4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công tysản xuất và dịch vụ cơ điện.
3.2 Thủ tục nhập xuất và chứng từ sử dụng:
3.2.1.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đợc hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp, phòng Kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t. Phiếu nhập kho vật t lập thành 3 liên :
Liên1: Lu tại phòng Kế hoạch vật t
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho ngời cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 3/1/2002 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận đợc các chứng từ sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2002
N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội
Điện thoại:... MST:
0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số
TT Tên hàng hoá dịch vụ tínhĐV Số lợng Đơn giá(Đồng) Thành tiền(Đồng)
A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497
3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 27.619 14.527.594
4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 28.571 5.999.910
5 Inox φ 31,8 x1,2ly x6m kg 300 24.762 7.428.600
Cộng tiền hàng 49.930.144
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 2.496.506
Tổng cộng tiền thanh toán 52.426.650
Số tiền bằng chữ: (Năm mơi hai triệu bốn trăm hai sáu ngàn sáu trăm năm mơi đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2:
Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số: 001
Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2002 của công ty TNHH Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trởng ban. Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách vật t Mã số Phơng thức kiểm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệmSl đúng Ghi chú QCPC Sl không đúng QCPC 1 InoxSUS 304 0,4ly
x 1020 x cuộn Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không 2 Inox SUS 304 0,6 ly x 1020 x cuộn nt kg 240,2 240,2 Không 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg nt Kg 526 526 Không Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg nt Kg 210 210 Không Inox φ 31,8 x1,2ly x6m kg nt kg 300 300 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật t đạt chất lợng độ bóng BA đúng qui cách, phẩm chất
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Biểu 3:
Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số: 01
Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2002
Nhập tại kho: vật t kim khí ST
T
Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất
Mã số
ĐV tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo H đơn T.nhập 1 Inox USU304 0,4lyx 1020x cuộn kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6lyx 1020x cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 526 27.619 14.527.594 4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 210 28.571 5.999.910 5 Inox φ 31,8 x1,2ly kg 300 300 24.762 7.428.600
x6m
Tổng 49.930.144
Số tiền bằng chữ: Bốn mơi chín triệu chín trăm ba mơi ngàn một trăm bốn bốn ngàn.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ nh phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng gia công và số lợng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho.
Ví dụ2: Ngày 4 tháng 1 năm 2002, số vật liệu mang đi thuê gia công theo phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng12 năm 2002 nay đã về đến công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số vật liệu trên.
Biểu 4
Cty SX và Dv Mẫu số 05- VT
Cơ Điện Hà Nội
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số 04 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng 12 năm 2002 và hợp đồng gia công số 162/KHVT của công ty với cơ sở Hoàng Long.
Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Bà: Đỗ Sinh Hậu- Phòng Kế hoạch vật t- Trởng ban. 2. Ông Đỗ Ngọc Quang- Phòng kế hoạch- uỷ viên. 3. Bà : Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: S
t Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t Mã số Phơng thức kiểm ĐV tính SL theo phiếu Kết quả kiểm nghiệmSl đúng Ghi chúQCPC Sl không đúng QCPC