- Hình thức tổ chức kế toán của Nhà máy:
3. Đặc điểm sản phẩm và bán hàng tại Công Ty XNK Sản Phẩm Cơ Khí
Bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và quyết định cuối cùng đối với một doanh nghiệp. Việc tiêu thụ sản phẩm kết thúc một quá trình sản xuất chuyển hoá từ vốn hiện vật sang vốn tiền tệ bắt đầu một chu kỳ sản xuất mới. Việc tiêu thụ sản phẩm nhanh hay chậm giúp cho doanh nghiệp rút ngắn đợc chu kỳ sản xuất, tăng nhanh vòng quay của vốn và đem lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng rất chú trọng đến khâu bán hàng và có nhiều biện pháp tài chính phù hợp để đẩy nhanh quá trình bán hàng.
Để có thể giám sát kịp thời, chính xác đầy đủ về số lợng và giá trị của sản phẩm, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của sản phẩm từ đó phục vụ đắc lực cho các quyết định quản lý của doanh nghiệp, hàng ngày hay định kỳ sau khi nhận đ- ợc các chứng từ do ban kho chuyển nên kế toán nên mở sổ chi tiết sản phẩm. Sổ này đợc đóng thành quyển và có đánh số trang chi tiết cho từng nhóm sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy có thể đợc chia thành 12 nhóm chính sau:
1. Bu lông tinh 7.Vít các loại
2. Bu lông thô 8.Gud vòng đệm các loại 3. Bu lông mạ nhung 9.Phụ tùng xe máy 4. Bu lông cờng độ cao 10.phụ tùng xe đạp 5. Đai ốc tinh
6. Đai ốc bán tinh
Hiện nay, Doanh nghiệp chủ yếu áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp bao gồm bán thu tiền ngay và giao hàng đợc ngời mua chấp nhận nhng cha thanh toán. Doanh nghiệp trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xởng không qua kho) của Doanh nghiệp . Số hàng
Báo cáo tài chính
khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là bán hàng và Doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng này. Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Doanh nghiệp đã giao. Doanh nghiệp áp dụng một mức giá chung cho tất cả khách hàng.
Việc sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp chủ yếu đợc thực hiện theo các đơn đặt hàng (ĐĐH). Căn cứ vào ĐĐH của khách hàng, Doanh nghiệp lập bảng báo giá gửi cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào bảng báo giá, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT.
3.1 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp
3.1.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển bán hàng.
* Chứng từ và sổ kế toán Doanh nghiệp sử dụng.
- Hoá đơn GTGT.
- Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu thu
- Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu. - Bảng kê số 11
- Nhật ký chứng từ số 8.
** Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn đợc sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp GTGT theo phơng pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành, khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định:
- Giá bán (cha có GTGT) - Thuế GTGT
- Tổng giá thanh toán (đã có GTGT)
Hoá đơn GTGT do phòng tài chính - kế toán lập, làm 3 liên Liên 1: Phòng tài chính - kế toán giữ lại
Liên 2: Gửi cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Từ các hoá đơn GTGT, kế toán tổng hợp chứng từ ghi vào sổ theo dõi doanh thu, theo trình tự thời gian, mỗi hoá đơn đợc ghi 1 dòng.
Để theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán với ngời mua kế toán sử dụng 2 loại sổ: Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu.
Trình tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng để phục vụ cho công tác xác định kết quả bán sản phẩm của nhà máy trên sổ sách kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
Sổ chi tiết các TK156, 632, Chứng từ gốc
511,521,531,532,641,642,911
Bảng kê số 8, 9, 10, 11
NKCT số 8 (Ghi Có TK156, 511,...911) số 10 (ghi có TK421)
Sổ cái TK155, 511, 911,... Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
3.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
* Tài khoản kế toán sử dụng.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng nh đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, để hạch toán các nghiệp vụ KTPS hàng ngày, Nhà máy sử dụng hệ thống TK kế
toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Trong kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiện nay ở nhà máy kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK511 "Doanh thu bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ". - TK3387 "Doanh thu cha thực hiện".
-TK911: "Xác định kết quả kinh doanh". - TK632 :"Giá vốn hàng bán".
- TK531: "Hàng bán bị trả lại". - TK532: "Giảm giá hàng bán. - TK641: "Chi phí bán hàng".
- TK642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp". - TK3331: "Thuế GTGT đầu ra phải nộp". - TK131: "Phải thu khách hàng".
- TK155: "Thành phẩm".
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan nh: TK111, 112, 153,... Kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản đợc kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
* Kế toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp đợc theo dõi và phản ánh các sổ chi tiết sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
3.2 Các phơng thức bán hàng.
Bán hàng là quá trình trao đổi, thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng mà quá trình này ở mỗi doanh nghiệp diễn ra có những điểm riêng khác.
Trong nền kinh tế thị trờng, phơng thức bán hàng không chỉ có tính chất quyết định đối với công tác luân chuyển, bảo quản sản phẩm mà còn có vai trò không nhỏ
trong việc thúc đẩy quá trình lu thông sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Phơng thức bán hàng phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng sẽ góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đẩy mạnh bán hàng tiến tới làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quán triệt điều này, Doanh Nghiệp đã tổ chức bán hàng theo phơng thức bán hàng giao trực tiếp. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng mà khối lợng sản phẩm xuất bán mỗi lần có thể nhiều, ít khác nhau.
Thực hiện hình thức thanh toán này, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa nhà máy và khách hàng mà khách hàng có thể thanh toán theo 1 trong 2 hình thức: Trả tiền ngay hoặc trả chậm.
* Bán hàng thu tiền ngay:
Ví dụ: Xem xét trờng hợp ngày 15/12/2004 bán Bulon cho Công ty xây lắp điện 1. Hoá đơn GTGT số 0082554.
Trị giá xuất kho: 12.306.560.
Trị giá lô hàng (cha có thuế GTGT): 12.608.320.
Thuế GTGT 5%: 630.416.
Tổng giá thanh toán: 13.238.736.
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu thu tiền mặt, kế toán ghi bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết (xem bảng số 1&2) theo định khoản.
(1) Nợ TK111 13.238.736.
Có TK511 12.608.320. Có TK33311 630.416.
Bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm bán hàng trong tháng. Số liệu trong bảng này để ghi vào cột "số lợng xuất" của sổ chi tiết thành phẩm (xem bảng số 3).
Báo cáo bán hàng chi tiết đợc mở theo từng tháng cho tất cả các sản phẩm đợc xác định là đã bán hàng trong tháng nhằm theo dõi tình hình bán hàng cũng nh doanh thu có thuế GTGT trong tháng theo từng mặt hàng
Ngày 15 tháng 12 năm 2007
Số: 0082554 Đơn vị bán hàng: Công Ty XNK Sản Phẩm Cơ Khí
Địa chỉ: 37 Tràng Thi Hà Nội
Số TK:
Mã số: 0100100671-005 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng.
Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK:
Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M27x100 Bộ 656 19.220 12.608.320
Cộng tiền hàng 12.608.320
Tiền thuế GTGT 5% 630.416
Tổng cộng tiền thanh toán 13.238.736
Số tiền viết bằng chữ: Mời ba triệu, hai trăm ba tám ngàn, bẩy trăm ba sáu đồng.
Công ty xnk sản phẩm cơ khí
Phiếu xuất kho
Ngày 15/12/2007 Số: 54 Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 18.760 12.306.560
Cộng 12.306.560
Số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu, ba trăm linh sáu ngàn, năm trăm sáu mơi đồng.
Ngời nhận Kế toán ghi sổ Thủ kho Thủ trởng đơn vị
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng, là căn cứ ghi vào cột có TK511 và Nhật ký chứng từ số 08. Trên cơ sở sổ chi tiết thành phẩm và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh trị giá vốn xuất sản phẩm bán theo định khoản sau:
(2) Nợ TK632 12.306.560.
Có TK155 12.306.560.
Nh vậy, để theo dõi doanh thu của cùng một hoạt động bán hàng, kế toán phải phản ánh đồng thời trên cả bảng kê chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết. Bên cạnh đó, việc phản ánh này còn kéo dài thời gian so sánh đối chiếu số liệu trên các sổ
Bảng số 1: Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2007 đến 31/12/2007
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có SPS VL SPHH Đơn vị KH
1/10/04 0087195 HĐBH có thuế GTGT
5% 131 511 1.006.880 Bu lông mạ tinh M26x60 Công ty XNK xây dựng Vimeco
1/10/04 0087196 HĐBH có thuế GTGT
5% 131 511 15.025.536 Bu lông mạ tinh M24x65 Công ty XNK xây dựng Vimeco
... ... ... ... ... ... ... ...
15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5%
111 511 12.608.320 Bu lông mạ nhung 27x100
Công ty xây lắp điện 1 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT
5% 131 511 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26x60 Công ty xây lắp điện 1
3.902.872 Bu lông mạ nhung
M26x65 ...
... ... ... ... ... … … …
Bảng số 2: Báo cáo bán hàng chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/10/2007 đến 31/12/2007
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải Tên VLSPHH Đ.vị
tính Số lợng bán Giá bán Doanh số ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 19.220 12.608.320 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M26 x 60 bộ 728 11.350 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26 x 65 bộ 328 11.899 3.902.872 ... ... ... ... … … Cộng 5.943.902.120
Bảng số 3 Sổ chi tiết thành phẩm Từ ngày 01/10/2007 đến 31/12/2007 Nhóm thành phẩm: Bu lông mạ nhung Đơn vị tính: Đồng Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải cách sản Quy khoản Tài Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Nhập Xuất Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số l-ợng Thành tiền
Số d đầu kỳ 129.11 5 275.254.37 5 SPS trong kỳ 13/10 02 Nhập M6 x 20 154 823 1.046 1.157.138 13.296 11.338.38 8 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12 54 Xuất M27x10 0 632 18.760 656 12.306.560 10.296 13.236.888 16/12 55 Xuất M24x60 632 10.25 5 728 7.465.640 Xuất M24x65 632 10.75 0 328 3.526.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 172.34 8 359.509.537 189.275 400.316.675 112.188 234.447.273
hoá đơn gtgt
Ngày 16 tháng 12 năm 2007
Số: 0082555 Đơn vị bán hàng:Công Ty XNK Sản Phẩm Cơ Khí
Địa chỉ: 37 Tràng Thi Hà Nội
Số TK:
Mã số: 0100100671-005 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng.
Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK:
Mã số thuế: 0100906101-001.
Hình thức thanh toán: Trả sau 20 ngày.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhungM24x60 bộ 728 11.350 8.262.800
02 Bu lông mạ nhungM24x65 bộ 328 11.899 3.092.872
Cộng tiền hàng 12.165.672
Tiền thuế GTGT 5% 608.284
Tổng cộng tiền thanh toán 12.773.956
Số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu, bảy trăm bảy ba ngàn, chín trăm sáu năm đồng.
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Công ty XNK Sản Phẩm Cơ Khí
Phiếu xuất kho
Ngày 16/12/2007 Số: 55
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
S
tt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền 0 1 Bu lông mạ nhung M26x60 bộ 728 10.255 7.465.640 0 2 Bu lông mạ nhung M26x65 bộ 328 10.750 3.526.000 Cộng 10.991.640
Số tiền viết bằng chữ: Mời triệu, chín trăm chín mốt ngàn, sáu trăm bốn mơi đồng.
Ngời nhận Kế toán ghi sổ Thủ kho Thủ trởng đơn vị
* Đối với bán hàng theo hình thức trả chậm.
Theo hình thức này, sau khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì sản phẩm xuất bán đợc coi là bán hàng. Việc thanh toán sẽ đợc thực hiện căn cứ vào những điều khoản thoả thuận, hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp, thời điểm thanh toán đợc giới hạn trong một thời gian nhất định có thể là sang tháng hoặc khi lấy lô hàng tiếp theo.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi báo cáo bán hàng chi tiết và bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng, đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngời mua TK131 theo định khoản sau:
Nợ TK131 - Tổng giá thanh toán.
Có TK511-Doanh thu bán hàng trả ngay(không bao gồm thuế GTGT). Có TK3331(1) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán theo định khoản sau:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK155 - Trị giá thành phẩm xuất.
Khi khách hàng thanh toán nợ, căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản sau:
Nợ TK111, 112 - Số tiền khách hàng thanh toán. Có TK131 - Ghi giảm số phải thu ngời mua. Và ghi vào bảng kê số 1 và số 2.
Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Công ty XNK Sản Phẩm Cơ Khí bán cho anh Nguyễn Tiến Đồng - Công ty xây lắp điện 1, hoá đơn GTGT số 0082555.
Trị giá xuất kho: 10.991.640.
Trị giá lô hàng (cha có thuế GTGT): 12.165.672
Thuế GTGT 5% 608.284
Tổng giá thanh toán 12.773.956
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0082555 ngày 16/12/2004, kế toán ghi. Nợ TK131 12.773.956
Có TK511 12.165.672 Có TK33311 608.284
Và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo định khoản.
Nợ TK632 10.991.640
Có TK155 10.991.640
Đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngời mua TK131 (xem bảng số 4). Sổ này đợc mở chi tiết theo từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với nhà máy. Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của nhà máy đợc ghi nh sau:
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT đối với khách hàng cha thanh toán ngay, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, mỗi hoá đơn ghi trên một dòng và phản ánh số còn phải thu vào cột phát sinh nợ.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân