
Tiếp theo ghi tổng số tiền thanh toán của công ty gồm tiền hàng thực tế cộng tiền thuế.
hoá đơn gtgt
Liên 2 Ngày 15/02/2005.
Đơn vị bán hàng: Công ty CBTP Đông Đô. Địa chỉ:
Số TK: 133 Mã số: 05367819.
Điện thoại:
Họ và tên ngời mua: Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long . Địa chỉ: Xã Liên Xá - Huyện Yên Mỹ – Tỉnh Hng Yên.
Số TK: 331 Mã số thuế: 0100165147-1.
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính SL ĐG TT
A B C 1 2 3
1 Màng LDPE DOW Kg 7.000 16.133 102.900.000
Cộng 102.900.000
Cộng tiền hàng: 102.900.000đ
Thuế suất, thuế GTGT 10% tiền thuế: 10.290.00đ
Tổng tiền thanh toán: 113.190.00đ
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mời ba triệu, một trăm chín mơi nghìn đồng chẵn /
Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
BIên bản kiểm nghiệm vật t:
Tác dụng: Biên bản kiểm nghiệm vật t xác định số lợng, quy cách và chất lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Cơ sở lập: Căn cứ vào hoá đơn.
Biên bản này áp dụng cho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp. Các loại vật t hiện có:
Những vật t không kiểm nghiệm trớc khi nhập kho trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về chất lợng giữa hoá đơn và sổ thực nhập.
Cột 1, 2, 3: Ghi số thứ tự, tên vật t và đơn vị tính.
ý kiến của biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lợng, chất lợng và nguyên nhân vật t không đúng số lợng, quy cách nh trong hoá đơn.
Biên bản lập làm 2 bản: Một bản giao cho bộ phận cung tiêu và một bản giao cho phòng KT.
Đơn vị: Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long. Bộ phận: Kho vật t.
biên bản kiểm nghiệm vật t
Hôm nay ngày 15/02/2005 tại Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long . Đội chúng tôi gồm:
1. Lơng Thị Hoa : Thống kê phân xởng.
2. Trần Văn Hoá : Thủ kho.
3. Đỗ Văn Thợng : Ban kỹ thuật.
4. Công ty CBTP Đông Đô : Chủ hàng.
Đã cùng nhau tiến hành kiểm nghiệm lô hàng theo HĐ số 025 ngày 15/02/2005 của Công ty CBTP Đông Đô. Số lợng và chất lợng cụ thể nh sau:
STT Tên hàng Đơn vị tính SL
1 2 3 4
1 Màng LDPE DOW Kg 7.000
Bằng chữ: Bảy nghìn Ky lô gam (Bảy tấn).
Số lợng và chất lợng đảm bảo đúng theo thoả thuận. Mọi ngời cùng thống nhất số liệu trên. Đồng ý cho nhập kho.
Thủ kho Ban kỹ thuật Phân xởng Chủ hàng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
Tác dụng: Phiếu nhập kho đợc lập để phản ánh và theo dõi số lợng, giá trị của NVL nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời liên quan và ghi sổ KT.
Cơ sở lập: Cơ sở lập của PNK là phiếu nhập kho đợc lập khi nhập kho từ mua ngoài, tự sản xuất, gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến…
Kết cấu và phơng pháp lập:
Phiếu nhập kho đợc lập hàng ngày.
Cột A: Ghi số thứ tự của các loại hàng hoá, vật t.
Cột B: Ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, ghi tên của vật liệu nhập kho.
Cột C: Ghi mã số vật t.
VD: Mã số vật t của màng LDPE DOW là 00032 Cột D: Phản ánh đơn vị tính của từng loại vật t. VD: Đơn vi tính của màng LDPE DOW là Kg.
Cột 1, 2: Là cột ghi số lợng yêu cầu và thực nhập của từng loại vật t.
VD: Số lợng yêu cầu và thực nhập của công ty về màng LDPE DOW là 7.000 Kg (7 tấn).
Cột 3: Là cột ghi đơn giá của NVL nhập kho, đơn giá dựa trên giá ghi hoá đơn của đơn vị bán quy định.
VD: Đơn giá của màng LDPE DOW là 16.133 đ ghi trong phiếu nhập kho. Cột 4: Là cột thành tiền.
Cột 4 = Cột 2 * Cột 3.
102.900.000đ = 7.000 * 16.133
Dòng tổng cộng tính tổng số lợng và giá trị của NVL nhập kho cùng phiếu nhập kho.
Cuối cùng là chữ ký của ngời lãnh đạo và những ngời có liên quan. Nếu không có chữ ký thì PNK không có giá trị.
Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hng Yên
Phiếu nhập kho Số: 0256
Ngày 15 tháng 02 năm 2005 Nợ: 152 Có: 331
Họ tên ngời giao hàng: Công ty CBTP Đông Đô.
Theo hoá đơn số 025 ngày 15 tháng 02 năm 2005 của Công ty CBTP Đông Đô Nhập tại kho công ty.
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật t Mã ĐVT SL Theo CT Theo TN A B C D 1 2 3 4 1 Màng LDPE DOW 00032 Kg 7.000 7.000 16.133 102.900.000 Cộng 102.900.000 Nhập, ngày15 tháng 02 năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho TT Đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)