2. Khái quát chung về Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng
2.2 Thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Toàn Thắng
2.2.1 Các phơng thức bán hàng
Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trờng, doanh nghiệp thơng mại phải quan tâm đến các hoạt động nhằm đa đợc sản phẩm của đến tay ngời tiêu dùng. Để thực hiện tốt điều này doanh nghiệp cần nghiên cứu đa ra đợc các phơng thức bán hàng phù hợp và các hình thức thanh toán đa dạng để thu hút khách hàng.Đây cũng chính là vấn đề đợc ban lãnh đạo công ty TNHH THơng mại va du lịch Toàn Thắng quan tâm nhằm tiếp cận sát với bạn hàng qua đó đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá của công ty.
Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 131, 511, 632,911
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ kho
the khio TK131, 511, Sổ chi tiết
641…
Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 511, 632, 641
TNHH Thơng maị va du lịch Toàn Thắng là công ty phân phối độc quyền sản phẩm sơn NIPPON và dầu nhờn MOBIL .Chính vì vậy việc bán hàng thờng đợc thực hiện tại ngay công ty.Đối với các đại lý con của mình , do công ty thực hiện theo hình thức mua đứt, bán đoạn nên không tham gia vào kế toán của các đơn vị này, công ty giao sản phẩm cho các đại lý khi các đại lý có nhu cầu ở các mức giá quy định thờng là gía sàn thấp nhất, sau đó các đại lý có thể bán với gía cao hơn trong khuôn khổ nhất định hởng chênh lệch, đảm bảo mục tiêu hiệu quả hoạt động của mình.Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số TK, chủng loại hàng, số lợng , đơn giá, đặc điểm, quy cách, của hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty cố gắng củng cố phát huy việc bán hàng theo họp đồng và đơn đặt hàng.Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên do đặc điểm kinh doanh khách hàng đa dạng với hình thức tài chính khác nhau, để giúp khách hàng có nhiều lựa chọn khi mua hàng với mình, công ty hiện nay đang duy trì các hình thức thanh toán tiền hàng nh sau:
Hình thức bán hàng thu tiền ngay:Theo hình thức này hàng hoá đợc tiêu thụ đến đâu tiền( bao gồm: tiền măt, thanh tóan qua tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc ) thu ngay đến đó…
Hình thức bán chịu: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhng cha thanh toán tiền hàng
Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ nhận hàng và thanh toán tiền hàng dựa trên hợp đồng đã ky kết với công ty.
TK này công ty chi tíêt thành hai tài khoản cấp 2: TK 1561 : giá mua sơn
TK 1562: giá mua sơn
Và ngoài ra TK 632 Gía vốn hàng bán cũng đợc chi tiết thành hai TK cấp 2là :
TK 6321: gía vốn hàng bán sơn TK 6232:gía vốn hàng bán dầu
Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng chuyên cung cấp các mặt hàng sơn Nippon và dầu nhờn Mobil, đây là các hàng hoá không khó bảo quản nhng do chủng loại đa dạng nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủng loại hàng hoá. Giá hàng hoá xuất kho đợc Công ty xác định theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng chủng loại hàng hoá, công thức xác định nh sau:
= - Tính giá hàng hoá xuất kho
VD: Tồn cuối tháng 11/2007 của hàng hoá sơn NIPPON Vatex là 132 thùng x 60.000đ = 7.920.000đ
Nhập trong tháng 12:
Ngày 2/12: 45 thùng x 58.000đ = 2.610.000đ Ngày 28/12: 15 thùng x 62.000đ = 930.000đ
Cuối tháng kế toán tính giá bình quân cho số hàng trên: = = 59.688 đ/thùng
Trong tháng 12 Công ty đã xuất bán đợc 140 thùng sơn NIPPON Vatex Trị giá thực tế hàng xuất kho sẽ là: 140 thùng x 59.688 đ = 8.356.320đ Hàng ngày, căn cứ vào Liên 2 Hoá đơn GTGT mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán sẽ ghi số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền và phần Nhập của
hoá, Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu ngời lập và kế toán trởng Công ty ký xong chuyển cho Giám đốc Công ty duyệt. Nhân viên phòng Kinh doanh cùng khách hàng lầm Liên 2 và Liên 3 Phiếu xuất kho xuống kho nhận hàng. Mẫu phiếu xuất kho của Công ty đợc thể hiện nh sau:
Biểu số 1.1: Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH TM & DL Toàn Thắng Địa chỉ: Số 267 - Lạc Trung
Phiếu xuất kho
Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số 49/12
Mẫu số 02-VT Theo QĐ 1141-BTC/11-95
Tên đơn vị nhận: Anh Tuấn Anh (Công ty TNHH TM Thái Sơn) Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Kho Công ty Định khoản
Nợ Có
TT Tên hàng Mã hàng ĐVT Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 SơnNIPPON
Vatex 4GX
Thùng 40 62.000 2.480.000
Cộng 2.480.000
Xuất ngày 07 tháng 11 năm 2007 KT trởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) P.T cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Giághi trong Cột giá đơn vị của Phiếu xuất kho cha bao gồm thuế GTGT. Thủ kho sau khi giao hàng sẽ ghi số lợng xuất vào trong cột số lợng, ngày tháng xuất kho và cùng ngời nhận ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó:
- Liên 1: Lu quyển gốc
- Liên 2: Giao cho phòng kinh doanh để lấy hàng giao cho khách (sau khi lấy hàng đợc chuyển về phòng kế toán để viết hoá đơn GTGT).
Sau khi ghi Thẻ kho thủ kho sẽ chuyển Liên 2 về cho kế toán hàng hoá để viết Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Thẻ kho của sơn NIPPON có mẫu nh sau:
Biểu số 1.2: Mẫu thẻ kho
Thẻ kho
Tháng 12 năm 2007 Tên hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Đơn vị : thùng
Thẻ kho
Tháng 12 năm 2007 Tên hàng hoá: Bột giặt VF 3kg
Đơn vị : thùng
Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Ký xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 132 09/12 01/12 Mua nhập kho 2/12 45 177 49/12 09/12 Xuất bán 8/12 40 17 97/12 17/12 Xuất bán 18/12 100 37 54/12 26/12 Mua nhập kho 28/12 15 52 Cộng 60 140 Tồn cuối kỳ 52
Hàng ngày dựa vào Phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT mua hàng kế toán ghi vào cột Nhập phần lợng, tiền và đơn giá của hàng hoá mua vào của Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất bán hàng hoá kế toán chi ghi số lợng xuất bán, không ghi đơn giá bán và trị giá hàng xuất. Đến cuối tháng, từ cột d đầu kỳ, tồn cuối kỳ cùng nhập trong kỳ của hàng hoá này, kế toán tính đợc giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, kế toán sẽ tiến hành điền vào Cột đơn giá, và trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Thẻ kế toán chi tiết
ty, Kế toán trởng tiến hành lập Bảng tổng hợp nhập xuất, Bảng này đợc lập riêng cho hai sản phẩm sơn và dầu để tiện cho việc theo dõi và tiến hành phân tích tình hình kinh doanh của Công ty. Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn sơn của Công ty đợc thể hiện.
Biểu 1.3: Mẫu thẻ kế toán chi tiết hàng hoá
Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá
Tên vật liệu, hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Đơn vị : thùng
Ngày tháng
Ngày tháng Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT L T L T L T Tồn đầu kỳ 130 7 920 000 01/11 004513 3 01/11 Mua vào 112 58.000 45 2 610 000 09/11 0056709 09/11 Bán ra 632 59 688 40 2.387.520 137 8.177.256 17/11 005675 7 17/11 Bán ra 632 59 688 100 5.968.800 37 2.208.456 26/11 004517 8 26/11 Mua vào 112 62.000 15 930 000 52 3.103.776 Tồn cuối kỳ 52 3.103.776 Cộng PS 12/2007 60 3 540 000 140 8 356 320
Biểu số 1.4 Bảng kê nhập xuất tồn sơn
Bảng kê nhập xuất tồn sơn
Tháng 12 năm 2007
Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
L T L T L T L T
…
Vinilex 5160 Wall Sealer (gốc nớc) 18L 564 52.579.369 5.212 440.867.739 5.205 444.504.306 571 48.942.802 Vinilex 5161 Wall Sealer (gốc nớc) 18L 211 38.346.142 381 81.032.076 308 58.223.868 284 61.154.350 Hitex 5180 Wall Sealer (gốc dầu) 18L 933 53.836.530 1.733 92.709.000 1.124 52.895.665 1.54
2
75.649.865Super Matex màu chuẩn 18L 8 24.801.250 3 9.927.840 11 34.729.090 5.613.977 Super Matex màu chuẩn 18L 8 24.801.250 3 9.927.840 11 34.729.090 5.613.977 Super Matex màu chuẩn 20L 3 13.606.944 9 45.145.360 12 58.752.304 3.101.776 Vatex - trắng và màu 17L 288 12.765.322 500 22.380.100 642 24.686.122 146 5.613.977 Sơn NipponVatex 4GX 132 7.920.000 60 3.581.280 140 8.680.000 52 3.103.776 … Cộng T12 năm 2007 7.176 822.561.26 4 10.07 5 1.008.980.761 10.617 1.127.208.954 7.018 745.102.424
Cuối tháng, căn cứ vào số lợng hàng hoá đã mua trên Hoá đơn GTGT mua hàng và dựa vào giá đơn vị bình quân đã tính đợc của từng loại hàng hoá trên Bảng kê nhập xuất tồn, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho số hàng hoá đã tiêu thụ rồi chuyển chứng từ ghi sổ này cho kế toán tổng hợp. Chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán hàng hoá của công ty có mẫu nh sau:
Biểu số1.5 Chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán
Công ty TNHH Thơng mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) Chứng từ ghi sổ Số: 22KT Ngày 31/12/2007
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Nợ Có A B C 1 2 Tổng giá vốn hàng bán sơn 6321 1561 1.127.208.954 … Bán sơn NipponVatex 4GX 6321 1561 3.581.620 Bán sơn Vatex hồng 4G X 6321 1561 8.356.320 … Tổng giá vốn hàng bán dầu 6322 1562 1.493.990.936 … Cộng 2.621.199.890
Kèm theo Bảng kê nhập xuất tồn. Chứng từ gốc Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho…
Sau khi nhận đợc chứng từ ghi sổ do kế toán hàng hoá chuyển sang, kế toán trởng sẽ vào sổ cái TK 632. Sổ cái tài khoản 632 của công ty có mẫu nh sau:
Công ty TNHH Thơng mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) sổ cái
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ)
Tháng 12 năm 2007
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải hiệu Số TK Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 22KT 31/12 Giá vốn hàng bán sơn tháng 12/2006 1561 1.127.208.954 31/12 22KT 31/12 Giá vốn hàng bán đầu tháng 12/2006 1562 1.493.990.936 Kết chuyển giá vốn 911 2.621.199.890 Tổng cộng 2.621.199.890 2.621.199.890 Số d 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 1.6
1.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
Việc làm thủ tục xuất bán hàng hoá tại công ty TNHH Thơng mại - Du lịch Toàn Thắng đợc áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã đợc Nhà nớc ban hành, đồng thời đảm bảo đúng các thủ tục đã quy định. Với đặc điểm là một doanh nghiệp thơng mại nên doanh thu và giá vốn hàng hoá của công ty đều khá cao. Là nhà phân phối độc quyền sơn Nippon và dầu nhờn Mobil tại Hà nội
Sau khi nhận Liên 2 phiếu xuất kho từ Thủ kho chuyển lên, kế toán hàng hoá bắt đầu viết Hoá đơn GTGT cho số hàng hoá xuất bán. Hiện tại, công ty TNHH Trung Hiếu đang sử dụng mẫu "hoá đơn GTGT" theo mẫu số 01 - GTKT -3LL do Bộ tài chính ban hành. Hoá đơn GTGT đợc kế toán lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lu chuyển gốc
- Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Lu nội bộ (kế toán giữ).
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 3: Nội bộ Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thơng mại Du lịch Toàn Thắng
Địa chỉ: Số 267 Lạc Trung
Số tài khoản:………..
Điện thoại: 0313 845 233 04.936740 MST: 0 200 245 624 Họ tên ngời mua hàng: Anh Huy
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ CÔNG VINH Địa chỉ: Số 165 Vơng Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội
Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: TM MST:
TT Tên hàng Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
11 Sơn NIPPON Vatex
4G X Thùng 40 62.000 2.480.000
Cộng tiền hàng: 2.480.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 248.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.728.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm bốn mời nghìn đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 1.7 Mẫu hoá đơn GTGT
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, phiếu thu phát sinh để vào "sổ bán hàng". Sổ bán hàng của công ty đợc lập riêng biệt cho mặt hàng sơn và dầu nhằm theo dõi tình hình tiêu thụ hai loại hàng hoá này và thanh toán của khách hàng. Mẫu sổ bán hàng sơn của công ty đợc thể hiện nh sau:
Biểu số 1.8
Sổ bán hàng
Hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Tháng 12 năm 2007
Số CT NT Diễn giải Tổng doanh số cha
thuế Thuế suất Thuế GTGT Thanh toán Ghi chú