Tại Công ty việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc hạch toán theo phơng pháp thẻ song song.
Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho đợc đóng thành từng quyển dùng cho cả năm.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất nguyên vật liệu thẻ kho phải ghi số lợng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất đợc thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lợng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lợng với kế toán.
Ví dụ 1: Trong tháng 1 năm 2003 thủ kho nhận đợc các phiếu nhập và xuất nh sau: Biểu 1 Công ty Dụng cụ số I Mẫu số 06-VT Kho: VTKK QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/95 của bộ TC THẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Thép tấm 25ly Đơn vị tính: Kg
40 Trị giá vật liệu
xuất kho = vật liệu xuất khoSố lợng nguyên x Đơn giá bình quân
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =
Mã số:
Stt Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Số lợng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Kiểm kê ngày
31/12/2003 1.650 01 01 4/1 Kg 1.550 02 12 8/1 Kg 1.915 03 13 8/1 Kg 1.915 04 15 11/1 Kg 1.875 05 21 16/1 Kg 635 06 22 23/1 Kg 1.750 Cộng cuối tháng 5.340 4.300 Tồn kho tháng 1 2.690
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tơng ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận đợc các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý cha. Nếu nh các chứng từ đã hợp lý hợp pháp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Giá bình quân đợc tính nh sau:
Ví dụ giá bình quân của thép tấm 25 ly: Theo biên bản kiểm kê ngày 31/12/2002 số lợng thép tấm tồn đầu kỳ là 1650kg, giá thực tế là 4250đ, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ là 4500đ.
41 Đơn giá 7.012.500đ + (8.617.500đ + 8.437.500đ) bình quân = trong tháng 1.650kg + (1.915kg + 1.875kg) 24.067.500 = = 4.507đ/kg 5.340
Trị giá hàng tồn kho của thép tấm là 25 ly là: 2.690kg x 4.507đ = 12.123.830đ Trị giá hàng xuất kho của thép tấm 25 ly là:
4.300kg x 4.507đ = 19.380.100 đ
Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Tất cả mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời.