a. Nhập kho do mua ngoài
2.2.4.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Với phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển nh Công ty đang áp dụng thì việc theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn kho của các loại nguyên vật liệu đợc thực hiện kết hợp giữa kho, xí nghiệp, và phòng kế toán.
a. Tại kho
Việc ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu đợc thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại, thứ vật liệu cụ thể đợc ghi vào một thẻ kho riêng biệt. Đó là, hằng ngày khi nhận đ- ợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho thì thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau đó ghi lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho - (mẫu 09). Mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng, cuối ngày tính ra số lợng tồn kho để ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất hằng ngày đợc thủ kho phân loại thành các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo từng loại vật t để chuyển cho phòng kế toán.
Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho này mà thủ kho lập báo cáo kho -
(mẫu 10) trên các chỉ tiêu số lợng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, và tồn kho cuối kỳ để gửi lên cho phòng kế toán xem xét. Trên báo cáo kho thì mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một dòng, số liệu của dòng này đợc lấy từ dòng tổng cộng trên các thẻ kho.
Việc lập báo cáo kho sẽ giúp cho kế toán đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số thực tế trong kho một cách nhanh chóng, thuận tiện mà không phải đối chiếu với thẻ kho, đặc biệt khi theo dõi số lợng nhập kho trong tháng thì số liệu ở sổ đối chiếu luân chuyển phải khớp với số liệu ở trên báo cáo kho, nếu có sự khác biệt thì cần xem lại thẻ kho và tìm ra nguyên nhân sai sót.
b. Tại xí nghiệp
Khi xí nghiệp có nhu cầu cần vật t cho sản xuất thì làm giấy đề nghị mua vật t - (mẫu 01) hoặc phiếu xin lĩnh vật t gửi lên cho phòng kế toán vật t, phòng kế hoạch vật t xem xét và gửi lên giám đốc, khi giám đốc đồng ý thì phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho để cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận hàng về nhằm đảm bảo cho sản xuất (nếu không đủ vật t trong khi thì phòng kế hoạch vật t tiến hành mua vật t về nhập kho rồi sau đó mới xuất kho cho sản xuất).
Các xí nghiệp khi lĩnh vật t về thì có thể không sản xuất hết số vật t đó, nhng xí nghiệp lại không nhập lại kho nữa mà để đấy cho lần sản xuất tiếp theo. Vì vậy, cuối mỗi tháng thì tại các xí nghiệp phải báo cáo sử dụng vật t - (mẫu 11) của xí nghiệp mình để gửi lên cho kế toán làm căn cứ đối chiếu và ghi sổ sách.
c. Tại phòng kế toán
Tại đây thì kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu và sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình biến động của vật liệu trong Công ty về chỉ tiêu số lợng và giá trị.
• Đối với nghiệp vụ nhập kho
Cuối tháng, mỗi nhân viên tiếp liệu phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu của mình trong tháng và gửi cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào các phơng thức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu để ghi sổ cụ thể:
+ Nếu nguyên vật liệu đợc mua bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo chi - (mẫu 12), giấy thanh toán tiền tạm ứng - (mẫu 13) đề vào sổ chi tiết vật liệu và vào sổ…
đối chiếu luân chuyển.
Sổ chi tiết vật liệu - (mẫu 14) đợc mở cho cả tháng dùng để theo dõi tình hình mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng
Sổ chi tiết vật liệu bao gồm các cột: STT, đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng, phiếu nhập, tên vật t, số lợng, đơn giá, thuế VAT đầu vào, TK Có và TK Nợ.
Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng .…
Phơng pháp ghi nh sau:
- Mỗi chứng từ liên quan đợc ghi trên 1 dòng
- Căn cứ hoá đơn GTGT của vật liệu nhập kho ghi vào cột: đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng.
- Căn cứ phiếu nhập kho để ghi vào cột: phiếu nhập, tên vật t, số lợng, đơn giá, thuế VAT đầu vào
- Sau đó ghi định khoản vào dòng, cột tơng ứng với các tài khoản. Tài khoản Có: 111, 141
Tài khoản Nợ: 152, 153, 154.6
- Trờng hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến việc vật liệu thì căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt để ghi.
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng các số liệu phát sinh liên quan đến từng tài khoản 111, 141. Sau đó kế toán vật liệu và kế toán thanh toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu với NKCT1, NKCT10 - phần ghi ở các cột 152, 153, 154.6
+ Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng hay cha thanh toán thì kế toán vật liệu tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển luôn nhng kế toán thanh toán lại vào NKCT2, NKCT5.
• Đối với nghiệp vụ xuất kho vật liệu
Cuối tháng, các xí nghiệp gửi lên phòng kế toán báo cáo sử dụng vật t của xí nghiệp mình, và kế toán tiến hành tính đơn giá cho nguyên vật liệu xuất kho, sau đó vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ - (Mẫu 15), bảng này cho biết nguyên vật liệu xuất dùng vào mục đích gì, cho xí nghiệp nào và sau đó thì bảng này đợc gửi cho kế toán chi phí và giá thành để tính ra chi phí cho sản phẩm sản xuất ra, từ đây thì kế toán vật liệu tiến hành ghi vào cột xuất của sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở để theo dõi giá trị nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu. Việc ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển - (Mẫu 16) đợc thực hiện nh sau:
- Cột A,B: lần lợt ghi số thứ tự, tên vật liệu theo từng thứ trong từng loại. - Cột 1,2: lần lợt ghi số lợng, số tiền vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số liệu này đợc lấy từ số liệu tồn kho cuối kỳ của kỳ trớc đó. Ví dụ nh số tồn kho đầu kỳ của tháng 1/2004 đợc lấy từ số tồn kho cuối kỳ của tháng 12/2003
Số liệu này đợc lấy từ các phiếu nhập kho cụ thể.
- Cột 5: là cột ghi chi phí khác, bao gồm chi phí thu mua, vận chuyển…
- Cột 6,7: lần lợt ghi số lợng, số tiền của vật liệu xuất trong kỳ. Số lợng là số thực sử dụng do các xí nghiệp báo cáo lên
Số tiền đợc tính qua số lợng theo phơng pháp tính giá bình quân hay là theo phơng pháp đích danh.
- Cột 8,9: lần lợt ghi số lợng, số tiền tồn kho cuối kỳ. Cột 8 = Cột 1 + Cột 3 - Cột 6 Cột 9 = Cột 2 + Cột 4 + Cột 5 - Cột 7. - Cột 10: Ghi chú Ví dụ: Số liệu về sắn lát của tháng 1/2004 Tồn đầu kỳ: số lợng: 443.604 kg, số tiền: 483.765.422đ Nhập trong kỳ: số lợng: 1.197789 kg, số tiền: 1.535.337.266đ Chi phí khác: 0đ
Xuất trong kỳ: số lợng: 144.777kinh doanh, số tiền: 173.732.400đ
Tồn kho cuối kỳ: số lợng = 443.604 + 1.197.789 - 144.777 = 1.496.616 kg
Số tiền = 483.765.422 + 1.535.337.266 + 0 - 173.732.400 = 1.845.370.288đ
2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu không thể thiếu đợc trong công tác hạch toán vật liệu
Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty Rợu Hà Nội đang đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, theo phơng pháp này thì kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 152 là chủ yếu và các tài khoản liên quan khác.
- TK 152 - Nguyên liệu vật liệu: Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho của nguyên vật liệu. Tài khoản này đợc chia thành các tài khoản cấp 2 nh sau:
+ TK 1522 - Vật liệu phụ + TK 1523 - Nhiên liệu
+ TK 1524 - Phụ tùng thay thế + TK 1527 - Vật liệu khác
- Các tài khoản liên quan nh TK 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642…
2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Tại Công ty Rợu Hà Nội, vật liệu nhập kho dới nhiều hình thức khác nhau nh do mua ngoài, tự gia công chế biến, thu hồi phế liệu trong sản xuất…
a. Nhập kho vật liệu từ nguồn mua ngoài.
Hiện nay, nguyên vật liệu mua vào của Công ty hiện nay để phục vụ cho sản xuất là đều đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nên phần trị giá của nguyên vật liệu nhập kho ta không tính vào tiền thuế ở đó nữa.
• Mua bằng tiền mặt:
Hằng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt mua nguyên vật liệu và thực hiện việc ghi sổ quỹ hằng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo các chứng từ thu chi làm cơ sở để ghi sổ kế toán.
Cuối tháng, kế toán thanh toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua nguyên vật liệu phát sinh trong tháng theo thứ tự thời gian vào NKCT 1 - (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111) - (mẫu 17). Sau đó đối chiếu với số liệu tổng của TK 111 trên sổ chi tiết vật liệu, rồi lấy tổng số phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152.
Theo hoá đơn số 037777 - ngày 4/1 về việc thanh toán tiền bốc bột sắn từ Lĩnh Nam về Công ty bằng tiền mặt, số lợng 85.780 kg, đơn giá 15 đ/kg - tổng giá thanh toán là: 1.283.700đ (phiếu chi ngày 5/1)
Khi đó kế toán sẽ định khoản nh sau: Nợ TK 152 (1521): 1.286.700
Có TK 111: 1.286.700
Và ghi vào sổ chi tiết vật liệu, NKCT1.
• Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng:
Trong Công ty Rợu Hà Nội chia thành 2 đối tợng tạm ứng để mua nguyên vật liệu là: các nhân viên tiếp liệu ở các xí nghiệp và các nhân viên ở phòng kế hoạch vật t.
Với những loại vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế có giá trị nhỏ…
thời gian sử dụng ngắn thì hàng tháng kế toán thanh toán sẽ chi tạm ứng cho các xí nghiệp thành viên, số tiền là 1.000.000đ. Căn cứ yêu cầu sản xuất phát sinh những vật liệu cần dùng thì nhân viên tiếp liệu ở các xí nghiệp sẽ lập tức đi mua để đáp ứng nhu cầu sử dụng còn các nhân viên ở phòng kế hoạch vật t cũng đợc tạm ứng tiền và đi mua vật liệu khi có yêu cầu. Cuối tháng, nhân viên kinh
tế ở các xí nghiệp và nhân viên ở phòng kế hoạch vật t sẽ chuyển bảng kê mua nhập vật t - (mẫu 18) lên cho phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng - mẫu 13, sau đó ghi định khoản và phản ánh vào NKCT 10
-(mẫu 19) - ở phần ghi Có TK 141, nợ TK 152 rồi sau đó lấy số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152. Còn tại phòng kế hoạch vật t căn cứ hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật t để viết phiếu nhập kho cho vật liệu đó.
• Mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. Hiện nay Công ty mở tài khoản tại 4 địa điểm.
11211 - Ngân hàng nông nghiệp ở chi nhánh Hà Nội 11214 - Ngân hàng nông nghiệp ở chi nhánh Miền Nam 11212 - Ngân hàng ngoại thơng, phần tiền mặt
11221 - Ngân hàng ngoại thơng, phần tiền USD.
Khi xảy ra trờng hợp nh thế này thì hàng ngày thủ quỹ vào sổ thu, chi tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, và cuối tháng vào NKCT 2 phần ghi Nợ TK 152, rồi sau đó lấy số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152.
• Mua nguyên vật liệu cha thanh toán với ngời bán
Khi phát sinh nghiệp vụ này thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi bút toán.
Nợ TK 152 - trị giá vật liệu nhập kho Nợ TK 133 - thuế GTGT đầu vào (nếu có_ Có TK 331 - tổng giá thanh toán
Sau khi định khoản thì kế toán vật liệu không mở sổ chi tiết vật liệu để vào sổ, đồng thời kế toán thanh toán cũng không mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán mà khi này thì kế toán vật liệu lại vào sổ đối chiếu luân chuyển, và kế toán thanh toán lại vào NKCT 5 - (mẫu 20) - ghi Có TK 331 và ghi Nợ các TK khác.
Thông thờng Công ty có mối quan hệ mua bán thờng xuyên với các khách hàng quen thuộc, nên đồng thời với việc mua vật liệu làm thủ tục nhập
kho thì Công ty cũng tiến hành thanh toán tiền hàng lần trớc cho bên bán. Khi đó căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi bút toán.
Nợ TK 331 - chi tiết cho từng ngời bán Có TK 111, 112.
Cuối tháng nghiệp vụ này cũng đợc phản ánh vào NKCT 5 ở phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK khác. Sau đó kế toán xác định số phát sinh bên Có TK 331, đối ứng với bên Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152.
b. Nhập kho nguyên vật liệu do tự gia công chế biến.
Đối với loại nghiệp vụ này thì chỉ xảy ra khi Công ty xuất sắn lát đi xay thành sắn bột, rồi về kho nh đã trình bày ở phần 2.2.4.1, ở trờng hợp này khi xuất sắn lát đi xay thành sắn bột thì kế toán ghi:
Nợ tk 154 (1546): 173.732.400
Có TK 152 (1521): 173.732.400 Khi nhập sắn bột về.
Nợ TK 152 (1521): 173.732.400
Có TK 154 (1546): 173.732.400.
c. Nhập khi do thu hồi thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất.
Nghiệp vụ thu hồi vật t do thanh lý TSCĐ rất ít khi phát sinh ở công ty. Nhng khi có yêu cầu nhập loại vật liệu này thì phòng kế hoạch vật t viết 1 liên phiếu nhập giao cho ngời nhập để nhập hàng. Kế toán vật liệu theo dõi nghiệp vụ này trên sổ theo dõi riêng.
Đối với phế liệu thu hồi trong sản xuất, nhìn chung số lợng không lớn và giá trị nhỏ, nên thông thờng không cho nhập kho những loại phế liệu này. Các xí nghiệp thờng thu gom và bán lại theo giá phế liệu, ghi tăng doanh thu.
2.2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.
Công ty Rợu Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho chủ yếu cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. Ngoài ra thì tại công ty còn xuất nguyên vật liệu để sửa chữa, quản lý doanh nghiệp…
Khi xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán vật liệu căn cứ vào báo cáo sử dụng vật t của các xí nghiệp gửi lên để lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng
cụ về số lợng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kế toán vật liệu chuyển cho kế toán chi phí và giá thành, từ đây kế toán chi phí, giá thành căn cứ cụ thể về việc sử dụng vật t của các xí nghiệp, đó là nguyên vật liệu đợc sử dụng cho mục đích gì, ra sao, rồi tiến hành vào các bảng kê 4 - (mẫu 21), bảng kê 5 - (mẫu 22), rồi sau đó vào NKCT 7 - (mẫu 23).
Công ty đã quy định chi tiết đối với các tài khoản ở các xí nghiệp, bộ phận nh sau:
1 - Xí nghiệp cồn 4 - Xí nghiệp bao bì 6 - Bộ phận xay xát
2 - Xí nghiệp rợu mùi 5 - Bộ phận lò hơi 8 - Xí nghiệp cơ điện
• Trờng hợp xuất kho vật liệu dùng trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm.