Công ty Dệt May Hà Nội.
Trên cơ sở nghiên cứu từ lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế ở Công ty Dệt May Hà Nội về công tác kế toán nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tai công ty.
• Kiến nghị 1: Đánh giá nguyên vật liệu
+Nguyên vật liệu nhập kho: Nếu nh giá nhập kho nguyên vật liêụ không chính xác sẽ ảnh hởng tới việc tính giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo phản ánh đúng gái thực tế nguyên vật liêu nhập kho trong tháng. Theo nguyên tắc, kế toán sẽ tính cả chi phí thu mua vân chuyển và giá trị nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các loại thuế không đợc hoàn lại + Chi phí thu mua thực tế - CKTM,giảm giá ,bớt giá …
Theo cách tính giá nguyên vật liệu đầu vào nh trên, chi phí vận chuyển sẽ phân bổ tơng ứng với số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Từ đó làm cho việc tính toán và xác định giá thành sản phẩm đợc chính xác và sát thực tế hơn.
Ví dụ: Theo hoá đơn số 005574 ngày 23 tháng 12, Công ty Dệt may Hà Nội đã thu mua bông rơi chải kỹ của Công ty TNHH Cửu Long. Trong đó:
-Khối lợng thực tế bông mua vào là 13 507,2 kg; đơn giá 13 182đ/1kg.Thành tiền: 13 507,2 x 13 182 = 178 051 910đ.
-Chi phí vận chuyển bốc dỡ công ty đã thanh toán bằng tiền tạm ứng: 812 900đ
-Giá thực tế nhập kho của bông rơi chải kỹ là: 178 051 910 + 812 900 = 178 864 810đ
+Nguyên vật liệu xuất kho:
Theo phơng pháp tính giá nh đã trình bày để đơn giản thì Công ty hịên nay đang áp dụng, giá vật liệu chính xuất kho đợc coi là theo giá hạch toán. Nh vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không. Giá thực tế và hạch toán chỉ khác nhau khi có thêm các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính.
Trong điều kiện hiện nay thì việc cung cấp thông tin kế toán về chi phí sản xuất trong đó chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng. Nó giúp cho ban lãnh đạo đa ra các phơng hớng trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh đúng đắn nhất. Do vậy để đảm bảo cho công tác kế toán kế toán nguyên vật liệu đợc chặt chẽ và kịp thời chính xác Công ty nên áp dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.theo đúng nh quy định của Bộ Tài Chính.Theo nh cách tính bây giò công ty đang áp dung sẽ không thể chính xác vì chi phí vận chuyển có ảnh hởng không nhỏ trong việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu và tính giá thành cho sản phẩm
Theo nguyên tắc muốn có giá hạch toán thì trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán cần xác định giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán cảu nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho thành giá thực tế.
Công việc tính giá hạch toán nguyên vật liệu đợc tiến hành trên bảng kế 3. (Trong thực tế Bảng kê 3 Công ty đang áp dụng cha theo mẫu quy định của bộ Tài Chính ban hành). Quá trình thực hiện trong thực tế diễn ra nh sau:
Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ x Hệ số giá
Công ty có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc để làm giá hạch toán. Ví dụ:
Hệ số giá
= 3225055019 = 19400đ 166243,11
Quá trình tính giá đợc thực hiện lần lợt theo các bớc: Tồn đầu kỳ: 3 225 055 019đ
Nhập trong kỳ: 258 149,25Kg x 19400đ/1kg = 5 008 095 450đ Xuất trong kỳ: 181 713,26Kg x 19400đ/1kg = 3 525 237 244đ
Cuối tháng căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn nhập trong kỳ theo giá hạch toán và giá thực tế tính ra hệ số giá( hay là hệ số chênh lệch):
3 225 055 019 + 5 227 116 821
Hệ số giá = = 1,027 3 225 055 019 + 5 008 095 450
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng: 1.207 x 3 525 237 244 = 3 620 418 650đ
Ta có thể thấy rằng phơng pháp tính theo giá thực tế đã cập nhật đợc số liệu kịp thời đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập xuất diễn ra th- ờng xuyên liên tục nh ở Công ty Dệt May Hà Nội.
• Kiến nghị 2: Thực hiện quy trình ghi sổ và đối chiếu số liệu theo đúng quy đinh của Bộ Tài Chính đối với hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ.–
Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty đợc chặt chẽ, tạo thuận lợi cho qua trình kiểm tra hoạt động tài chính cũng nh cho cục Thuế. Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ. Đây là một hình thức ghi sổ phù hợp với những hoạt động kế toán của Công ty hiện nay.
Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 đã có những quyết định ban hành “ Chế độ kế toán doanh nghiệp “áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp Quyết định này thay thế cho QĐ1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp” và các thông t hớng dẫn khác.Có thể nói đây là những thông tin mới nhất hay cũng là sự quan tâm của cấp lãnh đạo với sự biến động của nền kinh tế trong và ngoài nớc. Muốn nắm bắt kịp
thời Công ty nên có những áp dụng và thay đổi cho Công ty mình để nhằm đa Công ty lên một vị thế mới. Cụ thể là nên áp dụng đúng quy trình ghi chép cũng nh đối chiếu số liệu theo hình thức sổ NKCT theo một số nguyên tắc cơ bản sau:( Trích dẫn QĐ 15/2006/QĐ-BTC)
“Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ :
(1). Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký - Chứng từ cú liờn quan.
Đối với cỏc Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc Bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2). Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi.
Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cỏi.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.”
TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí - CHỨNG TỪ Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Đặc biệt đối với Công ty Dửt May Hà Nội đang thực hiện công việc ké toán trên máy vi tính nên sẽ chú ý với những thay đổi để kịp thời nắm bắt thông tin và có những thay đổi hợp lý. Sau đây là trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ
Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi
theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Biểu số 05
TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
• Kiến nghị 3: Sử dụng tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tài Chính:
Việc sử dụng sai tài khoản hoặc định khoản kế toán làm sai đã dẫn đến các khoản mục chi phí trong đod có chi phí nguyên vật liệu bị phản ánh không đung sẽ tính sai chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm sai.
+ Theo QĐ Bộ Tài Chính khi phát hiện nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn doanh nghiệp phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Nếu doanh nghiệp giữ hộ ngời bán số thừa kế toán ghi Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa Ghi Có TK 002.
Theo dõi trờng hợp NVL thừa so với hoá đơn, nhân giữ hộ theo phiếu nhập kho số 4/5 ngày 25/11.kế toán ghi sổ theo bút toán :
Nợ TK 1521 : 737 560 678 Có TK 1388: 737 560 678
Là sai quy định và cần sử đổi cho phù hợp chế độ hiện hành.Theo đó kế toán phải phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản Ghi Nợ TK 002: 737 560 678.
Sau đó căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ nh đã nêu trên.
+Đối với tròng hợp nguyên vật liệu thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê theo đúng quy định thì phải hạch toán vào TK 632-Giá vốn hàng bán. Trong thực tế kế toán Công ty hạch toán vào TK 642-Chi phí QLDN.
Vì vậy đối với trờng hợp nhập dôi theo phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 1521: 7070 500 Có TK 632: 7 070 500
• Kiến nghị 4: Sử dụng giá tạm tính cho NVL mua về cha có hoá đơn.
Việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán do không phải ghi chép nhiều lần phiếu nhập xuất và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Vì vậy đối với trờng hợp NVL mua về cha có hoá đơn kế toán không ghi sổ ngay mà lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Nguyên vật liệu cha có hoá đơn ”(Đơn giá trong phiếu nhập kho lấy từ báo giá hoặc hợp đồng thả thuận giữa hai bên. néu trong tháng có hoá đơn thì ghi bình thờng nhng cuối tháng hoá đơn cha về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152: Có Tk 331:
*Ví dụ: Ngày 28/12 Công ty nhập kho số Bông Tây Phi cấp 1 của Công ty TNHH Cửu Long nhng cha nhận đợc hoá đơn. Căn cứ Giấy báo do ngời bán chuyển đến viết phiếu nhập kho 61/12. Nội dung nh sau:
Số lợng: 35 600Kg Đơn giá: 19 498đ/Kg
Cuối tháng hoá đơn cha về nên kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 1521: 427 200
Có TK : 427 200
• Kiến nghị 5: Mở thêm tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng.
Hiện tại Công ty không sử dụng TK 151 để phản ánh hàng đang đi đờng cha về nhập kho. Nh vậy sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế của nguyên vật iệu mà công ty đang sở hữu. Trên TK 152-Nguyên vật liệu, chỉ phản ánh số liệu nguyên vật liêu trong kho đã đợc thực nhập. Trong khi do quá trình hoạt động có những hàng mua đã thanh toán nhng vẫn cha về nhập kho Trong những truờng hợp nh… thế công ty sẽ phải sử dụng đến TK 151. Tránh tình trạng khi nhận đợc hàng thì số liệu mới đợc ghi chép.
• Kiến nghị 6: Trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
Theo qui luật của nền kinh tế thị trờng, hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng đợc mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thờng xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá nguyên vật liệu cao hơn tháng trớc và ngợc lại, đã ảnh hởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định tỷ gía hối đoái thất thờng mà chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Việc lập dự phòng sẽ mang lại những lợi ích sau đây:
+Về mặt kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho mà giá thực tế nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc phản nhá chính xác hơn.
+Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tơng lai do có sự giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
Xuất phát từ những lợi ích nói trên chúng ta có thể thấy đợc sự cần thiết của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay.
Trích lập dự phòng ở thời điểm khoá sổ kế toán dể lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có những đặc diểm sau:
-NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc (giá trị ghi sổ).
-NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
-Có các bằng chứng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho.
Mức dự phòng giảm giá NVL cho
năm kế hoạch =
Luợng NVL tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo x
Giá hoạch toán trên sổ kế toán -
Giá thực tế trên thị trờng
tại 31/12
Ví dụ:Vào ngày 31/12 sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL và chuẩn bị khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính năm. Kế toán kiểm tra phát hiện:
Giá gốc của Bông Tay Phi Cấp 1: 21 243đ/Kg
Trong đod giá trị thực tế có thể thực hiện đợc là: 20 500đ/Kg. Giả sử tồn kho cuối năm của Bông Tây Phi cấp 1: 6 679 Kg.