3. Phương pháp kế toán một số phần hành chủ yếu trong Công ty
3.3.1. Phương thức mua hàng, bán hàng và thanh toán
Nhập khẩu :
Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Công ty là các doanh nghiệp nước ngoài do đó các phương thức mua hàng là khá phức tạp. Hiện nay, khi nhập khẩu Công ty thường nhập khẩu theo giá CIF (Công ty sẽ nhận hàng tại biên giới Việt Nam) và sử dụng phương thức thanh toán qua L/C (trước đây Công ty cũng sử dụng cả phương pháp thanh toán TT với những bạn hàng quen thuộc).
Với nhập khẩu trực tiếp : Công ty sẽ mở thư tín dụng tại ngân hàng theo hợp đồng thương mại đã kí kết. Ngân hàng sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. Nếu có sẵn ngoại tệ Công ty chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C trên TK 1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu phải vay ngân hàng mở L/C thì Công ty tiến hành kí quỹ theo tỉ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C, số tiền kí quỹ được theo dõi trên TK 144. Tuỳ theo hợp đồng, Công ty có thể sử dụng phương pháp trả trước theo L/C một phần hoặc toàn bộ, trả ngay bằng L/C hoặc trả chậm (điều này tuỳ theo mức độ tin tưởng, quen thuộc của Công ty với bạn hàng để lựa chọn phương thức thanh toán).
Về tiêu thụ hàng nhập khẩu trực tiếp, khi hàng về trong nước có thể được tiêu thụ ngay hoặc chuyển về kho chờ tiêu thụ, các nghiệp vụ được phản ánh tương tự như nghiệp vụ bán hàng của các doanh nghiệp thương mại.
Với nhập khẩu uỷ thác : Công ty trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua, nhập khẩu hàng hoá với nhà cung cấp nước ngoài. Tuỳ vào mức độ quen thuộc và tin tưởng của công ty giao uỷ thác mà Công ty có thể mở thư tín dụng và thanh toán hộ với nhà cung cấp nước ngoài hoặc yêu cầu công
ty giao uỷ thác ứng trước một phần hoặc toàn bộ số tiền theo quy định trong hợp đồng đã kí kết. Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài diễn ra tương tự như nhập khẩu trực tiếp.
Xuất khẩu :
Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Công ty là các doanh nghiệp trong nước nên phương thức mua hàng là khá đơn giản và tương tự như các doanh nghiệp thương mại.
Với xuất khẩu trực tiếp : Công ty thường xuất khẩu theo giá FOB (Công ty sẽ giao hàng tại biên giới Việt Nam). Kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ khi xuất hàng hoá,bàn giao hàng hoá cho bên mua nước ngoài; theo dõi và tính tóan các chi phí giao nhận hàng hóa, kê khai nộp thuế và phản ánh doanh thu. Các nghiệp vụ này thường liên quan đến ngoại tệ và cần phải được theo dõi tỉ giá, quy đổi tỉ giá theo quy định của chế độ.
Với xuất khẩu uỷ thác : Tuỳ theo hợp đồng, Công tycó thểthực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác từ khâu khai thác hàng xuất khẩu đến khâu xuất khẩu hàng và tiêu thụ hàng ở nước ngoài hộ khách hàng, nhưng thường thì Công ty chỉ tiếp nhận hàng xuất khẩu để tổ chức bán hàng ra nước ngoài thu tiền và thanh toán lại tiền hàng cho khách. Các nghiệp vụ xuất khẩu hàng uỷ thác tương tự như xuất khẩu trực tiếp, tuy nhiên việc hạch toán kế toán có nhiều điểm khác.
3.3.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng
Các tài khoản chủ yếu mà Công ty sử dụng trong nghiệp vụ mua bán hàng và thanh toán là:
TK 156 : Hàng hoá,
TK 131 : Phải thu khách hàng, TK 331: Phải trả người bán,
TK 111: Tiền mặt,
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng, TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141: Tạm ứng,
TK 151: Hàng đang đi đường, TK 157 : Hàng gửi bán,
TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu, TK 3333 : Thuế nhập khẩu,
TK 511 : Doanh thu bán hàng,
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số các TK khác như: TK 531, TK 532, TK 113, …
Chứng từ sử dụng
Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá,
Bảng kê mua hàng, phiếu xuất kho,
Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền.
Sổ kế toán sử dụng
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là:
Sổ chi tiết:
Sổ quỹ, Sổ TGNH, Sổ chi tiết thanh toán,
Sổ kho: được dùng để theo dõi tình hình biến động hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ.
Sổ chi tiết vật tư hàng hoá,
Sổ chi tiết phải trả khác, Sổ chi tiết tạm ứng. Sổ tổng hợp:
Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán,
Sổ cái các tài khoản 1561,111,112,331,…
Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán các khoản phải thu, phải trả
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi,
… Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi
tiết các tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 156, 111, 112,133, 141, 151, 156, 331,… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TECHNOIMPORT
NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY