Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.
1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
1.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta hiện nay vì những u điểm của nó. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dẫu vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật.
Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô,...
1.1.1. Tài khoản sử dụng:
Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
Tài khoản 152: Nguyên vật liệu:
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật t tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
+Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng... ).
+Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt,...).
+D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng.
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá,...mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đã gửi cho ngời bán ).
+Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng, cuối tháng cha về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho.
+Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
+D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ).
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
+Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. +Bên Có: -Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
-Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ. -Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.
+D Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đ- ợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc cha hoàn trả.
Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp II:
-Tài khoản 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. -Tài khoản 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
Tài khoản 331:Phải trả cho ngời bán.
Tài khoản này đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu về xây dựng cơ bản
+Bên Nợ: Phản ánh:
-Số tiền đã trả cho ngời bán( vật t, hàng hoá), ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
-Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu nhng cha nhận đợc hàng hoá, lao vụ.
-Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
-Số kết chuyển về phần giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.
-Số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
-Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Tài khoản 331 có thể d bên Nợ hoặc bên Có.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn sử bụng nhiều loại tài khoản có liên quan nh:
-Tài khoản 111: Tiền mặt.
-Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.
-Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. -Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung.
-Tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
-Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. -Tài khoản 141: Tạm ứng.
-Tài khoản 222: Góp vốn liên doanh. -Tài khoản 411:Nguồn vốn kinh doanh.
1.1.2. Thủ tục và chứng từ:
Căn cứ vàogiấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách,...Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nhận vật t”. Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách,thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp thờng bao gồm:
-Hoá đơn bán hàng.
-Hoá đơn ( GTGT ) của ngời bán. -Phiếu nhập kho.
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu vật t theo hạn mức.
-Phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.
1.2. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên:
1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân. Bởi vậy, tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp.
a.Trờng hợp nguyên vật liệu đã mua trong tháng, kế toán đã nhận đợc hoá
đơn của ngời bán và chứng từ thanh toán nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho thì kế toán phải lu sơ “ Hàng mua đang đi đờng” để cuối tháng hạch toán.
-Trờng hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu
thuế giá trị gia tăng ( VAT ), kế toán ghi:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng ( giá đã có thuế VAT ). Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán
( Nếu doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế VAT đầu vào phải có hoá đơn VAT ).
-Trờng hợp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ chịu thuế VAT, kế toán ghi:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng. Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.
-Trờng hợp mua nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản...cha qua chế biến do ngời sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kế toán tính ra số thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng ( giá mua cha có thuế ). Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán.
Hàng đang đi đờng tháng trớc về nhập kho tháng này, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Có TK 151: hàng mua đi đờng.
b.Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ( với các doanh nghiệp
tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ):
-Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu ( chi tiết từng loại ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112,141,...: tổng giá thanh toán.
+Nhập kho nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản cha qua chế biến của ng- ời sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, kế toán ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán.
+Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế VAT, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng giá thanh toán cho ngời bán ( cả thuế VAT và chi phí vận chuyển) ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
+Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài đồng thời dùng vào sản xuất hàng hoá chịu thuế và không chịu thuế VAT nhng không tách riêng ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ ( thuế VAT đầu vào ). Có TK 111, 112, 331...: tổng giá thanh toán.
-Số giảm giá mua hay hàng mua trả lại ( nếu có ) ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lại. Nợ TK 1388: số đợc ngời bán chấp nhận.
Có TK 152 ( chi tiết từng loại sản phẩm ): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại đợc hởng theo giá không có thuế.
Có TK 1331: thuế VAT không đợc khấu trừ tơng ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại.
-Số chiết khấu đợc hởng khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trớc hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lại. Nợ TK 1388: số đợc ngời bán chấp nhận.
Có TK 711: số chiết khấu thanh toán đợc hởng.
-Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ, không đợc khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu:
+Số thuế VAT đợc khấu trừ: Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp.
Có TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.
+Số thuế VAT không đợc khấu trừ thờng tính vào giá bán hàng hoá trong kỳ:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán.
c.Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa,
phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi:
-Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT ).
Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381: trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
+Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152: Trả lại số thừa ( chi tiết vật liệu ). +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa.
Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT ).
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
-Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập nh trờng hợp ( b ) ở trên. Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002.
Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau: +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa.
+Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT ).
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
d.Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phản ánh số hàng thực
nhận, số căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
-Khi nhập:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá số thực nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT theo hoá đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. -Khi xử lý:
+Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu. +Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu.
Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số hàng thiếu.
+Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 1388, TK 334: cá nhân phải bồi thờng. Có TK 1381: xử lý số thiếu.
Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số hàng thiếu.
+Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân.
e.Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh
hợp đồng. Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số đợc giảm giá ghi:
Nợ TK 331, 111, 112.
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ).
Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá.
f.Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn: kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng cha có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình th- ờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 331.
Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:
-Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá tạm tính bằng bút toán bình thờng.
-Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ).
-Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
g.Trờng hợp hoá đơn về những hàng cha về: kế toán lu hoá đơn vào tập hồ
sơ “ Hàng mua đang đi trên đờng”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình th- ờng, còn nếu cuối tháng cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ). Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Sang tháng sau khi hàng về ghi:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ). Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.
h.Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế
biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế. Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá thành sản xuất thực tế.
Có TK 154: Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công. Có TK 154: Nguyên vật liệu tự sản xuất.
i.Các trờng hợp tăng nguyên vật liệu khác:
Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: nhận liên doanh,