Trong quá trình bán hàng, tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Do đó để quản lý nghiệp vụ bán hàng, các doanh nghiệp thơng mại cần phải quẩn lý trên cả hai mặt là tiền và hàng, cụ thể việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a- Phạm vi hàng bán
Hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ trong doanh nghiệp thơng mại, đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định, doanh thu hàng bán đợc ghi nhận khi đồng thời thoã mãn năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá cho ngời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá, sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hoá .
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Ngoài các trờng hợp trên còn có các trờng hợp xuất khác đợc coi là tiêu thụ và ghi vào doanh thu bán hàng nh :
+ Hàng xuất bán cho đơn vị nội bộ doanh nghiệp có tổ chức kế toán riêng + Hàng hoá xuất sử dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nh quảng cáo, quản lý, tiếp thị,…
+…
b- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng
Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 thì doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi thoã mãn đồng thời 5 điều kiện sau:
- Trờng hợp doanh nghiệp nắm đợc quyền sở hữu tiền tệ trớc khi mất quyền sở hữu hàng hoá: Thời điểm xác định và ghi chép hàn bán là lúc nhận đợc giấy báo có của ngân hàng.
- Trờng hợp doanh nghiệp mất quyền sở hữu hàng hoá trớc khi nắm đợc quyền sở hữu tiền tệ: Thời điểm xác định và ghi nhận hàng bán ra là lúc nhận đ- ợc hoá đơn đã có chữ ký nhận nợ của bên mua.
- Trờng hợp doanh nghiệp mất quyền sở hữu hàng hoá đồng thời nắm đợc quyền sở hữu tiền tệ: Thời điểm xác định và ghi nhận hàng bán ra là lúc nhận đ- ợc hoá đơn đã có chữ ký nhận nợ của bên mua.
- Trong gửi bán đại lý: Thời điểm xác định và ghi nhận doanh thu là khi bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán hoặc nhận đợc tiền của bên đại lý.
- Trong bán lẻ: Thời điểm xác định và ghi nhận doanh thu là khi nhận đợc báo cáo bán hàng của mậu dịch viên
Nh vậy, thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm kế toán đợc ghi vào sổ sách có liên quan về hàng hoá đã tiêu thụ, thời diểm này đợc xác định tuỳ thuộc theo phơng thức, hình thức bán hàng và thanh toán tiền hàng nhng nói chung đây là thời điểm bên bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và sẽ thu đợc tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán.